Gemeente Ede, smaakmakers van de Veluwe
Ede is veelzijdig: wonen, werken, recreëren kent in Ede vele smaken. Van het levendig centrum in de stad Ede tot het gevarieerde buitengebied en de natuur van de Veluwe. Een groot gebied met dorpen en stad. We kijken hoe we inwoners verder helpen door goed te luisteren. En geven duidelijk aan wat we te bieden hebben. Wist je dat we bij onze gemeente de nadruk op voedsel en gezondheid leggen? Tegelijkertijd focussen we met zo’n 1200 collega’s op andere belangrijke zaken. Denk aan het zorgen voor voldoende woningen en het werken aan leefbaarheid en duurzaamheid. Voor iedereen, want iedereen is welkom. Onze samenleving en omgeving is continu in ontwikkeling, wij bewegen mee en kijken vooruit. Dat maakt ons wendbaar en weerbaar.
Opdrachtomschrijving
Voor de ondersteuning van een wethouder zijn wij op zoek naar een ervaren managementassistent die ervoor zorgt ervoor dat de werkweek van de wethouder soepel en gestructureerd verloopt. Je bent verantwoordelijk voor complex agendabeheer, bewaakt de planning en zorgt ervoor dat de wethouder op het juiste moment met de juiste zaken bezig is. Daarnaast vervul je een belangrijke afschermfunctie. Je handelt zelfstandig interne en externe telefoongesprekken af, beheert en prioriteert de mailbox van de wethouder en zorgt dat vergaderstukken en relevante informatie tijdig en compleet beschikbaar zijn. Je bent een belangrijke schakel tussen de wethouder, collega’s, inwoners en externe contacten.
De functie vraagt om iemand die gewend is om op directie- of bestuurlijk niveau te werken en die begrijpt dat een bestuurlijke omgeving vraagt om discretie, politieke en bestuurlijke sensitiviteit en een proactieve houding. Je werkt binnen een gezellig en hecht team van circa 5 à 6 collega’s dat gezamenlijk verantwoordelijk is voor de ondersteuning van het College.
Werkzaamheden
– Ondersteunen van de wethouder bij de dagelijkse werkzaamheden;
– Beheren van een complexe bestuurlijke agenda en bewaken van afspraken en verplichtingen;
– Structureren en prioriteren van de werkweek van de wethouder;
– Signaleren van knelpunten en tijdig anticiperen op wijzigingen in de planning;
– Zelfstandig afhandelen van interne en externe telefoongesprekken;
– Vervullen van een afschermfunctie richting de wethouder;
– Fungeren als schakel tussen de wethouder en inwoners, collega’s en externe contacten;
– Beheren en prioriteren van de mailbox van de wethouder en beoordelen welke zaken directe opvolging vragen;
– Verzamelen, ordenen en bewaken van vergaderstukken en zorgen voor een complete digitale vergadermap, zodat de wethouder goed voorbereid deelneemt aan overleggen;
– Zorgvuldig omgaan met politiek en bestuurlijk gevoelige informatie;
– Proactief signaleren van wat nodig is om de wethouder optimaal te ondersteunen;
– Waar nodig vervangen van collega’s binnen het bestuurssecretariaat en gezamenlijk verantwoordelijkheid dragen voor de ondersteuning van het College.
Werkdagen
De opdracht wordt vervuld op de volgende werkdagen: Ma – Di – Wo – Do – Vr. Is hybride werken mogelijk: Ja.
Uitvoeringsvoorwaarde arbeidsrelatie
De aard en organisatorische inbedding van deze opdracht maken dat niet iedere contractvorm passend is; voor deze opdracht wordt daarom uitgegaan van uitvoering via detachering.
LibLab sluit geen specifieke contractvorm of categorie opdrachtnemers op voorhand uit. Wel geldt dat iedere opdracht moet kunnen worden uitgevoerd op een wijze die in overeenstemming is met de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de regels omtrent de kwalificatie van arbeidsrelaties en de Wet DBA.
De geschiktheid van een opdracht voor een bepaalde contractvorm wordt beoordeeld aan de hand van de beoogde feitelijke uitvoering van de werkzaamheden en niet uitsluitend op basis van de gekozen juridische constructie. Daardoor kan het voorkomen dat een opdracht zich, gelet op de aard, inrichting of organisatorische inbedding van de werkzaamheden, niet leent voor alle contractvormen.
Inschrijvers dienen desgevraagd aannemelijk te maken op welke wijze zij de opdracht zullen uitvoeren en hoe daarbij wordt voldaan aan de toepasselijke wet- en regelgeving. Indien onvoldoende aannemelijk wordt gemaakt dat de opdracht binnen de voorgestelde constructie rechtmatig kan worden uitgevoerd, kan een inschrijving buiten beschouwing worden gelaten.
Competenties
– Bestuurlijk en politiek sensitief;
– Proactief en doortastend;
– Organisatiesensitief;
– Discreet en betrouwbaar;
– Communicatief sterk;
– Goed in plannen en organiseren;
– Stressbestendig en flexibel;
– Dienstverlenend en verbindend.
Eisen voor de opdracht Managementassistent Wethouder
- Maximaal 5 pagina’s cv, excl. motivatiebrief (1 pgn) en excl. voorblad (1 pgn), opgesteld in het Nederlands (minimaal 2 referenties, bestaande uit naam, functie en organisatie) in pdf.
- Beschikbaar voor 24 tot 30 uur per week gedurende de looptijd van de opdracht;
- Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring als managementassistent, directiesecretaresse of in een vergelijkbare functie;
- Aantoonbare ervaring met ondersteuning op directie- en/of bestuurlijk niveau;
- Minimaal mbo+-werk- en denkniveau;
- Aantoonbare ervaring met complex agendabeheer;
- Digitaal vaardig en aantoonbare ervaring met Outlook en Office.
Wensen voor de opdracht Managementassistent Wethouder
- Meer dan 3 jaar aantoonbare ervaring als managementassistent, directieassistent of in een vergelijkbare functie (20 punten);
- Ervaring met ondersteuning binnen een politiek-bestuurlijke omgeving (25 punten);
- Ervaring met complex agendabeheer op directie- en/of bestuurlijk niveau (20 punten);
- Aantoonbare ervaring met het zelfstandig afhandelen van interne en externe contacten en het vervullen van een afschermfunctie (15 punten);
- Ervaring met Notubiz en/of vergelijkbare systemen binnen een bestuurlijke omgeving (10 punten);
- Aantoonbare ervaring met het snel eigen maken van nieuwe digitale systemen (10 punten).
