Korte beschrijving speelveld
Ter tijdelijke vervanging van een collega zijn wij op zoek naar een ervaren Adviseur bestuurlijke zaken voor de portefeuille Energie en Klimaat. Je zult werken binnen het team Adviseurs Bestuurlijke Zaken, afdeling Ruimte.
Binnen het organisatieonderdeel Ruimte zijn we verantwoordelijk voor een breed scala aan onderwerpen die in de portefeuilles van in ieder geval 5 wethouders vallen. Een zeer beleidsrijk organisatieonderdeel dus, met de nodige bestuurlijke dynamiek. Samen met 10 collega adviseurs en ondersteuners bestuurlijke besluitvorming, breng je lijn in de directe advisering en besluitvorming in je portefeuille Energie en Klimaat.
Je taken zijn:
- De kern van je werkzaamheden is het adviseren van collega’s uit de organisatie over het bestuurlijke besluitvormingsproces en meedenken over bestuurlijke zaken. Daarnaast zorg je voor een goed verloop van de procedure en zorg voor de juiste (kwaliteit) van stukken. In deze opdracht vorm je de schakel tussen de ambtelijke organisatie en het bestuur.
- Concreet zijn je belangrijkste taken:
- Je zorgt voor de voorbereiding van een aantal bestuurlijke overleggen en staven, zoals de Energiearmoede en combistaf Energie & Financien. Dit betekent wekelijks overleggen waarbij je als adviseur aansluit en deelneemt. De voorbereiding vindt plaats in een apart overleg met de voorzitter van de staf. In overleg met de voorzitter draag je zorg voor de agenda, kwaliteit van de stukken en terugkoppeling over de bespreking. Jouw rol daarin is adviserend en faciliterend. Je bent vraagbaak voor opstellers van bestuursvoorstellen en raadsbrieven. Je bewaakt de (basis) kwaliteit en tijdigheid van bestuursvoorstellen. We verwachten van jou dat je kunt adviseren over het juiste proces, of het gebruik van de juiste formats. Ook denk je mee over de inhoudelijke opbouw van een voorstel, zodanig dat het advies bijdraagt aan een integraal, weloverwogen, kwalitatief goed besluit. Door dossiers met elkaar te verbinden, bevorder je de integraliteit binnen de organisatie.
- Je houdt overzicht op lopende zaken en acties en coördineert samen met je collega adviseur en de Opgavemanagers de stukken die betrekking hebben op de gemeentelijke financiële cyclus.
- Je organiseert de beantwoording van schriftelijke en mondelinge vragen van de gemeenteraad.
- Je zorgt voor overzicht en termijnbewaking van toezeggingen / moties en de beantwoording van brieven aan de gemeenteraad binnen het beleidsveld.
Eisen
- Een afgeronde hbo- of wo-opleiding;
- Je hebt tenminste 5 jaar aantoonbare bestuurlijke ervaring in een vergelijkbare functie;
- Je hebt tenminste 5 jaar werkervaring bij een gemeente met meer dan 100.000 inwoners;
- Je hebt ruime ervaring met complexe bestuurlijke situaties/processen;
- Het is een pré als je affiniteit hebt met Energie & Klimaat;
- Je bent flexibel qua werktijden als het werk daar om vraagt;
- Je bent verbindend en communicatief vaardig;
- Je hebt visie op de rol en werkzaamheden binnen het grotere geheel van het team en de organisatie;
- Je bent scherp en analytisch;
- Je bent organisatorisch sterk en behoudt het overzicht.
Goed om te weten:
- Gesprekken zijn gepland in de week van 23 september. De manager neemt contact op indien je wordt uitgenodigd voor een gesprek. De gesprekken vinden plaats op het Stadskantoor.
- Voor wat betreft flexibele werktijden: incidenteel ben je beschikbaar om te werken op dinsdag- en donderdagavond i.v.m. raadsbijeenkomsten. Bij de gemeente Utrecht werken we hybride. Voor het opbouwen van een netwerk is het nodig om eerst vaker op kantoor te werken.
- Door de weging van de antwoorden op de vragen in de uitvraag wordt de rangorde van de offertes in prijs/kwaliteit bepaald. Alleen van de 5 hoogst scorende offertes worden nader gewogen op de kwaliteit. Indien het aantal offertes de 10 niet overstijgt kunnen alle offertes nader op de kwaliteit beoordeeld worden.
- Bij gebleken geschiktheid bestaat er een kans dat er nog een kandidaat uit deze procedure wordt aangenomen.
- Wanneer de hierboven beschreven opdracht door omstandigheden niet binnen de voorziene periode kan worden afgerond behoudt Gemeente Utrecht zich in alle geval het recht voor de opdracht te verlengen tot het moment dat een zorgvuldige afronding en overdracht kan worden gerealiseerd.
- De gemeente Utrecht behoudt zich het recht voor om gedurende de eerste 3 maanden na gunning, bij gebleken ongeschiktheid of tussentijdse beëindiging, de opdracht te gunnen aan de nummer 2 aanbieder of opvolgend.