Ontwikkelorganisatie Ruimte
Ontwikkelorganisatie Ruimte is binnen gemeente Utrecht een groot organisatieonderdeel met ruim 970 medewerkers. De organisatie wordt geleid door de Directeur Ruimte en 3 directeuren, met ieder een eigen portefeuille. Gemeente Utrecht is één van de grootste gemeentes in Nederland, met grote ambities. Het werkveld van Ontwikkelorganisatie Ruimte is zeer divers en richt zich zowel op gebiedsontwikkeling als op de ontwikkeling van gebiedsoverstijgende thema’s als duurzame energie en mobiliteit.
Directieassistent voor directeur Stedelijk Beleid
De directeuren worden ondersteund door een team van 5 directieassistenten, die in principe samenwerken met 1 van de directeuren. We willen het team aanvullen met een directieassistent voor de directeur Stedelijk Beleid.
Werkzaamheden directeur Stedelijk Beleid
De directeur Stedelijk Beleid is verantwoordelijk voor de ontwikkeling van beleid en uitvoering van werkzaamheden, gericht op de ruimtelijke ontwikkeling van de stad. Denk aan beleid en toekomstvisie voor duurzame energie in de stad, de ontwikkeling van de stad met een balans tussen groen en mobiliteit, en het realiseren van prettig wonen.
Gezochte kandidaat
We zoeken een assistent die affiniteit heeft met ruimtelijke ontwikkeling. Je maakt deel uit van het team ‘directieassistenten’ en werkt nauw samen om de (politiek gevoelige) dynamiek in het werk van de directeuren te vertalen naar een overzichtelijke agenda en goed geordende acties en informatie. Je bent iemand die ontzorgt, waardoor de directeur haar werk optimaal kan oppakken.
Opdrachtomschrijving
- Beheren van de agenda.
- Organiseren van de mailbox op diverse mappen.
- Organiseren van bijeenkomsten intern of extern.
- Reserveren van vergaderzalen.
- Afstemmen met medewerkers over het aanleveren van informatie en stukken.
- Voorbereiden van reistijd voor overleggen en bijeenkomsten.
- Verwerken van ziek- en betermeldingen.
Competenties
- Je houdt ervan om de zaken goed op orde te hebben. Je kunt overzicht houden op de prioriteiten en schakelen waar nodig (in een dynamische omgeving).
- Je hebt een dosis verantwoordelijkheidsgevoel en sensitiviteit in relatie tot de plek en verantwoordelijkheden van de directie in de gemeentelijke organisatie.
- Je communiceert adequaat (mondeling en schriftelijk).
- Je bent zorgvuldig en hands-on.
- Je kunt snel schakelen en kijkt met een oplossingsgerichte blik naar knelpunten.
- Je werkt makkelijk samen en handelt waar nodig autonoom of in afstemming met de directeur en samenwerkende collega’s.
Goed om te weten
Het opvragen van referenties kan in een latere fase onderdeel zijn van de procedure.
De weging van de antwoorden op de vragen in de uitvraag bepaalt de rangorde van de offertes op basis van prijs en kwaliteit. Hierbij hanteren we een weging van circa 25% voor het geoffreerde tarief en circa 75% voor de kwaliteit.
Door de weging van de antwoorden op de vragen in de uitvraag wordt de rangorde van de offertes in prijs/kwaliteit bepaald. Alleen de 5 hoogst scorende offertes worden nader gewogen op kwaliteit. Indien het aantal offertes de 10 niet overstijgt, kunnen alle offertes nader op kwaliteit beoordeeld worden.
Bij gebleken geschiktheid bestaat er een kans dat er nog een kandidaat uit deze procedure wordt aangenomen.
Wanneer de hierboven beschreven opdracht door omstandigheden niet binnen de voorziene periode kan worden afgerond, behoudt gemeente Utrecht zich het recht voor de opdracht te verlengen tot het moment dat een zorgvuldige afronding en overdracht kan worden gerealiseerd.
De gemeente Utrecht behoudt zich het recht voor om gedurende de eerste 3 maanden na gunning, bij gebleken ongeschiktheid of tussentijdse beëindiging, de opdracht te gunnen aan de nummer 2 aanbieder of opvolgend.
Eisen
- De kandidaat heeft 3 jaar ervaring in een soortgelijke functie.
- Is de kandidaat de afgelopen 2 jaar in loondienst geweest bij gemeente Utrecht voor dezelfde of vergelijkbare werkzaamheden?
- Is de kandidaat een zzp’er en wordt deze rechtstreeks voorgesteld (zonder bemiddeling door een bureau)?
- De kandidaat heeft een hbo werk- en denkniveau.
- Ik bevestig dat ik de bovenstaande vragen naar waarheid heb ingevuld.
Wensen
- Prijs is exclusief BTW en inclusief alle bijkomende kosten. Let op: het maximum uurtarief is € 100,00. Het offreren van een hoger tarief leidt tot uitsluiting van verdere deelname.
- De kandidaat heeft ervaring met het ondersteunen van een directielid.
- De kandidaat heeft ervaring binnen een overheidsorganisatie.
- De kandidaat heeft kennis van diverse systemen als iBabs en ValidSign.
- Voeg hier je CV toe. Je CV is maximaal 3 pagina's enkelzijdig en toont een volledig overzicht van je werkzaamheden tot dusver. Het CV dient ter verificatie van de antwoorden op voorgaande vragen en wordt inhoudelijk beoordeeld op kwaliteit. Daarnaast vermeldt het CV huidige nevenfuncties (bezoldigd en onbezoldigd) zodat de vacaturehouder mogelijke belangenverstrengeling kan uitsluiten. Je CV is in het Nederlands opgesteld en in PDF-formaat.
