Achtergrond
In 2023 hebben de archiefinspecties van de gemeenten Aalsmeer en Amstelveen een uitgebreide inspectie gedaan op het archief- en informatiebeheer. In het inspectierapport zijn een aantal concrete aanbevelingen gedaan. De gemeenten hebben zich tot doel gesteld die aanbevelingen in 2025 opgevolgd te hebben.
In 2024 is een projectorganisatie opgericht en zijn de voorbereidingen getroffen om de aanbevelingen projectmatig aan te pakken. Met enkele projecten is een start gemaakt, enkele verkeren nog in de beginfase.
In 2025 moeten alle projecten ten uitvoer gebracht worden en moet aan alle aanbevelingen voldaan zijn. Door de afhankelijkheid van multidisciplinaire projecten zullen er meerdere deelprojecten gedurende de projectlooptijd ontstaan, met mogelijke uitloop in 2026.
Projectdoelstelling:
Archief- en informatiebeheer dat voldoet aan de eisen die de archiefinspecties stellen die voortvloeien uit vigerende wet- en regelgeving.
Taken en verantwoordelijkheden:
Door de niet aanwezige kennis en expertise in de organisatie brengt de ervaren adviseur adequate informatiehuishouding kennis mee en is materie-expert voor de volgende onderdelen van het eindproduct/projectresultaat:
- Het opstellen van een kwaliteitsmanagementsysteem;
- Het opstellen van beleid op basis van de aanbevelingen van de archiefinspectie;
- Het opstellen van een informatiebeheerplan;
- Implementatie van M365, in het bijzonder in relatie tot archiefbeheer en e-mailarchivering (Capstone-methodiek);
- Kennisborging:
- Je neemt de junior adviseurs mee in de uitvoering van het project en draagt kennis aan hen over, zodat zij in staat zullen zijn om de kwaliteit van de informatiehuishouding op peil te houden.
Deze opdracht loopt tot 31 december 2025 en er is een mogelijkheid tot verlenging. De verlenging is afhankelijk van de duur van de projectplanning en de oplevering van de producten.
Kandidaatomschrijving
- Je hebt een afgeronde HBO- of WO-opleiding op het vlak van (documentair) informatiemanagement, recordmanagement (LRM) en/of archivistiek.
- Je hebt minimaal 10 jaar ervaring op het gebied van informatiebeheer bij lokale overheden, opgedaan in de laatste 15 jaar.
- Je hebt minimaal 3 jaar werkervaring als Adviseur IV binnen een overheidsorganisatie bij een 100.000+ gemeente in de afgelopen 5 jaar.
- Je hebt minimaal 1 jaar werkervaring met NEN/ISO 2082, 16175, 23081 (MDTO) en weet de vertaalslag te maken om dit in de praktijk te brengen, zoals koppelen en toetsen van informatie-/archiefsystemen conform de eisen.
- Je hebt ervaring met digitaliseringsprojecten.
- Je hebt theoretische en praktische kennis van het werken met en het inrichten van Document-/Records Management Systemen en Zaaksystemen.
- Je hebt kennis van archiefwet- en regelgeving.
- Je volgt de ontwikkelingen op je vakgebied.
- Je hebt ervaring met de implementatie van M365, in het bijzonder in relatie tot archiefbeheer en e-mailarchivering (Capstone-methodiek).
- Je bent een stevige adviseur, met een goed oog voor verhoudingen en verantwoordelijkheden.
- Je kunt bij vraagstukken goed boven de materie uitstijgen en pragmatisch bijdragen aan structurele verbeteringen.
- Je bent in staat goed doordachte, bondige adviezen te schrijven die kunnen rekenen op een breed draagvlak onder vakgenoten, IV-collega’s en de business.
- Je bewijst je meerwaarde door zorg te dragen dat jouw adviezen ook werkelijk tot resultaten leiden.
Competenties
- Flexibel
- Oplossingsgericht
- Klantvriendelijk
- Doelgericht
- Organisatiesensitief
Interviewplanning
De top 3 van kandidaten wordt door de gemeente Amstelveen uitgenodigd voor een sollicitatiegesprek. De gesprekken worden gevoerd op woensdagmiddag 4 december 2024 tussen 13:00-16:00. De gesprekken zullen online plaatsvinden. De kandidaat dient op deze datum en in dit tijdsblok beschikbaar te zijn.
Eisen
- Opleiding: Op CV aantoonbaar minimaal afgeronde HBO/WO-opleiding.
- Werkervaring: Je beschikt over werkervaring als Adviseur Digitale IV binnen een overheidsorganisatie in de afgelopen 5 jaar.
- Methodologie: Kennis van en ervaring met het opstellen van een verplicht metagegevensschema op basis van het MDTO.
Wensen
- Opleiding: Op CV aantoonbaar een afgeronde HBO/WO-opleiding informatiemanagement, recordmanagement (LRM) en/of archivistiek.
- Werkervaring: Je hebt minimaal 5 jaar werkervaring als Adviseur DIV binnen een 100.000+ gemeente in de afgelopen 7 jaar.
- Werkervaring: Op CV aantoonbaar ervaring met Rodin- en kido-toetsen.
- Werkervaring: Je hebt minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring met NEN/ISO 2082, 16175, 23081 (TMLO/MDTO) en weet de vertaalslag te maken om dit in de praktijk te brengen, zoals koppelen en toetsen van informatie-/archiefsystemen conform de eisen in de afgelopen 5 jaar.