Inleiding
Hierbij verzoekt de Gemeente Delft u een Offerte uit te brengen voor de inhuur van een Ambtelijk secretaris OR. Deze aanvraag wordt, conform de leidraad d.d. 3 september 2024 en bijbehorende Nota’s van Inlichtingen, betreffende het instellen van een DAS voor de inhuur van personeel, verstuurd aan alle gekwalificeerde leveranciers. In deze Offerteaanvraag wordt verder toegelicht welke diensten binnen de werking van de te sluiten Overeenkomst vallen. Daarnaast bevat deze Offerteaanvraag de informatie die nodig is om een Offerte op te kunnen stellen.
Het doel van deze Offerteaanvraag is het afsluiten van een Overeenkomst met één (1) dienstverlener ten behoeve van de inhuur van een Ambtelijk secretaris OR.
Begrippen die met een hoofdletter zijn geschreven hebben de betekenis zoals beschreven in de begrippenlijst van het Dynamisch Aankoopsysteem. De begrippenlijst is gepubliceerd op het Aanbestedingsplatform als onderdeel van het Toelatingsleidraad.
Omschrijving werkzaamheden
Als ambtelijk secretaris van de ondernemingsraad (OR) van gemeente Delft ben jij de organisatorische en inhoudelijke spil van het geheel. Je ondersteunt de OR, het dagelijks bestuur en commissies op het gebied van planning, procesbewaking, communicatie en besluitvorming. Je zorgt dat vergaderingen soepel verlopen, afspraken worden nagekomen en informatie op het juiste moment beschikbaar is. Daarnaast bewaak je wettelijke kaders, adviseer je over procedures en help je de OR om effectief en professioneel te opereren binnen de Wet op de ondernememingsraden en interne afspraken met de bestuurder. Je onderhoudt actief contact met (vertegenwoordigers van) de bestuurder en bent binnen de organisatie een centraal aanspreekpunt voor vragen en afstemming rondom medezeggenschap. Daarnaast ben je de verbindende schakel en het aanspreekpunt voor het vertrouwenswerk binnen de organisatie. Ook sluit je aan bij lokale overleggen met de vakbonden, zodat je goed op de hoogte blijft van wat er speelt en relevante ontwikkelingen kunt terugkoppelen aan de OR.
Wat je gaat doen
– Je zorgt voor een strakke planning en organisatie van OR-vergaderingen, overlegmomenten en verkiezingen, inclusief agenda’s, vergaderruimtes en jaaragenda’s.
– Je bereidt vergaderingen inhoudelijk voor, verzamelt en verspreidt stukken en maakt notulen, besluitenlijsten en actielijsten.
– Daarnaast bewaak je processen en termijnen, toets je advies- en instemmingsaanvragen aan wet- en regelgeving en houd je overzicht op lopende acties en afspraken.
– Je ondersteunt de communicatie van de OR richting achterban via nieuwsbrieven, website en verslaglegging, en draagt bij aan de zichtbaarheid van de OR.
– Ook speel je een rol in de financiële en administratieve kant, zoals het bewaken van budgetten, het doen van bestellingen en het ondersteunen bij de begroting.
– Verder ondersteun je bij beleidsdocumenten, werkplannen en het jaarverslag, en signaleer je relevante ontwikkelingen binnen en buiten de organisatie.
– Tot slot ben je een belangrijk aanspreekpunt en sparringpartner. Je coacht OR-leden, ondersteunt bij advies- en instemmingsreacties, organiseert scholing en onderhoudt contact met bestuurder, commissies en externe adviseurs.
Het betreft een functie in schaal 9 van de Gemeente CAO. Hybride werken: wel voornamelijk op kantoor en af en toe thuis.
Uitvoeringsvoorwaarde arbeidsrelatie
De aard en organisatorische inbedding van deze opdracht maken dat niet iedere contractvorm passend is; voor deze opdracht wordt daarom uitgegaan van uitvoering via detachering.
LibLab sluit geen specifieke contractvorm of categorie opdrachtnemers op voorhand uit. Wel geldt dat iedere opdracht moet kunnen worden uitgevoerd op een wijze die in overeenstemming is met de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de regels omtrent de kwalificatie van arbeidsrelaties en de Wet DBA.
De geschiktheid van een opdracht voor een bepaalde contractvorm wordt beoordeeld aan de hand van de beoogde feitelijke uitvoering van de werkzaamheden en niet uitsluitend op basis van de gekozen juridische constructie. Daardoor kan het voorkomen dat een opdracht zich, gelet op de aard, inrichting of organisatorische inbedding van de werkzaamheden, niet leent voor alle contractvormen.
Inschrijvers dienen desgevraagd aannemelijk te maken op welke wijze zij de opdracht zullen uitvoeren en hoe daarbij wordt voldaan aan de toepasselijke wet- en regelgeving. Indien onvoldoende aannemelijk wordt gemaakt dat de opdracht binnen de voorgestelde constructie rechtmatig kan worden uitgevoerd, kan een inschrijving buiten beschouwing worden gelaten.
Competenties
– Je bent een sterke organisator met een scherp oog voor planning, structuur en overzicht;
– Je werkt nauwkeurig en gestructureerd, ook onder tijdsdruk en bij wisselende prioriteiten;
– Je bent communicatief vaardig, zowel mondeling als schriftelijk;
– Je bent proactief, zelfstandig en neemt verantwoordelijkheid in je rol.
Eisen voor de opdracht Ambtelijk secretaris OR
- De Offerte dient gesteld te zijn in de Nederlandse taal.
- Beschikbaarheid: De aangeboden kandidaat is beschikbaar voor gemiddeld 32 uur per week vanaf 14 september 2026: Yes No (KO)
- Een afgeronde opleiding in bijvoorbeeld Bestuurskunde, Rechten of Office-management: Yes No (KO)
- Minimaal 7 jaar ervaring als ambtelijk secretaris OR: Yes No (KO)
- Kennis van WOR: Yes No (KO)
Wensen voor de opdracht Ambtelijk secretaris OR
- Aantal jaren ervaring als ambtelijk secretaris OR: meer dan 10 jaar (200 punten), 7 tot 10 jaar (100 punten), minder dan 7 jaar (0 punten)
- Heeft ervaring als ambtelijk secretaris OR binnen een gemeente: Ja (200 punten), Nee (0 punten)
