Voor Rijkswaterstaat zijn wij op zoek naar een Documentalist Project Werpsterhoek, 16 uur, locatie Grou
Rijkswaterstaat is de uitvoeringsorganisatie van het ministerie van Infrastructuur en Waterstaat en werkt dagelijks aan een veilig, leefbaar en bereikbaar Nederland.
Opdrachtomschrijving
Opdracht dient te worden uitgevoerd binnen de richtlijnen van het project. De opdracht omvat het uitvoeren van het beheer op de archivering in het (document management) systeem door (project)medewerkers. Dit beheer vindt plaats tijdens het uitvoeren van activiteiten zoals: registreren, metadateren, ordenen en classificeren (vertrouwelijkheid) van documenten/informatie.
Daarnaast: het zorgen voor een actueel ordeningsplan, waarderen van de dossiers, autoriseren van medewerkers, geven van training/opleiding aan (project)medewerkers en zorgen voor de benodigde middelen. Een belangrijke taak is het coachen van de projectmedewerker zodat deze zich bewust is van zijn/haar taken en verantwoordelijkheden met betrekking tot documentbeheer en archiefvorming en deze adequaat uitvoert, waarmee de informatiehuishouding continu verbetert.
Belangrijkste taken
- Opstellen en actueel houden van een autorisatiematrix
- Verlenen en intrekken van autorisaties tot het gebruikte (document management) systeem
- Maken van relevante standaardweergaven of standaard zoekvragen in het document management systeem naar behoefte van de medewerkers
- Instrueren van (nieuwe) projectmedewerkers zodat deze de eigen taken met betrekking tot documentbeheer en archiefvorming zelfstandig en adequaat kunnen uitvoeren
- Toevoegen, ordenen, waarderen, selecteren en muteren van nieuwe (sub)dossiers binnen de ordeningsstructuur
- Actueel houden van alle documenten die bij het beheren van het projectarchief horen
- Verplaatsen van documenten en/of (sub)dossiers
- Toezien op het juist verwerken van inkomende, interne en uitgaande documenten conform kaders, en het tijdig beschikbaar stellen van de juiste informatie aan de juiste persoon (routeren van post- en e-mailstukken)
- Melden van storingen aan Lokaal Functioneel Beheer (LFB), bijvoorbeeld afdeling Informatievoorziening en beheer (IV-B)
- Inventariseren en melden van verbetervoorstellen ten behoeve van applicaties in de vorm van functionele wensen conform het proces van LFB
Resultaat opdracht
1. Ingericht projectarchief volgens de afspraken die met de opdrachtgever zijn gemaakt en dat voldoet aan de kwaliteitseisen die RWS hieraan stelt (o.a. ordening, waarderen en selecteren, toepassen van metadata);
2. Actuele middelen voor het documentbeheer en archivering (o.a. autorisatiematrix, werkinstructies, handleidingen, ordeningsstructuur)
Leiding en toezicht
Ja
Meest essentiële competenties
- Analyseren / analytisch denkvermogen (verbanden kunnen leggen)
- Dienstverlenende en klantgerichte instelling
- Hands-on mentaliteit (kunnen denken in mogelijkheden en werkbare oplossingen)
- Goede mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheden, waaronder:
- Rapportages en hulpmiddelen kunnen opstellen
- Didactische vaardigheden voor instrueren en begeleiden van gebruikers
- Luisteren (de vraag achter de vraag kunnen achterhalen)
- Nauwkeurigheid
- Omgevingsbewustzijn (Je weet wat er binnen de organisatie speelt)
- Proactieve instelling
- Plannen en organiseren (op een zelfstandige manier je eigen werken indelen en je deadlines zonder stress halen)
- Zelfontwikkeling (je leert van je omgeving, en van situaties, en past dit toe op je werk)
- Zelfstandigheid (je kan je werk zelfstandig uitvoeren, je neemt het initiatief om zaken te verbeteren en zoekt de collega’s op als je ze nodig hebt)
Eisen
- Kandidaat beschikt aantoonbaar over minimaal 2 jaren kennis van en werkervaring met het werken met een document management systeem (DMS) en digitaal archiveren.
- Kandidaat beschikt over een afgeronde HBO opleiding in het vakgebied van informatiemanagement of gelijkwaardig
- Kandidaat heeft minimaal 2 jaar ervaring met en kennis van (documentair) informatiebeheer en -dienstverlening, en het gebruik van DIM gerelateerde middelen
- Kandidaat heeft minimaal 2 jaar ervaring met het zelfstandig opstellen van werkinstructies en handreikingen
Wensen
- Kennis van en ervaring met (grootschalige) GWW projecten met een financiële omvang van minimaal € 100 miljoen uitvoeringsraming.
- Kennis van relevante kaders en regelgeving (bijvoorbeeld WOO, AVG, AW, BIHR, toepassingsmodel metadata)
- Aantoonbare ervaring met recordmanagement in de M365 SharePoint applicatie
- Mate waarin de kandidaat beschikt over de genoemde competenties en vaardigheden (toetsbaar op basis van cv, motivatiebrief en/of mogelijk sollicitatiegesprek).
