Organisatie
Een sociale en ondernemende gemeente met ruim 75.000 inwoners. Hier werken we samen met 750 collega’s aan de best mogelijke dienstverlening voor inwoners, bedrijven en instellingen. De lijnen zijn kort, we kennen elkaar en we weten wat er speelt. Onder het motto: vertrouwen, verbinden, verantwoordelijkheid en verbeteren.
Afdeling
Werken voor afdeling MRO is werken voor afdeling die het dichtst bij bestuur staat. Hier maken we beleid en bepalen we hoe we gemeentelijke doelstellingen het best realiseren. Jij helpt gemeente met resultaatgerichte strategie. Vanuit afdeling MRO voer je deze opdracht uit voor Toekomst Sociaal Domein (TSD). Dit is een samenwerkingsverband van gemeenten Leidschendam-Voorburg, Lansingerland, Wassenaar en Zoetermeer. TSD verzorgt gezamenlijke inkoop, contractering en contractmanagement van Wmo-maatwerkvoorzieningen op gebied van begeleiding, dagbesteding en kortdurend verblijf.
Ter versterking van organisatie zoeken wij een zelfstandige en proactieve ondersteuner die zorgt voor een efficiënte organisatie, goede communicatie en administratieve ondersteuning van samenwerking.
Opdracht
Als Ondersteuner TSD ben je verantwoordelijk voor dagelijkse organisatorische en administratieve ondersteuning van samenwerking. Je bewaakt processen, zorgt voor een goede informatievoorziening en ondersteunt voorzitter en betrokken medewerkers bij uiteenlopende werkzaamheden. Je bent eerste aanspreekpunt voor praktische vragen en draagt actief bij aan een professionele en efficiënte werkwijze.
Mailbox- en informatiemanagement
Beheren van centrale mailbox van TSD.
Verwerken, registreren en doorzetten van inkomende berichten.
Bewaken van opvolging en afhandeling van acties.
Prestatiedoelen
95% van e-mails wordt binnen één werkdag verwerkt.
Geen openstaande urgente berichten ouder dan twee werkdagen.
Actielijst wordt wekelijks bijgewerkt.
Vergaderorganisatie
Inplannen, voorbereiden en coördineren van vergaderingen.
Reserveren van vergaderruimtes en digitale vergaderfaciliteiten.
Bewaken van agenda's en planning.
Prestatiedoelen
Vergaderverzoeken worden binnen drie werkdagen ingepland.
Jaarplanning is minimaal drie maanden vooruit inzichtelijk.
Minder dan 5% van vergaderingen hoeft te worden verplaatst vanwege organisatorische fouten.
Agenda- en documentbeheer
Opstellen en verspreiden van agenda's.
Verzenden van vergaderstukken en relevante informatie.
Beheren van documentatie binnen Teams.
Opstellen van besluiten- en actielijsten.
Vastleggen van afspraken en verantwoordelijkheden.
Prestatiedoelen
Agenda's en stukken worden minimaal vijf werkdagen voorafgaand aan een vergadering verzonden.
Teams-omgeving is actueel en volledig.
Geen documenten ouder dan één maand die nog niet zijn verwerkt of gearchiveerd.
Opschoning en actualiseren Teams-omgeving.
Conceptverslagen worden binnen vijf werkdagen na een vergadering verspreid.
Actielijsten zijn actueel en bevatten een eigenaar en einddatum voor iedere actie.
Contract- en dossierbeheer
Actualiseren en beheren van contractdocumenten in Teams-omgeving.
Ondersteunen bij administratieve werkzaamheden rondom contractmanagement.
Signaleren van ontbrekende of verouderde documenten.
Optimaliseren van Teams-omgeving.
Prestatiedoelen
Contractregister is voor 100% actueel.
Nieuwe documenten worden binnen twee werkdagen verwerkt.
Ondersteuning voorzitter en TSD-organisatie
Voorbereiden van bestuurlijke overleggen.
Adviseren over organisatorische vraagstukken.
Bewaken van afspraken en deadlines.
Assisteren bij beheer en content website TSD.
Prestatiedoelen
Bestuurlijke stukken zijn tijdig beschikbaar.
Deadlines worden voor minimaal 95% gehaald.
Competenties
Zelfstandig;
Analytisch;
Resultaatgericht;
Communicatief zowel mondeling als schriftelijk;
Proactief;
Digitaal vaardig.
Aanvullende informatie
Geef in cv duidelijk aan in hoeverre je/de door jou aangeboden kandidaat aan criteria en competenties voldoet. Indien informatie niet expliciet in cv of toelichting is opgenomen, wordt deze niet meegenomen in beoordeling.
Functieschaal
Deze functie is ingedeeld in functieschaal 9. Deze functieschaal is verbonden aan desbetreffende cao van opdrachtgever inzake gelijke/gelijkwaardige beloning.
Benodigd aantal professionals
1.
Offerte-eisen
Maximaal 5 pagina’s cv, exclusief motivatiebrief én voorblad, opgesteld in Nederlands (minimaal 2 referenties) in pdf.
Werkdagen
Opdracht wordt vervuld op volgende werkdagen: in overleg maar flexibel inzetbaar over minimaal 4 dagen per week.
Eisen voor de opdracht Ondersteuner toekomst sociaal domein
- Aantoonbare werkervaring met Microsoft Office 365 en Microsoft Teams.
- Op deze opdracht is het principe ‘Bring Your Own Device’ van toepassing. Dit houdt in dat kandidaat die opdracht gegund krijgt zelf een mobiele telefoon inclusief abonnement moet meenemen voor alle zakelijke contacten. Ditzelfde geldt voor een laptop (geen iPad); werkplekken van gemeente Leidschendam-Voorburg zijn voorzien van USB-C (Thunderbolt) docking beeldschermen.
- Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring in een ondersteunende, administratieve of secretariële functie.
- Beschikbaar per uiterlijk 1 juli 2026 voor gemiddeld 20 uur per week, verdeeld over meerdere werkdagen.
Wensen voor de opdracht Ondersteuner toekomst sociaal domein
- Aantoonbare werkervaring met Microsoft Teams en documentbeheer.
- Aantoonbare werkervaring met vergader-, agenda- en besluitvormingsprocessen.
- 3 voorbeelden waaruit blijkt dat kandidaat zelfstandig, nauwkeurig en resultaatgericht werkt.
- 3 voorbeelden waaruit blijkt dat kandidaat communicatief sterk is, zowel mondeling als schriftelijk.
- Aantoonbare werkervaring binnen een gemeentelijke, bestuurlijke of publieke organisatie.
Geïnteresseerd in deze opdracht?
Zo gaan wij te werk
1. Reageer op de opdracht Ondersteuner toekomst sociaal domein
Wanneer je op deze opdracht reageert, starten wij direct met het beoordelen van een mogelijke match.
- We bekijken of jouw ervaring en cv aansluiten bij de opdracht
- We leggen jouw profiel langs de lat van de eisen van de opdrachtgever
- We checken je tarief en zetten dit af tegen de actuele markt om je positie te bepalen
Met deze werkwijze vergroot je jouw kansen op succesvolle bemiddeling. Je hoort op werkdagen binnen 24 uur van ons of er sprake is van een match en of we samen het offertetraject kunnen beginnen.
2. Introductie bij Gemeente Leidschendam-Voorburg
Past jouw profiel bij de eisen van Gemeente Leidschendam-Voorburg? Dan volgen de volgende stappen:
- Wij stellen jou voor aan Gemeente Leidschendam-Voorburg
- Indien er aanvullende stukken nodig zijn, zoals een motivatie, diploma's, referenties of een VOG, zorgen wij voor het verzamelen hiervan
- We stellen gezamenlijk een overtuigende offerte op waarin jouw toegevoegde waarde helder naar voren komt
- Je krijgt van ons een tariefadvies op basis van de marktsituatie, maar jij beslist uiteindelijk zelf over het uiteindelijke tarief
Ontvangen we een positieve reactie van Gemeente Leidschendam-Voorburg, dan plannen we doorgaans een kennismakings- of intakegesprek met je in.
3. Aftrap van de opdracht!
Bij ons kun je rekenen op openheid en transparantie. Doordat we direct schakelen met zelfstandigen, houden we de inhuurketen overzichtelijk en kun jij altijd precies zien hoe het traject verloopt.
- Gemiddelde marges: we rekenen 13% marge over je uurtarief; dit daalt na het eerste jaar naar 11%.
- Supersnelle betaling: zodra de opdrachtgever heeft overgemaakt, staat jouw brutoloon op werkdagen altijd binnen 24 uur op je rekening.
- Altijd je eigen keuzes: bij ons heb je geen concurrentie- of relatiebeding. Wanneer je goed werk levert en de opdrachtgever biedt meer werk aan, mag je dit direct aannemen, volledig vrij dus.
Zo bieden we jou heldere afspraken en behoud je de zelfstandigheid die past bij ondernemen op jouw manier.
Reageer nu binnen 24 uur reactie
Even voorstellen
Wij zijn LibLab
Wat fijn dat je je weg hebt gevonden naar LibLab! Dit platform is speciaal ontwikkeld voor jou als zelfstandig professional en sluit naadloos aan op de wensen en inzichten uit de dagelijkse praktijk. Met inmiddels ruim 18 jaar eigen ervaring als zelfstandig professionals weten wij precies welke uitdagingen je kunt tegenkomen, bijvoorbeeld bij het binnenhalen van nieuwe opdrachten of het samenwerken met tussenpersonen. Omdat we zelf iedere dag met deze situaties te maken hebben gehad, merken we dat de traditionele methodes niet langer toereikend zijn en echt toe zijn aan vernieuwing. Dát is precies waar wij ons voor inzetten.
De meerwaarde van LibLab voor jouw opdrachten
- Snel duidelijkheid: zodra je je aanmeldt voor een opdracht ontvang je binnen één werkdag bericht of we een goede match zien
- Eerlijke marges: je betaalt 13% marge en vanaf het tweede jaar wordt dit percentage automatisch verlaagd naar 11%
- Supersnelle uitbetaling: nadat de klant het bedrag heeft voldaan staat je factuur of brutoloon binnen 24 uur op je rekening
- Volledige vrijheid: wij werken zonder relatiebeding of concurrentiebeding je kunt dus altijd elke vervolgopdracht zelf bepalen
