Change manager

Opdrachtomschrijving
Het succesvol begeleiden van de afdeling Vergunningen, Toezicht en Handhaving (VTH) van de Gemeente Amsterdam door het organisatieontwikkelingsproces, bestaande uit de uitwerking en implementatie van een nieuwe organisatiestructuur. Jouw rol draagt om het verandermanagementproces.

Tijdsplanning en Meetbare Resultaten
Fase 1: Voorbereiding (Q1 – Q2 2025)

• Communicatieplan ontwikkelen
• Stakeholderanalyse uitvoeren
• Veranderverhaal en veranderplan opstellen
• Impactanalyse maken

• Ontwikkelen en uitvoeren van pilots
• Workshops en informatiebijeenkomsten faciliteren

• Begeleiden van de plaatsingsprocedure
• Cultuurverandering ondersteunen
• Eindrapportage

Randvoorwaarden

• Kwaliteitseisen: Alle plannen en rapportages worden goedgekeurd door het projectteam en relevante stakeholders (OR/OC).
• De verandermanager is eindverantwoordelijk voor het behalen van de hierboven gedefinieerde resultaten binnen de gestelde tijdlijnen.

Werkzaamheden

• Ontwikkeling en uitvoering van het verandermanagementplan: Je ontwikkelt een strategisch verandermanagementplan dat de organisatie ondersteunt gedurende de uitwerking van en transitie naar de nieuwe organisatiestructuur. Dit omvat communicatieplannen, training en ontwikkelingsprogramma’s en strategieën om weerstand tegen de verandering te minimaliseren en betrokkenheid bij het ontwerptraject te borgen. Hierbij is er sprake van een continue uitwisseling van informatie tussen de ontwerpstroom en de veranderstroom, zodat feedback tijdig in kaart wordt gebracht en waar mogelijk kan worden meegenomen in het ontwerp. Daarnaast faciliteer je workshops en andere informatiebijeenkomsten om draagkracht te creëren en zorgen te inventariseren en te adresseren.
• Experimenteren met nieuwe structuren en samenwerkingsvormen: Tijdens het ontwerpproces kunnen bepaalde nieuw ontwikkelde structuren of samenwerkingsvormen al op kleine schaal gepilot worden in de praktijk. Het doel van dergelijke experimenten is om bij te dragen aan de beleving van de nieuwe structuur en hier in praktijk al ervaring mee op te doen. Als verandermanager denk je pro-actief mee over hoe de ontwerpstroom en veranderstroom elkaar kunnen versterken en ben je initiatiefnemer van dergelijke ‘proeftuinen’.
• Ontwikkelen en faciliteren van het veranderverhaal: Jij zorgt voor een helder veranderverhaal dat aansluit op de verschillende doelgroepen. Bovendien faciliteer je dit veranderverhaal naar bestuurders en ketenpartners buiten de VTH-organisatie. Daarnaast bied je ondersteuning en coaching aan teammanagers in het uitdragen van het veranderverhaal en het omgaan met eventuele weerstand.
• Relatie en afstemming met de Ondernemingsraad en Onderdelencommissie: De organisatieontwikkeling van VTH bevindt zich in een complex speelveld van zeven stadsdelen met elk een eigen Onderdelen Commissie. Daarnaast is er een Ondernemingsraad voor het Cluster waarbinnen de stadsdelen zich bevinden. Als verandermanager is het jouw rol om dit speelveld in kaart te brengen, het proces en de planning af te stemmen zodat hier duidelijkheid en overeenstemming over ontstaat met de OC’s en OR’s.
• Uitwerking van de gewenste cultuur en het gewenste gedrag in de nieuwe organisatie: In de ontwerpstroom ligt de nadruk op het uitwerken van de nieuwe organisatiestructuur. Echter, is daarmee de beoogde verandering nog niet gerealiseerd. Uiteindelijk vraagt dit om ander gedrag van de mensen in de organisatie. Binnen de veranderstroom breng jij samen met mensen uit de organisatie in kaart wat de huidige organisatiecultuur is en welke verandering daarin gewenst is. Als verandermanager vertaal je deze beoogde cultuurverandering in het verandermanagementplan en draag jij er zorg voor dat dit een plaats krijgt in het selectie- en plaatsingsproces.
• Advisering over het plaatsingstraject: Wanneer de volledige structuur tot op niveau van functiebeelden is uitgewerkt, adviseer jij over het te doorlopen selectie- en plaatsingsproces. Hierbij kun je denken aan het adviseren t.a.v. volgorde in plaatsing, type procedure, etc.
• Begeleiding bij de implementatie van de nieuwe structuur: Je draagt zorg voor de begeleiding van zowel management als medewerkers gedurende de plaatsingsprocedures. Hierbij werk je nauw samen met de collega’s van P&O.

Gemeentelijke organisatie
De gemeentelijke organisatie bestaat uit 5 clusters, een bestuurs- en concernstaf, 7 stadsdelen en 1 stadsgebied. De stadsdelen besturen samen met de gemeenteraad, burgemeester en wethouders de stad Amsterdam. De 5 clusters zijn: Ruimte en Economie, Sociaal, Stadbeheer, Bedrijfsvoering, Digitalisering, Innovatie en Informatie. De clusters hebben expertise op een specifiek terrein, zoals sport, jeugd of parkeren. Zij werken beleid uit tot stadsbrede kaders waarbinnen de stadsdelen het uitvoerende werk kunnen doen. Ook bieden zij directe ondersteuning aan bewoners die dit nodig hebben, bijvoorbeeld op het gebied van participatie of werk. De stadsdelen houden zich onder andere bezig met de inrichting van straten en pleinen, groen en parken en welzijnswerk in de buurt. Ze zorgen ervoor dat wat ze doen, past bij de behoeften in hun stadsdeel en bij het beleid voor de hele stad. Meer informatie over de gemeentelijke organisatie is te vinden op: https://www.amsterdam.nl/.

De opdrachtgever(s)
Je komt te werken binnen de afdeling Vergunningen, Toezicht en Handhaving die momenteel een belangrijke organisatieontwikkeling doormaakt. De organisatie telt ruim 600 FTE en is georganiseerd in zeven stadsdelen. Momenteel bevinden we ons in een cruciale fase waarin de toekomstige structuur van onze organisatie aan het vormgeven is. Hierbij is het uitgangspunt dat de organisatie centraal georganiseerd wordt om operationele doelmatigheid en dienstverlening te optimaliseren, maar waarin tegelijkertijd de verbinding met de stadsdelen behouden blijft. Er ligt geen besparingsopdracht ten grondslag aan deze reorganisatie. De grove lijnen van de nieuwe organisatie zijn inmiddels bepaald, maar de verdere invulling van de structuur tot op niveau van teams, rollen en verantwoordelijkheden moet nog worden ontworpen.

Eisen

• CV toevoegen: U voegt het cv toe van de kandidaat. Het cv is opgesteld in het Nederlands en is maximaal 5 A4 groot. Als een cv meer dan 5 A4 omvat, worden alleen de eerste 5 A4 meegenomen in de beoordeling. Het cv dient enkel en alleen ter verificatie van de bij de eisen en wensen gegeven antwoorden. Als het cv niet overeenkomt met de door u gegeven antwoorden, kan de gemeente Amsterdam besluiten uw offerte af te wijzen.
• Werk- en denkniveau: De aangeboden kandidaat beschikt minimaal over HBO werk- en denkniveau. Dit dient duidelijk te blijken uit het cv.
• Toevoegen motivatie: Geef in maximaal 1 A4 aan waarom uw kandidaat de meest geschikte is voor deze opdracht. Uw motivatie zal worden besproken tijdens het interview, indien de kandidaat hiervoor wordt uitgenodigd.
• Certificaat: De aangeboden kandidaat is Green Belt gecertificeerd en heeft ervaring als Lean coach. Dit dient duidelijk te blijken uit het cv. Let op! De kandidaat moet het document meenemen naar het interview, zodat de opdrachtgever kan controleren of deze voldoet. Indien het document niet aanwezig is of niet voldoet, wordt het gesprek beëindigd en de offerte ter zijde gelegd.
• Kennis: De aangeboden kandidaat heeft minimaal 1,5 jaar kennis van leiderschapsontwikkeling, specifiek in Theorie U. Dit dient duidelijk te blijken uit het cv.
• Werkervaring: De aangeboden kandidaat heeft minimaal 3 jaar ervaring als teamcoach op het gebied van Continuous Improvement/(continue leren) op directie-, management- en operationeel niveau in diverse branches. Dit dient duidelijk te blijken uit het cv.
• Referentie: U dient minimaal 1 relevante referentie op te geven van de aangeboden kandidaat. Vul in: organisatie naam, contactpersoon, telefoonnummer contactpersoon. Na afstemming met kandidaat en na het gesprek kan de opdrachtgever besluiten om in contact te treden met de referentie. Let op: de referentie dient op de hoogte te zijn.

Wensen

• Certificaat: De aangeboden kandidaat is gecertificeerd trainer en facilitator. Dit dient duidelijk te blijken uit het cv. Let op! De kandidaat moet het document meenemen naar het interview, zodat de opdrachtgever kan controleren of deze voldoet. Indien het document niet aanwezig is of niet voldoet, wordt het gesprek beëindigd en de offerte ter zijde gelegd.
• Werkervaring: De aangeboden kandidaat heeft ervaring op het gebied van gedragsvraagstukken aan de hand van de CASI methodiek. Dit dient duidelijk te blijken uit het cv.
• Werkervaring: De aangeboden kandidaat heeft minimaal 15 jaar ervaring met verandervraagstukken op het gebied van cultuur, gedrag, proces, systeem en werkwijze. Dit dient duidelijk te blijken uit het cv.
• Werkervaring: De aangeboden kandidaat heeft ervaring met de implementatie van nieuwe samenwerkingsvormen. Dit dient duidelijk te blijken uit het cv.
• Werkervaring: De aangeboden kandidaat heeft ervaring met het inzetten van instrumenten die de veranderbereidheid meten. Dit dient duidelijk te blijken uit het cv.