Organisatie
Iedereen die bij de gemeente werkt, bouwt direct of indirect en uit volle overtuiging mee aan Zoetermeer. Door heldere keuzes te maken, verbindingen te leggen en uit te gaan van ieders eigen kracht zien we de stad mooier en beter worden. We zijn trots op het resultaat van vandaag en bouwen aan de resultaten van morgen.
Samen, open, flexibel en lerend creëren we oplossingen voor maatschappelijke vraagstukken. Groot en klein, voor de stad en de mensen, voor nu en de toekomst. We zien mogelijkheden, benutten kansen en maken ruimte voor ideeën en initiatief. Met hart voor de stad samen bouwen aan het Zoetermeer van vandaag én morgen. Dat is de misse waar wij voor gaan!
Afdeling
Iedereen die bij de gemeente werkt, bouwt direct of indirect en uit volle overtuiging mee aan Zoetermeer. Door heldere keuzes te maken, verbindingen te leggen en uit te gaan van ieders eigen kracht zien we de stad mooier en beter worden. We zijn trots op het resultaat van vandaag en bouwen aan de resultaten van morgen.
Samen, open, flexibel en lerend creëren we oplossingen voor maatschappelijke vraagstukken. Groot en klein, voor de stad en de mensen, voor nu en de toekomst. We zien mogelijkheden, benutten kansen en maken ruimte voor ideeën en initiatief. Met hart voor de stad samen bouwen aan het Zoetermeer van vandaag én morgen. Dat is de misse waar wij voor gaan!
De functie is gepositioneerd binnen het team Bestuursondersteuning, dat als ambitie heeft bij te dragen aan een stabiel en optimaal functionerend gemeentebestuur. Het bestaat uit een aantal onderdelen: bestuursadvies, bestuurssecretariaat, directiesecretariaat, kabinetszaken, public affairs en de medewerkers van de bestuurlijke stukkenstroom, onder leiding van een teammanager. Zij werken allen op de as tussen de bestuurlijke en ambtelijke organisatie.
Opdracht
De gemeente zoekt een scherpe domeinsecretaris. De secretaris ondersteunt de directeur en managementteam bij de bestuurlijke, organisatorische en strategische aansturing van het domein. De functie vraagt om een stevige regisseur die overzicht houdt, verbanden legt en zorgt voor voortgang, kwaliteit en bestuurlijke sensitiviteit binnen een dynamische omgeving.
De secretaris opereert op het snijvlak van directie, management en organisatie en draagt bij aan een effectief en goed georganiseerd besluitvormingsproces.
Strategische ondersteuning
– Ondersteunen van een concerndirecteur en het managementteam bij strategische vraagstukken;
– Ondersteunen van de afdelingshoofden bij domeinbrede opgaven;
– Voorbereiden, coördineren en bewaken van bestuurlijke besluitvorming richting college, raad en directie;
– Signaleren van bestuurlijke, maatschappelijke en organisatorische ontwikkelingen die impact hebben op het domein.
Adviseren over proces, planning, governance en bestuurlijke risico’s
– Regie op planning en control;
– Bewaken van voortgang, kwaliteit en integraliteit van bestuurlijke stukken, collegevoorstellen en managementrapportages;
– Monitoren van actiepunten, deadlines en bestuurlijke afspraken;
– Zorgt samen met de business controller domein voor samenhang tussen inhoud, financiën, capaciteit en bestuurlijke prioriteiten.
Verbinding en samenwerking
– Fungeren als verbindende schakel tussen bestuurssecretariaat, directie, management, programmateams en concernondersteuning;
– Verantwoordelijk voor de voorbereiding van MT-overleggen, bestuurlijke tafels en strategische sessies;
– Bevorderen van integrale samenwerking binnen het betreffende domein en met de andere domeinen;
– Afstemmen met interne en externe stakeholders, waaronder samenwerkingspartners en verbonden partijen.
Proces- en organisatiecoördinatie
– Regie voeren op complexe dossiers en domeinbrede trajecten;
– Structuur aanbrengen in besluitvorming, prioritering en governance;
– Ondersteunen bij organisatieontwikkeling, veranderopgaven en implementatietrajecten;
– Signaleren van knelpunten en proactief voorstellen doen voor verbetering van processen en samenwerking.
Bestuurlijke sensitiviteit en advisering
– In staat zijn om politiek-bestuurlijke verhoudingen goed aan te voelen en hiernaar te handelen;
– Vertalen van bestuurlijke ambities naar concrete acties en werkbare processen;
– Sparringpartner zijn voor directie en management bij complexe of gevoelige vraagstukken.
De door opdrachtnemer te verrichten werkzaamheden zijn ingebed in de organisatie van opdrachtgever en/of worden ook (deels of geheel) verricht door werknemer(s) die in loondienst bij opdrachtgever werkzaam zijn. Uit de volgende organisatorische afspraken en voorwaarden blijkt waarom dit het geval is:
– Opdrachtnemer neemt deel aan reguliere werkoverleggen;
– Opdrachtnemer legt verantwoording af aan de opdrachtgever of een leidinggevende;
– De werkvorm is bepaald in onder andere: locatie en planning voor de te leveren resultaten.
Werkdagen
De opdracht wordt uitgevoerd op de volgende werkdagen: ma – di – wo – do – vr
Eisen voor de opdracht Domeinsecretaris
- Uitvoeringsvoorwaarde arbeidsrelatie
De aard en organisatorische inbedding van deze opdracht maken dat niet iedere contractvorm passend is; voor deze opdracht wordt daarom uitgegaan van uitvoering via detachering.
LibLab sluit geen specifieke contractvorm of categorie opdrachtnemers op voorhand uit. Wel geldt dat iedere opdracht moet kunnen worden uitgevoerd op een wijze die in overeenstemming is met de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de regels omtrent de kwalificatie van arbeidsrelaties en de Wet DBA.
De geschiktheid van een opdracht voor een bepaalde contractvorm wordt beoordeeld aan de hand van de beoogde feitelijke uitvoering van de werkzaamheden en niet uitsluitend op basis van de gekozen juridische constructie. Daardoor kan het voorkomen dat een opdracht zich, gelet op de aard, inrichting of organisatorische inbedding van de werkzaamheden, niet leent voor alle contractvormen.
Inschrijvers dienen desgevraagd aannemelijk te maken op welke wijze zij de opdracht zullen uitvoeren en hoe daarbij wordt voldaan aan de toepasselijke wet- en regelgeving. Indien onvoldoende aannemelijk wordt gemaakt dat de opdracht binnen de voorgestelde constructie rechtmatig kan worden uitgevoerd, kan een inschrijving buiten beschouwing worden gelaten. - Maximaal 5 pagina’s cv, excl. motivatiebrief (1 pgn) en excl. voorblad (1 pgn), opgesteld in het Nederlands (minimaal 2 referenties, bestaande uit naam, functie en organisatie) in pdf.
- De aangeboden kandidaat heeft in de afgelopen 6 maanden niet 3 overeenkomsten met een totale duur van 24 maanden gehad bij de opdrachtgever. (Dit criterium is niet van toepassing op kandidaten die een vast dienstverband hebben bij de uitlenende partij).
- Minimaal 1 jaar aantoonbare werkervaring als secretaris binnen een gemeentelijke organisatie.
- Aantoonbare afgeronde opleiding op minimaal hbo-bachelor niveau.
- Uiterlijk beschikbaar per september 2026 voor 36 uur per week.
- Een Verklaring omtrent het Gedrag (VOG) is een vereiste.
Wensen voor de opdracht Domeinsecretaris
- Aantoonbare werkervaring als secretaris binnen een 100.000+ gemeente (15 punten).
- Aantoonbare werkervaring met besluitvormingsprocessen binnen een gemeente, licht dit toe in een aparte alinea in het cv (25 punten).
- Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar bij een gemeente of overheidsinstelling, in de rol van secretaris of directie/MT adviseur (25 punten).
- Aantoonbare werkervaring met het voorbereiden, coördineren én bewaken van bestuurlijke besluitvorming, duidelijk weergeven in het cv (20 punten).
- Aantoonbare werkervaring met het notuleren van vergaderingen, opstellen en bijhouden van een actielijst, bewaken dat acties worden uitgevoerd (15 punten).
Competenties
– Politiek-bestuurlijke sensitiviteit.
– Goede communicatieve vaardigheden, zowel mondeling als schriftelijk.
– Resultaatgericht.
– Uitstekende adviesvaardigheden op strategisch niveau.
– Verbindend.
