Opdrachtomschrijving
Als Programmasecretaris ben je een belangrijke spil in een dynamische omgeving. Het werk is afwisselend. Je ondersteunt de programmamanager op de domeinen Economie, Kunst & Cultuur en Democratisering. Dit betreft een tijdelijke opdracht voor de duur van 6 maanden i.v.m. verlof huidige collega.
Werkzaamheden
- Advisering en ondersteuning van de programmamanager op inhoudelijk, organisatorisch en procesmatig niveau voor de binnen het programma vallende thema’s en hoe deze het beste kunnen landen in de gebiedsagenda’s en gebiedsplannen.
- Het monitoren van de uitvoering van projecten o.l.v. de programmamanager op impact, samenhang en budget.
- Organiseren van bijeenkomsten en de voorbereiding van projectgroepen en overleggen. Voorbereiden van (programma)management-overleggen, bestuurlijke overleggen en externe overleggen, inclusief het opstellen van bijhorende stukken als opleggers. Tevens het verzorgen van bestuurlijke besluitvorming, dit doe je uiteraard in samenspraak met je collega’s.
- De bewaking, rapportage, voortgang van projecten, budgetten en beslismomenten en adviseert de programmamanager hierover. Actualisatie van jaarprogramma’s en documenten.
- Afstemming met o.a. gebiedsmakelaars om de opgave te bepalen en eventuele maatregelen te toetsen, plus het opbouwen en onderhouden van relaties met collega’s en externe partijen.
- Het archiveren en vormen van dossiers.
- Communicatieberichten, stafstukken, verslagen en notities schrijven en het voorbereiden voor de weekstart.
Gemeentelijke organisatie
De gemeentelijke organisatie bestaat uit 5 clusters, een bestuurs- en concernstaf, 7 stadsdelen en 1 stadsgebied. De stadsdelen besturen samen met de gemeenteraad, burgemeester en wethouders de stad Amsterdam. De 5 clusters zijn: Ruimte en Economie, Sociaal, Stadbeheer, Bedrijfsvoering, Digitalisering, Innovatie en Informatie. De clusters hebben expertise op een specifiek terrein, zoals sport, jeugd of parkeren. Zij werken beleid uit tot stadsbrede kaders waarbinnen de stadsdelen het uitvoerende werk kunnen doen. Ook bieden zij directe ondersteuning aan bewoners die dit nodig hebben, bijvoorbeeld op het gebied van participatie of werk. De stadsdelen houden zich onder andere bezig met de inrichting van straten en pleinen, groen en parken en welzijnswerk in de buurt. Ze zorgen ervoor dat wat ze doen, past bij de behoeften in hun stadsdeel en bij het beleid voor de hele stad. Meer informatie over de gemeentelijke organisatie is te vinden op: https://www.amsterdam.nl/.
De opdrachtgever(s)
Stadsdeel Nieuw-West is een van de 7 stadsdelen van de gemeente Amsterdam, ook wel het “groene stadsdeel” genoemd. De gebiedspool is één van de organisatieonderdelen van het stadsdeel. De gebiedspool Nieuw-West levert expertise en menskracht voor de uitvoering van gebiedsplannen, uitvoeringsplannen, programma’s en projecten in het stadsdeel. Primair in opdracht van gebiedsmanagers, secundair in opdracht van stadsdeelmanagers uitvoering en van de stadsdeelmanager staf. De gebiedspool is een flexibele, innovatieve, hands-on afdeling waar uitwisseling van kennis en mensen tussen stadsdeel en RVE’s mogelijk wordt gemaakt. De focus ligt op menskracht beschikbaar houden en/of krijgen om te werken aan opgaven en bij te dragen aan resultaten in gebieds- en uitvoeringsteams en in project- en gebiedsoverstijgende programmateams.
Eisen
- Verificatie ervaring: Verificatie van de ervaring van de kandidaat.
- Beschikbaarheid en tarief kandidaat: Een interview maakt deel uit van het selectieproces en de aangeboden kandidaat kan in de evaluatiefase van de offerteaanbiedingen uitgenodigd worden voor een gesprek. Hij of zij dient daarom beschikbaar te zijn voor het interview; bij gunning is de aangeboden kandidaat direct inzetbaar zoals vermeld in de opdrachtomschrijving van deze tender; het uurtarief dat u opgeeft is altijd exclusief btw en inclusief alle overige bijkomende kosten. Indien het opgegeven tarief de aangegeven range of het maximumtarief overschrijdt, wordt uw offerte terzijde gelegd (knock-out).
- Opleiding: De aangeboden kandidaat is in het bezit van een erkende WO-diploma. Dit dient duidelijk te blijken uit het cv. Let op! De kandidaat moet het document meenemen naar het interview zodat de opdrachtgever kan controleren of deze voldoet. Indien het document niet aanwezig is of niet voldoet, wordt het gesprek beëindigd en de offerte terzijde gelegd.
- Draaideurconstructie: De aangeboden kandidaat heeft in de afgelopen 2 jaar een ambtelijke aanstelling gehad bij de gemeente Amsterdam.
- CV toevoegen: U voegt het cv toe van de kandidaat. Het cv is opgesteld in het Nederlands en is maximaal 5 A4 groot.
- Werk- en denkniveau: De aangeboden kandidaat beschikt minimaal over WO werk- en denkniveau. Dit dient duidelijk te blijken uit het cv.
- Toevoegen motivatie: Geef in maximaal 1 A4 aan waarom uw kandidaat de meest geschikte is voor deze opdracht. Uw motivatie zal worden besproken tijdens het interview, indien de kandidaat hiervoor wordt uitgenodigd.
- Werkervaring: De aangeboden kandidaat heeft minimaal 1 jaar aantoonbare ervaring met projectmanagement.
- Werkervaring: De aangeboden kandidaat heeft minimaal 1 jaar ervaring in een politiek-bestuurlijke organisatie.
- Referentie: U dient minimaal 1 relevante referentie op te geven van de aangeboden kandidaat.
- Verificatie kennis: Verificatie van de kennis van de kandidaat.
- Beheersing competenties: Beheerst de kandidaat de competenties op de bijbehorende niveaus zoals hieronder genoemd.
Wensen
- Toetsing van de competentie: Initiatief: Gevorderd.
- Informatie kandidaat: Wij willen de onderstaande gegevens van de door u aangeboden kandidaat ontvangen. De gegevens worden onder andere gebruikt voor het uitnodigen van de kandidaat voor een interview en het aanvragen van de VOG indien hij/zij de functie krijgt.
- Toetsing van de competentie: Analytisch vermogen: Gevorderd.
- Toelichting minimum en maximumtarief: Het uurtarief voor deze tender bedraagt minimaal € 55 en maximaal € 70.
- Werkervaring: De aangeboden kandidaat heeft ervaring met het opbouwen van een relevant netwerk.
- Werkervaring: De aangeboden kandidaat heeft gerichte recente werkervaring bij de overheid, het liefst de gemeente Amsterdam.
- Werkervaring: De aangeboden kandidaat heeft ervaring binnen een stadsdeel.
- Toetsing van de competentie: Besluitvaardig: Gevorderd.