Voor Rijkswaterstaat zijn wij op zoek naar een Documentalist.
Rijkswaterstaat is de uitvoeringsorganisatie van het ministerie van Infrastructuur en Waterstaat en werkt dagelijks aan een veilig, leefbaar en bereikbaar Nederland.
Opdrachtomschrijving
Opdracht dient te worden uitgevoerd binnen de richtlijnen van het PPO cluster WNZ A Wegen. De opdracht omvat het uitvoeren van het beheer op de archivering in het (document management) systeem door (project)medewerkers. Dit beheer vindt plaats tijdens het uitvoeren van activiteiten zoals: registreren, metadateren, ordenen en classificeren (vertrouwelijkheid) van documenten/informatie. Daarnaast: het zorgen voor een actueel ordeningsplan, waarderen van de dossiers, autoriseren van medewerkers, geven van training/opleiding aan (project)medewerkers en zorgen voor de benodigde middelen.
Het voorbereiden en overdragen van projectarchief naar de afdeling DIM van de CD. Dit is oud projectarchief van reeds afgesloten projecten maar ook van huidige projecten waar decharge voor wordt ontvangen.
Locatie
Momenteel wordt binnen RWS hybride gewerkt. Deels thuis en deels op locatie. Het cluster verwacht hierin flexibiliteit, d.w.z. dat er in goed overleg afspraken worden gemaakt wanneer welke zaken fysiek of hybride worden opgepakt.
Het cluster WNZ A-wegen werkt hybride. Dit betekent dat thuiswerken mogelijk is. De maandagen en dinsdagen werken we op het kantoor in de Maastoren Rotterdam. Incidenteel kan het zijn dat overleggen op andere dagen op kantoor plaatsvinden waar je ook geacht wordt om fysiek aanwezig te zijn.
Belangrijke taak
Een belangrijke taak is het coachen van de projectmedewerker zodat deze zich bewust is van zijn/haar taken en verantwoordelijkheden met betrekking tot documentbeheer en archiefvorming en deze adequaat uitvoert, waarmee de informatiehuishouding continu verbetert.
Taken
Taken die horen bij het beheren van een digitaal projectarchief zijn o.a.:
> Het opstellen en actueel houden van een autorisatiematrix;
> Het verlenen en intrekken van autorisaties tot het gebruikte (document management) systeem;
> Het maken van relevante standaardweergave(n) of standaard zoekvragen in het document management systeem naar behoefte van de medewerkers;
> Instrueren van (nieuwe) projectmedewerkers zodat deze de eigen taken met betrekking tot documentbeheer en archiefvorming zelfstandig en adequaat kunnen uitvoeren;
> Het toevoegen, ordenen, waarderen en selecteren, en muteren van nieuwe (sub)dossiers binnen de ordeningsstructuur;
> Het actueel houden van alle documenten die bij het beheren van het projectarchief horen;
> Het verplaatsen van documenten en/of (sub)dossiers;
> Toezien op het juist verwerken van inkomende, interne en uitgaande documenten conform kaders. En het tijdig beschikbaar stellen van de juiste informatie, aan de juiste persoon (routeren van post- en e-mailstukken);
> Het melden van storingen aan Lokaal Functioneel Beheer (LFB), bijv. afdeling Informatievoorziening en beheer (IV-B);
> Het inventariseren en melden van verbetervoorstellen t.b.v. applicaties in de vorm van functionele wensen conform het proces van LFB.
Resultaat opdracht
1. Ingericht projectarchief volgens de afspraken die met de opdrachtgever zijn gemaakt en dat voldoet aan de kwaliteitseisen die RWS hieraan stelt (o.a. ordening, waarderen en selecteren, toepassen van metadata);
2. Actuele middelen voor het documentbeheer en archivering (o.a. autorisatiematrix, werkinstructies, handleidingen, ordeningsstructuur).
Meest essentiële competenties
➢ Analyseren / analytisch denkvermogen (verbanden kunnen leggen)
➢ Dienstverlenende en klantgerichte instelling
➢ Hands-on mentaliteit (kunnen denken in mogelijkheden en werkbare oplossingen)
➢ Goede mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheden, waaronder:
• Rapportages en hulpmiddelen kunnen opstellen
• Didactische vaardigheden voor instrueren en begeleiden van gebruikers
➢ Luisteren (de vraag achter de vraag kunnen achterhalen)
➢ Nauwkeurigheid
➢ Omgevingsbewustzijn (Je weet wat er binnen de organisatie speelt)
➢ Pro-actieve instelling
➢ Plannen en organiseren (op een zelfstandige manier je eigen werk indelen en je deadlines zonder stress halen)
➢ Zelfontwikkeling (je leert van je omgeving, en van situaties, en past dit toe op je werk)
➢ Zelfstandigheid (je kan je werk zelfstandig uitvoeren, je neemt het initiatief om zaken te verbeteren en zoekt de collega’s op als je ze nodig hebt).
Bijzonderheden
• Bij voortijdige beëindiging geldt dat een opzegtermijn van minimaal 1 maand in acht wordt genomen;
• BELANGRIJK!: Vul alle kandidaat gegevens juist in. Bij het voorstellen: CV in PDF met voor- en achternaam en vul bij “woonplaats” de woonplaats in van de kandidaat. Dit zijn gegevens die de klant wil ontvangen met de aanbieding;
• Bijzonderheden AVG: Géén foto. Géén persoonsgegevens zoals telefoonnummer, geboortedatum, nationaliteit of LinkedIn. Géén leveranciersgegevens (enkel de bedrijfsnaam en logo mogen zichtbaar zijn op het format).
• Mailadres wel in de motivatie vermelden, deze dienen wij in te vullen tijdens het aanbieden! (Bij geen mailadres van de kandidaat, kunnen wij de aanbieding niet accepteren!).
Eisen
- Aantoonbare werkervaring met werken met een Document Management Systeem (DMS) en het vakgebied van digitaal archiveren.
- Ervaring met het schrijven van handreikingen/werkinstructies.
- Een afgeronde MBO-opleiding in het vakgebied van informatiemanagement of gelijkwaardige opleiding.
- Ervaring met en kennis van (documentair) informatiebeheer en -dienstverlening, en het gebruik van DIM-gerelateerde ICT-middelen.
Wensen
- Kennis van relevante kaders en regelgeving (bijv. Woo, AVG, Aw, BIHR, Toepassingsmodel metadata).
- Kennis van en ervaring met (grootschalige) GWW-projecten.
- Ervaring met recordmanagement in de M365 SharePoint applicatie.
- De mate van het voldoen aan de genoemde competenties (Analyseren / analytisch denkvermogen, Dienstverlenende en klantgerichte instelling, Hands-on mentaliteit, Goede mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheden, Luisteren, Nauwkeurigheid, Omgevingsbewustzijn, Pro-actieve instelling, Plannen en organiseren, Zelfontwikkeling, Zelfstandigheid).