Functioneel Beheerder Zaaksysteem

Het is goed werken voor de inwoners, organisaties en bedrijven in de zes dorpen die samen onze gemeente vormen. We weten dat we elkaar nodig hebben om de gemeente De Bilt leefbaarder, groener, duurzamer en ondernemender te maken. Om het voor de 42.000 mensen nog fijner te maken om hier te wonen, te werken en te recreëren. Mensenwerk dus. Onze ongeveer 250 medewerkers laten zich elke dag weer inspireren door de wensen en ontwikkelingen in Bilthoven, De Bilt, Groenekan, Maartensdijk, Hollandsche Rading en Westbroek. Steeds vaker werken wij binnen een netwerk van inwoners en bedrijven, dat zelf zaken voor elkaar kan krijgen. Mensen, middelen en technieken slim aan elkaar knopen: dat is onze kracht. Door meer en betere samenwerking binnen de organisatie en met externe partners: dat is de werkelijke innovatie in onze manier van werken.

Door een tekort aan capaciteit binnen functioneel beheer van het zaaksysteem, stagneren sommige projecten binnen de gemeente De Bilt. De stagnatie zit vooral in het invoeren van vastgestelde procesverbeteringen in het zaaksysteem van XXLLNC. Het doel van de tijdelijke functie is het afronden van een aantal gemeentelijke projecten op het gebied van:

• Het doorvoeren van al vastgestelde procesverbeteringen in het zaaksysteem;
• Het optimaliseren van processen én het doorvoeren van de optimalisaties in het zaaksysteem.

Eisen

• Aantoonbare kennis van het zaaksysteem van XXLLNC (omschrijf duidelijk in het cv hoe deze kennis is opgedaan);
• Aantoonbare werkervaring met het (technisch) doorvoeren van procesverbeteringen in het zaaksysteem van XXLLNC (omschrijf duidelijk in het cv);
• Afgeronde opleiding op minimaal hbo-niveau.

Wensen

• Omschrijf minimaal 1 opdracht die je hebt gedaan met betrekking tot het zaaksysteem van XXLLNC (in kaart brengen, bouwen en begeleiden proces) (40 punten);
• Een afgeronde opleiding op minimaal hbo-niveau op het gebied van procesoptimalisatie/ICT (25 punten);
• Uiterlijk beschikbaar per 1 november 2024 voor 24 uur per week (20 punten);
• Maximum uurtarief van € 65,00 exclusief BTW / inclusief fee Flextender en reiskosten woon-werk (15 punten).

• Je bent in staat zelfstandig de werkzaamheden uit te voeren en je weg te vinden in de gemeentelijke organisatie;
• Je neemt initiatief, bent nauwkeurig en hebt een positieve instelling;
• Je hebt gevoel voor politieke- en bestuurlijke belangen en verhoudingen;
• Je bent communicatief vaardig en kunt snel tot de essentie van de boodschap komen.

Stap 1: Beoordeling CV’s op minimumeisen
Flextender beoordeelt de CV’s op de minimumeisen in het bovengenoemd profiel. Kandidaten die voldoen aan de minimumeisen in het bovengenoemde profiel worden geselecteerd voor stap 2 in de beoordeling. De kandidaten die niet voldoen worden niet verder beoordeeld.

Stap 2: Selectie tien (10) CV’s die aan de organisatie worden voorgelegd
Flextender beoordeelt de CV’s van de kandidaten die voldoen aan de minimumeisen in het bovengenoemde profiel in onderlinge vergelijking op de bovengenoemde wensen. De tien (10) kandidaten die het beste scoren op bovengenoemde criteria worden geselecteerd voor stap 3 in de beoordeling. Bij een gelijke score is het uurtarief doorslaggevend. De overige kandidaten worden niet voorgelegd aan de opdrachtgever voor verdere beoordeling.

Stap 3: Uitnodiging voor een selectiegesprek
De opdrachtgever beoordeelt de CV’s van de kandidaten die door Flextender zijn geselecteerd in onderlinge vergelijking op de volgende criteria:

• Relevante werkervaring op soortgelijke opdrachten;
• Relevante werkervaring bij soortgelijke organisaties.

Stap 4: Selectiegesprek
In het selectiegesprek wordt door de opdrachtgever nader getoetst in hoeverre de betreffende kandidaten voldoen aan het bovengenoemde profiel (met name wordt getoetst op de competenties). Het selectiegesprek wordt gevoerd met minimaal twee vertegenwoordigers van de organisatie. De kandidaten dienen op elke competentie minimaal een voldoende te scoren. Indien geen van de geselecteerde kandidaten op alle competenties minimaal een voldoende scoort, zal stap drie van de beoordeling worden herhaald.

De opdracht wordt gegund aan de kandidaat die naar het oordeel van de organisatie het beste voldoet aan het bovengenoemde profiel. Alle overige kandidaten worden geïnformeerd dat de opdracht niet aan hen wordt gegund. Er wordt een opschortende termijn gehanteerd ter behandeling van eventuele bezwaren.

Deze functie is ingedeeld in functieschaal 9. Deze functieschaal is (eventueel) verbonden aan de desbetreffende CAO van de opdrachtgever inzake de inlenersbeloning.

Flextender brengt voor deze opdracht € 2,25 per gewerkt uur in rekening bij de winnende leverancier.

1.

Maximaal 5 pagina’s, opgesteld in het Nederlands, minimaal 2 referenties.

De opdracht wordt vervuld op de volgende werkdagen: Ma – Di – Wo – Do – Vr

Is hybride werken mogelijk: ja.

De gesprekken bij de gemeente zijn gepland op donderdag 10 oktober 2024 tussen 10.00 en 15.00 uur of vrijdag 11 oktober 2024 tussen 09.00 en 12.00 uur. De kandidaten die hiervoor uitgenodigd zijn, ontvangen uiterlijk op woensdag 9 oktober 2024 bericht. Overige kandidaten ontvangen na de gesprekken bericht over de voortgang van deze aanvraag.