Coördinerend Senior Inkoopadministratie

Functieomschrijving: Coördinerend Senior Inkoopadministratie & Crediteuren
Wij zijn op zoek naar een Coördinerend Senior Inkoopadministratie & Crediteuren. In deze functie geef je operationeel en functioneel leiding aan het team van de Inkoopadministratie, waaronder de crediteurenadministratie, contractregistratie en financieel administratief medewerkers. Je hebt oog voor zowel de wensen en behoeften vanuit de verschillende klantorganisaties als voor de ontwikkeling van het team. Samen met je Teammanager, Manager Inkoop & Financiën en andere collega teammanagers draag je zorg voor het neerzetten en doorontwikkelen van de nieuwe afdeling Inkoop & Financiën.

Over het team
Het team Contractadvies en Inkoopadministratie bestaat uit ongeveer 40 collega’s. Het onderdeel inkoopadministratie, waar jij operationeel leiding aan geeft, bestaat uit zo’n 20 collega’s. De inkoopadministratie omvat financieel administratief medewerkers, medewerkers contractregistratie en medewerkers P2P. De collega’s van het team Contractadvies en Inkoopadministratie werken nauw samen met de collega’s van Team Inkoop en Aanbesteden en Team Financieel Beheer & Debiteuren.

Werkzaamheden
Het team geeft uitvoering aan de inkoopadministratie, oftewel de keten van contractregistratie tot factuurafhandeling. We verwerken binnenkomende facturen, maken bestelorders en draaien ook de Servicedesk financiën. Daarnaast houden wij ons bezig met het aanmaken/onderhouden van relaties in ons systeem en bewaken wij een groot deel van de door de organisatie opgevraagde rapportages.

Vereisten en verantwoordelijkheden
Je bent in staat om op mensgerichte, inspirerende en enthousiasmerende wijze de collega’s van de Inkoopadministratie mee te nemen. Je hebt uitgebreide kennis van en ervaring met de gemeentelijke financiën en bent in staat dit op diverse manieren in te zetten bij het functioneel en operationeel aansturen van jouw team. Je neemt het voortouw, maar zorgt ook dat je het team meekrijgt. Je bent flexibel en dagelijks bezig met diverse vragen en/of werkzaamheden.

Belangrijkste taken
De coördinerend senior is verantwoordelijk voor de werkverdeling en prioriteitsstelling van taken van de medewerkers bij de Inkoopadministratie. De coördinerend senior geeft operationeel en functioneel leiding aan medewerkers (voornamelijk financieel administratief medewerkers, medewerkers Purchase2Pay en servicedeskmedewerkers). De coördinerend senior heeft geen hiërarchisch leidinggevende taken en is ondersteunend aan de teammanager.

Leiderschap en procesoptimalisatie
De coördinerend senior inspireert, stimuleert en enthousiasmeert zijn/haar team, neemt de medewerkers mee in veranderingen in het werk en creëert hiervoor draagvlak. De coördinerend senior stuurt op optimale inrichting van processen, procedures en richtlijnen en draagt zorg voor implementatie/naleving. De coördinerend senior geeft vorm aan de dienstverlening, haalt daarvoor de behoeften bij de stakeholders op en communiceert over de dienstverlening. Daarnaast is hij/zij een volwaardige gesprekspartner in de overleggen waaraan hij/zij deelneemt, zoals bij projecten.

Ondersteunende rol
Hij/zij is geen projectleider, maar zorgt ervoor dat juiste inhoudelijke expertise wordt ingebracht in projecten. De coördinerend senior fungeert als eerste aanspreekpunt voor inhoudelijke vragen, knelpunten en dergelijke voor zowel de collega’s binnen het team als buiten het team.

Locatie
Voor deze functie is het van belang om grotendeels op kantoor te werken.

Eisen

• HBO werk- en denkniveau, bij voorkeur een afgeronde HBO opleiding.
• Kennis op het gebied van Purchase2Pay (crediteurenadministratie, inkoopproces, BBV en op dit vakgebied geldende wet- en regelgeving en beleidsafspraken).
• Minimaal 1 jaar ervaring binnen een gemeente.
• Minimaal 1 jaar ervaring in een vergelijkbare coördinerende rol.
• Kennis van en ervaring met gemeentelijke financiën.

Wensen

• Ervaring met Purchase2Pay (crediteurenadministratie, inkoopproces, contractbeheer en -registratie, BBV en op dit vakgebied geldende wet- en regelgeving en beleidsafspraken).
• Kennis van en ervaring met vraagstukken op het gebied van inrichten, verbeteren en managen van werkprocessen.
• Meer dan één jaar ervaring als Coördinator binnen een overheidsorganisatie.
• Ervaring met het implementeren van orderprocessen middels een P2P systeem.
• Ervaring met het (operationeel) leidinggeven aan minimaal 10 personen.
• Toelichting op gevraagde kennis en ervaring.
• Laat zien omgevings- en politiek sensitief te zijn.
• Laat zien mensen te kunnen enthousiasmeren.
• Communicatief vaardig.
• In staat om proactief in te spelen op veranderingen en actuele ontwikkelingen.
• Toegankelijk.
• Geduldig.
• Oplossingsgericht.
• Kan diverse vraagstukken op diverse manieren uitleggen.