Coördinator directiesecretariaat ad interim

Opdrachtomschrijving
Het secretariaat ondersteunt de directeuren en het management van de afdeling Beleid&Kwaliteit en draagt bij aan een efficiënte en effectieve bedrijfsvoering. Maar er ligt veel werk en daardoor komt de vaste bezetting niet toe aan het ontwikkelen en implementeren van verbeteringen. Om deze reden is besloten om een coördinator aan te stellen die juist primair verantwoordelijk wordt voor een efficiënte en effectieve inrichting van alle secretariële processen.

Werkzaamheden
Je faciliteert in opdracht van het teammanagement de inhuur van extern personeel, administreert de afspraken met de mantel- en marktpartijen en bewaakt de termijnen voor verlenging en beëindiging.
Je levert de financieel adviseur informatie en gegevens over de (prognose van) externe inhuur om de relevante budgetten te kunnen ramen en bewaken. Je zorgt voor een helder en vloeiend in- en uitstroomproces van nieuwe medewerkers (muv het vakinhoudelijk inwerken). Je maakt werkwijzen en methoden binnen de directie efficiënt en effectief. Bewaakt daarbij de kwaliteit van het resultaat en neemt maatregelen ter verbetering. Je draagt zorg voor het beschrijven van relevante administratieve processen van de afdeling met de daarbij horende werkinstructies. En zorgt voor heldere afspraken met alle ‘gebruikers’ van de diensten van het secretariaat.
Je rapporteert over de voortgang van je inzet aan de teammanager Vakmanschap en Bedrijfsvoering. Dit doe je op eigen initiatief en je zorgt dat je tenminste tweewekelijks elkaar treft om de voortgang te bespreken. Benoem vooraf schriftelijk de bespreekpunten en bevestig achteraf tenminste de besproken risico’s per email. Je neemt verantwoordelijkheid om te zorgen dat de betrokkenen op elk niveau telkens tijdig en volledig zijn geïnformeerd.

Gemeentelijke organisatie
De gemeentelijke organisatie bestaat uit 5 clusters, een bestuurs- en concernstaf, 7 stadsdelen en 1 stadsgebied. De stadsdelen besturen samen met de gemeenteraad, burgemeester en wethouders de stad Amsterdam. De 5 clusters zijn: Ruimte en Economie, Sociaal, Stadbeheer, Bedrijfsvoering, Digitalisering, Innovatie en Informatie. De clusters hebben expertise op een specifiek terrein, zoals sport, jeugd of parkeren. Zij werken beleid uit tot stadsbrede kaders waarbinnen de stadsdelen het uitvoerende werk kunnen doen. Ook bieden zij directe ondersteuning aan bewoners die dit nodig hebben, bijvoorbeeld op het gebied van participatie of werk. De stadsdelen houden zich onder andere bezig met de inrichting van straten en pleinen, groen en parken en welzijnswerk in de buurt. Ze zorgen ervoor dat wat ze doen, past bij de behoeften in hun stadsdeel en bij het beleid voor de hele stad. Meer informatie over de gemeentelijke organisatie is te vinden op: https://www.amsterdam.nl/.

De opdrachtgever(s)
Bij de directies Werk, Participatie en Inkomen (WPI) werken 2000 professionals die denkend vanuit de toegevoegde waarde voor Amsterdammers, dienstverlening op maat leveren. Inkomensconsulenten, klantbegeleiders Werk, handhavers, jobcoaches en schuldhulpverleners werken multidisciplinair en gebiedsgericht samen aan de opgaven die spelen binnen de verschillende stadsdelen. Ter realisatie van de doelstellingen van de nauw samenwerkende directies is het van belang om zo wendbaar mogelijk te blijven in het krachtenveld van onder andere de telkens wijzigende regelgeving, veranderende doelgroepen en aanscherpende wensen van het bestuur in combinatie met de ontwikkelingen en mogelijkheden van de technologie en de gekozen samenwerkingen.

Eisen

• Beheersing competenties: Beheerst de kandidaat de competenties op de bijbehorende niveaus zoals hieronder genoemd.
• Referentie: U dient minimaal 1 relevante referentie op te geven van de aangeboden kandidaat. Vul in: organisatie naam, contactpersoon, telefoonnummer contactpersoon. Na afstemming met kandidaat en na het gesprek kan de opdrachtgever besluiten om in contact te treden met de referentie. Let op: de referentie dient op de hoogte te zijn.
• Draaideurconstructie: De aangeboden kandidaat heeft in de afgelopen 2 jaar een ambtelijke aanstelling gehad bij de gemeente Amsterdam. Let op antwoordmogelijkheden: Ja, kandidaat heeft een ambtelijke aanstelling gehad in de afgelopen 2 jaar bij de gemeente Amsterdam (KO). Nee, kandidaat heeft geen ambtelijke aanstelling gehad in de afgelopen 2 jaar bij de gemeente Amsterdam.
• CV toevoegen: U voegt het cv toe van de kandidaat. Het cv is opgesteld in het Nederlands en is maximaal 5 A4 groot. Als een cv meer dan 5 A4 omvat worden alleen de eerste 5 A4 meegenomen in de beoordeling. Het cv dient enkel en alleen ter verificatie van de bij de eisen en wensen gegeven antwoorden.
• Opleiding: De aangeboden kandidaat beschikt over hbo werk- en denkniveau, dit blijkt uit een gevolgde opleiding op gebied van management. Dit dient duidelijk te blijken uit het cv. Let op! De kandidaat moet het document meenemen naar het interview zodat de opdrachtgever kan controleren of deze voldoet. Indien het document niet aanwezig is of niet voldoet wordt het gesprek beëindigd en de offerte ter zijde gelegd.
• Training: De aangeboden kandidaat heeft een training gericht op inzicht in een bestuurlijke organisatie afgerond. Dit blijkt uit certificaat of uit het cv dat wordt gecontroleerd bij een eventueel gesprek. Dit dient duidelijk te blijken uit het cv.
• Toevoegen motivatie: Geef in maximaal 1 A4 aan waarom uw kandidaat de meest geschikte is voor deze opdracht. Uw motivatie zal worden besproken tijdens het interview, indien de kandidaat hiervoor wordt uitgenodigd.
• Werkervaring: De aangeboden kandidaat heeft recente, aantoonbare werkervaring (vijf (5) van de afgelopen zeven (7) jaar) als leidinggevende van een (directie-) secretariaat met meer dan drie (3) medewerkers. Dit dient duidelijk te blijken uit het cv.
• Aanwezigheid: De kandidaat is minimaal drie (3) dagdelen fysiek aanwezig op het stadskantoor Amstel 1, bereid en in staat om ook naar andere locaties van de gemeente te reizen. Dit dient duidelijk te worden bevestigd in de motivatie.
• Verificatie kennis: Verificatie van de kennis van de kandidaat.
• Verificatie ervaring: Verificatie van de ervaring van de kandidaat.
• Beschikbaarheid en tarief kandidaat: Een interview maakt deel uit van het selectieproces en de aangeboden kandidaat kan in de evaluatiefase van de offerteaanbiedingen uitgenodigd worden voor een gesprek. Hij of zij dient daarom beschikbaar te zijn voor het interview; Bij gunning is de aangeboden kandidaat direct inzetbaar zoals vermeld in de opdrachtomschrijving van deze tender; Het uur(tarief) dat u opgeeft is altijd exclusief btw en inclusief alle overige bijkomende kosten (bijvoorbeeld reiskosten). Indien het opgegeven tarief de aangegeven range of het maximumtarief overschrijdt wordt uw offerte terzijde gelegd (knock out).
• Opleiding: De aangeboden kandidaat heeft een opleiding of training op gebied van projectmanagement afgerond, dit blijkt uit certificaat of uit het cv dat wordt gecontroleerd bij een eventueel gesprek. Let op! De kandidaat moet het document meenemen naar het interview zodat de opdrachtgever kan controleren of deze voldoet. Indien het document niet aanwezig is of niet voldoet wordt het gesprek beëindigd en de offerte ter zijde gelegd.

Wensen

• Toetsing van de competentie: Analytisch vermogen: Expert niveau.
• Toetsing van de competentie: Omgevingsbewustzijn: Gevorderd niveau.
• Toetsing van de competentie: Samenwerken: Gevorderd niveau.
• Toetsing van de competentie: Relatiebeheer: Gevorderd niveau.
• Toetsing van de competentie: Resultaatgerichtheid: Gevorderd niveau.
• Toetsing van de competentie: Overtuigingskracht: Gevorderd niveau.
• Toelichting minimum en maximumtarief: Het uurtarief voor deze tender bedraagt minimaal € 100,- en maximaal € 110,-. Het uurtarief (exclusief BTW) dat u opgeeft is inclusief reis- en verblijfkosten, indexatie en overige bijkomende kosten voor de gehele duur van de opdracht en optionele verlengingen.
• Wens - Werkervaring: De aangeboden kandidaat toont bij voorkeur op het cv over een periode van minimaal tien (10) jaar diverse werkervaring EN in de profit, EN in de not-for-profit. Dit dient duidelijk te blijken uit het cv.
• Wens - Ervaring: De aangeboden kandidaat beschikt bij voorkeur over kennis van/ervaring met interne audit. Dit dient duidelijk te blijken uit het cv.
• Wens - Startdatum: De aangeboden kandidaat kan bij voorkeur direct fulltime starten. Eventuele korte vakanties van maximaal 10 dagen tussen 1 februari en 1 april zijn opgenomen in het motivatieoverzicht. Dit dient duidelijk te blijken uit het cv.