Officemanager

Wie is ZHB?
Zuid-Holland Bereikbaar (ZHB) is een samenwerking van het Ministerie van Infrastructuur en Waterstaat, Rijkswaterstaat, Provincie Zuid-Holland, gemeente Den Haag, gemeente Rotterdam, Metropoolregio Den Haag Rotterdam (MRDH), Havenbedrijf Rotterdam en ProRail. ZHB heeft als doel de bereikbaarheid en leefbaarheid in Zuid-Holland te verbeteren door hinder tijdens werkzaamheden te beperken en bij te dragen aan de duurzame mobiliteitstransitie. Het team bestaat uit meer dan 100 medewerkers.

Wat doet de Officemanager?
Als Officemanager ondersteun je het MT en draag je bij aan een goed functionerend team. Belangrijke taken en verantwoordelijkheden zijn:

• Beheren van de agenda’s van de directeur en portefeuillehouders.
• Plannen van vergaderingen, bestuurlijke overleggen en afspraken.
• Verzorgen van inkomende en uitgaande communicatie (telefoon, e-mail, post).
• Ondersteunen bij facilitaire zaken zoals inkoop van kantoorartikelen en verzorgen van de kantooromgeving.
• Ondersteuning bij de totstandkoming en verspreiding van notities, memo’s, brieven, verslagen en rapporten.
• Bijdragen aan relatiebeheer (o.a. adressenbestand, CRM).
• Organiseren van evenementen zoals netwerkborrels.
• Archiefbeheer en ondersteuning bij de digitale omgeving (i.s.m. portefeuillehouder bedrijfsvoering).

Het officeteam bestaat uit twee fulltime medewerkers die elkaars taken waar nodig kunnen overnemen voor continuïteit en snelheid.

Vaardigheden en kwalificaties

• Zelfstandig werken zonder begeleiding en initiatiefrijk.
• Sterke communicatieve en sociale vaardigheden.
• Stressbestendig en in staat om overzicht te houden.
• Organisatietalent en goede planner.
• Probleemoplossend denkvermogen.
• Gestructureerde persoonlijkheid met oog voor detail.

Eisen

• Kandidaat toont aan over een afgeronde MBO+ opleiding te beschikken.
• Kandidaat heeft een afgeronde secretaresse, officemanagement of administratieve (of soortgelijke sector) opleiding.
• Kandidaat heeft kennis van MS Office (Word, Excel, Outlook en Teams). Dit blijkt duidelijk uit het CV.
• De opdracht leent zich niet voor invulling op zzp-basis. Eventueel geïnteresseerde zzp’ers kunnen zich via detachering of uitzendbasis laten aanbieden door een bureau. Doorleenconstructies zijn niet toegestaan.
• Kandidaat is geen zzp’er.

Wensen

• Kandidaat heeft ervaring in de publieke sector als Officemanager.
• Kandidaat heeft werkervaring bij één van de samenwerkingspartners (Ministerie van Infrastructuur en Waterstaat, Rijkswaterstaat, Provincie Zuid-Holland, gemeente Den Haag, gemeente Rotterdam, MRDH, Havenbedrijf Rotterdam of ProRail).

Competenties

• Competenties, kennis en vertrouwen worden getoetst tijdens het gesprek.