Programma Managementassistent -uitzenden

De gemeente Eindhoven is op zoek naar een Programma assistent
Je werkzaamheden bestaan uit;

Secretariële werkzaamheden

• Beheert agenda’s en maakt/verzet afspraken (met gevoel voor organisatie, functies en rollen waardoor goede prioriteitsstelling wordt gemaakt).
• Afhandeling van vragen, verzoeken en gesprekken.
• Organiseert bijeenkomsten, vergaderingen en overleggen. Meestal intern en soms extern (bijvoorbeeld bijeenkomsten met inwoners, ondernemers).
• Bereidt met de programmamanager of projectleider overleggen voor (agenda, verzamelen stukken) en notuleert indien nodig.
• Bewaakt follow-up en voortgang van afspraken.

Administratieve werkzaamheden

• Organiseert de Teams-omgeving van het programma en de projecten. Brengt daar structuur in aan en weet de faciliteiten van Teams goed te benutten en collega’s daarin te ondersteunen.
• Beheert de mailbox: checkt de binnenkomende mail, zet deze door naar collega’s en beantwoordt zelf de routinematige mails, neemt vervolgacties en archiveert de mails.
• Ondersteunt bij archivering van stukken, mails, projectdocumenten.
• Doet voorstellen ter verbetering van de administratieve processen.

Overig

• Houdt planningen bij en bewaakt de voortgang.
• Levert een inhoudelijke bijdrage aan projecten en evenementen, bewaakt en rapporteert over de voortgang van werkzaamheden bij projecten en evenementen. Maakt overzichten en planningen onder regie van de projectleiders of programmamanager.

Eisen

• MBO4 diploma
• 2-4 jaar ervaring als projectondersteuner-secretaresse ondersteuner
• Uitstekende kennis van MS-Office pakket: Word, Teams, PowerPoint, Excel etc.

Wensen

• Competenties: proactief, initiatiefrijk, nieuwsgierig, discreet, gericht op samenwerking, komt met ideeën, affiniteit met het asiel- en opvangvraagstuk.
• Bij voorkeur kennis en ervaring bij een gemeente of overheid.