Opdrachtomschrijving
Als afdelingssecretaris ben jij de raadgever en steunpilaar voor het afdelingshoofd en (voor een aantal nader af te spreken onderwerpen) voor de teamleiders van de afdelingen Ruimtelijk Ontwerp, Gebieden en Expertise. Je geeft het afdelingshoofd gevraagd en ongevraagd advies over strategische en tactische opgaven voor de afdelingen.
Werkzaamheden
- Je pakt samen met collega’s de zaken op die via de directeur, programma, bestuur, MT, stedelijk directeur of andere directies binnen de afdelingen moeten worden uitgezet en voor het afdelingshoofd en het MT van R&D relevant zijn. Met deze kennis stel je de (termijn)agenda van het afdelingsoverleg op en werkt deze bij. Je informeert het afdelingshoofd over de zaken die spelen binnen de afdelingen.
- Je vervult de secretarisrol van het wekelijks afdelingsoverleg. Je signaleert welke onderwerpen moeten doorvloeien naar het MT R&D. Je houdt afspraken bij en jaagt deadlines na.
- Je stuurt de organisatie van afdelingsbrede bijeenkomsten aan en je adviseert en ondersteunt bij het onderhouden van een gedeelde “afdelingsspirit” in afdelingen die over een tiental locaties verspreid zijn.
- Je bent de vraagbaak en adviseur van het afdelingshoofd en daarom het eerste aanspreekpunt; ook zorg je voor de juiste follow-up.
- Je beheert en coördineert de afspraken die het afdelingshoofd maakt met de directeur en met mede MT-leden. Je ondersteunt het afdelingshoofd in de naleving van die afspraken.
- Je houdt in samenwerking met de directieadviseur, directiesecretaris en andere medewerkers bij welke organisatorische ontwikkelingen effect hebben op de organisatie en vertaalt deze naar de afdelingen.
- Je hebt nauw contact met de afdeling Bedrijfsvoering en weet daarom welke ontwikkelingen op de afdelingen afkomen en weet de uitvragen die op de afdelingen afkomen te stroomlijnen.
- Je monitort de afdelingsbrede bedrijfsresultaten en adviseert daarover.
- Je vertaalt onderwerpen naar aandachtspunten per team of opdrachtgever i.s.m. projectcontrol en financiën en je ondersteunt het afdelingshoofd en de teamleiders met de voorbereiding van bila’s.
- Je ondersteunt teamleiders bij (opschalen van) haperende bedrijfsvoering issues.
- Je bent spil in het issuemanagement van de afdelingen. Dat betekent dat je de poortwachter bent voor vragen en nieuwe opgaven/onderwerpen aan de afdelingen en de eerste schakel bent met opdrachtgevers van teamoverstijgende/afdelingsbrede opgaven en issues. Daarnaast pak je teamoverstijgende organisatievraagstukken op.
- Je ondersteunt het afdelingshoofd in het sturen op “kritisch opdrachtnemerschap” door de afdelingen om een consistente en herkenbare kwaliteit van afdelingsproducten te helpen realiseren.
- Je ziet er op toe dat kennisuitwisseling en vakontwikkeling van de verschillende onderwerpen binnen de afdelingen plaatsvindt.
Gemeentelijke organisatie
De gemeentelijke organisatie bestaat uit 5 clusters, een bestuurs- en concernstaf, 7 stadsdelen en 1 stadsgebied. De stadsdelen besturen samen met de gemeenteraad, burgemeester en wethouders de stad Amsterdam. De 5 clusters zijn: Ruimte en Economie, Sociaal, Stadbeheer, Bedrijfsvoering, Digitalisering, Innovatie en Informatie. De clusters hebben expertise op een specifiek terrein, zoals sport, jeugd of parkeren. Zij werken beleid uit tot stadsbrede kaders waarbinnen de stadsdelen het uitvoerende werk kunnen doen. Ook bieden zij directe ondersteuning aan bewoners die dit nodig hebben, bijvoorbeeld op het gebied van participatie of werk. De stadsdelen houden zich onder andere bezig met de inrichting van straten en pleinen, groen en parken en welzijnswerk in de buurt. Ze zorgen ervoor dat wat ze doen, past bij de behoeften in hun stadsdeel en bij het beleid voor de hele stad. Meer informatie over de gemeentelijke organisatie is te vinden op: https://www.amsterdam.nl/.
De opdrachtgever(s)
De gemeente Amsterdam is een beleidsorganisatie, die kaders vaststelt en wetgeving voorbereidt. Er wordt gewerkt in opdracht van de besturen en op basis van het afgesproken meerjarenkader en te verrichten wettelijke taken. De directie Ruimte & Duurzaamheid heeft een dienstverlenende rol ten opzichte van andere directies en adviseert over ruimtelijke en duurzame componenten. In de afdeling Strategische Bestuurlijke Advisering wordt voornamelijk facilitair gewerkt, in opdracht van andere directies of stadsdelen. Deze opdrachten betreffen onder meer stedenbouwkundige planvorming, advisering op (bouw)initiatieven, ontwerp van openbare ruimte, wijzigingsplannen Omgevingsplan, Verkeerskundig advies en verkeersregelinstallaties.
Eisen
- Verificatie kennis van de kandidaat.
- Verificatie ervaring van de kandidaat.
- De kandidaat dient beschikbaar te zijn voor een interview en direct inzetbaar te zijn bij gunning.
- Het uurtarief moet binnen de opgegeven range liggen.
- Minimaal 1 relevante referentie opgeven met contactgegevens.
- De kandidaat mag de afgelopen 2 jaar niet in loondienst zijn geweest bij de gemeente Amsterdam.
- CV in het Nederlands, maximaal 5 A4, toevoegen.
- De kandidaat moet een erkend hbo-diploma hebben.
- Minimaal 5 jaar werkervaring in een adviserende administratieve rol in de afgelopen 10 jaar.
Wensen
- Minimaal 5 jaar werkervaring als secretaris in de afgelopen 10 jaar.
- Werkervaring binnen een overheidsorganisatie in de afgelopen 5 jaar.
- Kennis van en ervaring met de Amsterdamse gemeentelijke bestuurlijke context.
- Werkervaring op het gebied van procesadvisering binnen ruimtelijke ordening.
- Competentie: Stressbestendig (Gevorderd).
- Competentie: Flexibel gedrag (Gevorderd).
- Competentie: Initiatief (Gevorderd).