Transitiebegeleider inhuurdesk

Opdrachtomschrijving
Deze opdracht maakt onderdeel uit van Project SIFA (Sourcing en Inrichting van de Flexibele Arbeid), een strategisch initiatief binnen de Politie met als doel het herzien en optimaliseren van het inhuurmodel van de Politie. Gedurende dit project is onderzocht welk inhuurmodel het beste aansluit bij de behoeften van de politie, en hieruit zijn twee belangrijke aanbestedingen voortgekomen; de overgang naar een nieuwe uitzendleverancier en keuze om over te stappen van het DAS naar intermediaire dienstverlening.

Naast deze aanbestedingen richt SIFA zich ook op de optimalisatie van het interne inhuurproces, waaronder de implementatie van systeemondersteuning, de standaardisatie van tarieven, en de optimalisatie van de ketensamenwerking.

Het doel van deze opdracht is om de implementatie van het nieuwe inhuurmodel, voortkomend uit Project SIFA, succesvol te begeleiden naar de Inhuurdesk van de politie. Dit omvat o.a. de overgang naar een nieuwe uitzendleverancier, de implementatie van intermediaire dienstverlening, en de optimalisatie van interne processen. De transitiebegeleider zorgt ervoor dat de behoeften en belangen van de Inhuurdesk goed worden vertegenwoordigd, dat de communicatie tussen de Inhuurdesk en de projectteams vloeiend verloopt, en dat de implementatie op de Inhuurdesk goed wordt uitgevoerd.

Let op: afhankelijk van de startdatum van de transitiebegeleider kunnen werkzaamheden wijzigen i.v.m. de tijdsplanning van het project SIFA.

Verantwoordelijkheden
Aanspreekpunt vanuit de Inhuurdesk:
- Fungeren als het primaire aanspreekpunt voor de Inhuurdesk met betrekking tot de implementatie van de nieuwe werkwijze.
- Vertegenwoordigen van de Inhuurdesk binnen de bredere projectstructuur en zorgen dat de behoeften en belangen van de Inhuurdesk duidelijk worden gecommuniceerd.
- Het verzamelen en terugkoppelen van informatie van de Inhuurdesk naar de projectteams, en het helpen vertalen van projectdoelen naar de praktijk van de Inhuurdesk.
- Het signaleren van knelpunten of onduidelijkheden die zich voordoen aan de kant van de Inhuurdesk en het aandragen van mogelijke oplossingen.
- Het ondersteunen van het veranderproces bij de Inhuurdesk door het aandragen van inzichten over mogelijke weerstand of problemen en het faciliteren van de acceptatie van de nieuwe werkwijzen.

Ondersteunen van de Implementatie:
- Begeleiden van de Inhuurdesk bij de implementatie van het nieuwe inhuurmodel, door specifieke informatie op te halen over de impact van de verandering op de werkprocessen, systemen en werkwijzen van de Inhuurdesk.
- Het afstemmen van proceswijzigingen met de Inhuurdesk en het terugkoppelen naar de projectleider SIFA, de Projectleider Verwerving en de Implementatiemanager over wat wel en wat niet haalbaar is vanuit het perspectief van de Inhuurdesk.
- Het ondersteunen van de Inhuurdesk in de aanpassing van interne processen en implementeren van nieuwe werkmethoden, terwijl de dagelijkse werkzaamheden zo min mogelijk worden verstoord.

Opdrachten vanuit de implementatie:
- Het opstellen en actualiseren van procesbeschrijvingen/werkinstructies voor de Inhuurdesk, waarin de nieuwe werkwijzen duidelijk en praktisch zijn vastgelegd.
- Het bijwerken van functieprofielen binnen de Inhuurdesk om deze in lijn te brengen met de gewijzigde verantwoordelijkheden en taken die voortvloeien uit de nieuwe inhuurwerkwijze.
- Ondersteunen in de ontwikkeling van nieuwe rapportages en dashboards waarmee de Inhuurdesk zijn KPI's en doorlooptijden kan monitoren.
- Het coördineren van trainings- en communicatieplannen om medewerkers voor te bereiden op de veranderingen, en hen te ondersteunen in het leren van de nieuwe processen.

De transitiebegeleider rapporteert aan onze Teamchef Recruitment.

Succesvolle implementatie van de nieuwe inhuurdienstverlening
- Begeleiden van de Inhuurdesk bij de migratie en implementatie van de aanbesteding voor uitzendkrachten en intermediaire dienstverlening.
- Oplevering van werkinstructies op basis van de wijziging in het inhuurproces.
- Oplevering van rapportage/dashboards voor het monitoren van KPI's, zodat de Inhuurdesk zijn prestaties kan meten en analyseren.
- Oplevering van communicatie- en trainingsmateriaal voor de Inhuurprofessionals, HR-adviseurs en andere stakeholders met betrekking tot de wijziging van het inhuurproces.

Materiedeskundigheid op de volgende projectonderdelen
- Procesbeschrijvingen en functieprofielen Inhuurdesk: Het opstellen van gedetailleerde procesbeschrijvingen en functieprofielen die de nieuwe werkwijze en de gewijzigde verantwoordelijkheden binnen de Inhuurdesk reflecteren.
- Het leveren van expertise bij het herzien van het beleid voor Externe Inhuur, en zorgen voor de afstemming met het nieuwe inhuurmodel en de veranderende wetgeving.

Overdracht en kennisborging
- Zorgdragen voor de overdracht van kennis aan de Coördinatoren van de Inhuurdesk, zodat zij in staat zijn om het nieuwe model zelfstandig te beheren en de nieuwe werkwijzen duurzaam te implementeren.

Eisen

• De kandidaat is in het bezit van een erkend en volledig hbo-bachelor diploma.
• De kandidaat heeft in de afgelopen 8 jaar minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring opgedaan binnen externe inhuur, zowel op operationeel als tactisch niveau.
• De kandidaat heeft aantoonbare werkervaring binnen de overheid of aanbestedende dienst.
• De kandidaat heeft in de afgelopen 8 jaar minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring met het werken met een Dynamisch Aankoopsysteem (DAS) en de aanbestedingswet.
• De kandidaat heeft in de afgelopen 8 jaar minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring met het inhuurmodel: intermediaire dienstverlening.
• De kandidaat heeft aantoonbare werkervaring met het implementeren van raamovereenkomsten voor flexibele arbeid vanuit de rol van inhoudsdeskundige.

Wensen

• In de afgelopen 2 jaar aantoonbare werkervaring met het aanbesteden van raamovereenkomsten voor flexibele arbeid vanuit de rol van inhoudsdeskundige.
• De kandidaat heeft in de afgelopen 2 jaar aantoonbare werkervaring in het ontwikkelen van inhuurbeleid met betrekking tot wet- en regelgeving.
• De kandidaat heeft in de afgelopen 2 jaar aantoonbare werkervaring met het doorvoeren van veranderingen binnen externe inhuur (changemanagement).
• De kandidaat heeft in de afgelopen 2 jaar aantoonbare werkervaring met procesoptimalisatie waarbij deze optimalisatie meerdere teams en organisatieonderdelen betrof.
• De in eis 4 gevraagde ervaring binnen overheid bevindt zich o.a. in het veiligheidsdomein waarbij screening van inhuurmedewerkers onderdeel van het inhuurproces was.