De afdeling PPIM is in projecten en programma’s actief binnen het fysieke- en maatschappelijke domein en werkt aan de ontwikkeling van de stad. Vanuit interim- management/organisatieadvies levert de afdeling actief een bijdrage aan de ontwikkeling van de interne organisatie. Als 'ontwikkelaars van de stad en de regio' leveren wij collega’s voor verschillende projecten en programma’s. Wij zetten ons in om Apeldoorn nog mooier, duurzamer en toekomstbestendiger te maken. We werken aan opdrachten in een organisatie die ambitieus, professioneel en tegelijk toegankelijk is. Samen zijn we verantwoordelijk voor het uitvoeren van een breed scala aan opdrachten die zowel interne- als externe initiatiefnemers kennen. We voeren het werk uit volgens de werkwijze Apeldoorns Projectmatig Werken (APMW 2.0) en werken veelal binnen een projectteam. Het team projectondersteuning bestaat momenteel uit 20 personen.
Als projectsecretaris ben je verantwoordelijk voor de ondersteuning op alle gebieden van het project. Naast de administratieve ondersteuning van de projectleider en de projectgroep lever je, als rechterhand van de projectleider, in voorkomende gevallen een bredere inzet in het project. Voorbeelden zijn ruimtelijke projecten zoals het realiseren van woningbouw in de stad, of het ontwikkelen van bedrijventerreinen, maar ook maatschappelijke projecten zoals uitvoering geven aan het onderwijshuisvestingsplan en de regionale samenwerking in het sociaal domein.
Verantwoordelijkheden
- Jij draagt zorg voor de voorbereiding, organisatie, verslaglegging en afhandeling van projectvergaderingen en bijeenkomsten op tactisch niveau (bijv. stuurgroepen, landelijke netwerken etc.).
- Jij hebt gevoel bij de omgeving waarin het project zich begeeft.
- Jij behoudt overzicht over jouw werk.
- Jij signaleert kansen en bedreigingen voor het project.
- Proactief als jij bent doe je verbetervoorstellen aan de projectleider om de gang van zaken positief te beïnvloeden.
De kandidaat is inzetbaar vanaf 14 oktober (of eerder indien mogelijk) tot 30 juni 2025 voor 32 - 36 uur per week. De inhuuropdracht kan optioneel worden verlengd met twee (2) keer zes (6) maanden. De startdatum is onder voorbehoud van een tijdige afronding van de Offerteprocedure. Dit kan ook betekenen dat de startdatum van de opdracht zal moeten worden opgeschoven. Aan de vermelde startdatum in de Offerteaanvraag kunnen zodoende geen rechten worden ontleend.
Eisen
- Opdrachtnemer vraagt een VOG aan voor de medewerker die ter beschikking wordt gesteld. Opdrachtnemer informeert opdrachtgever over bezwaren die de inzet van de medewerker bij opdrachtgever belemmeren. De overeenkomst kan binnen 4 weken worden beëindigd indien uit de aanvraag van de VOG blijkt dat er bezwaren zijn tegen de inzet van de medewerker bij opdrachtgever. Beschikt de medewerker reeds over een VOG dan moet deze zien op inzet bij Opdrachtgever en mag deze maximaal zes maanden oud zijn. De kosten voor de VOG mogen niet doorberekend worden aan Opdrachtgever.
- U voegt een cv inclusief motivatiebrief van maximaal 5 pagina's A4 toe. Bij overschrijding van het maximumaantal pagina's wordt het gedeelte dat deze overschrijding betreft terzijde gelegd en zal de beoordeling en de daaruit voortvloeiende score slechts gebaseerd zijn op het maximum gestelde aantal A4's.
- De kandidaat beschikt over een afgeronde mbo 4 opleiding en/of hbo werk- en denkniveau op het gebied van bedrijfsadministratie, secretarieel of managementassistent. Voorgenoemde eis dient te blijken uit het cv.
- De kandidaat dient te voldoen aan de functie-eisen die gesteld zijn in het functieprofiel onder verantwoordelijkheden. Voorgenoemde eis dient te blijken uit het cv.
- De kandidaat is inzetbaar vanaf 14 oktober (of eerder indien mogelijk) tot 30 juni 2025 voor 32 - 36 uur per week. De inhuuropdracht kan optioneel worden verlengd met twee (2) keer zes (6) maanden. De startdatum is onder voorbehoud van een tijdige afronding van de Offerteprocedure. Dit kan ook betekenen dat de startdatum van de opdracht zal moeten worden opgeschoven. Aan de vermelde startdatum in de Offerteaanvraag kunnen zodoende geen rechten worden ontleend.
Wensen
- De kandidaat heeft relevante werkervaring als projectondersteuner. De beoordeling van deze kwaliteitseis ziet er als volgt uit:
- De kandidaat beschikt over 0 jaar relevante werkervaring (0 punten)
- De kandidaat beschikt over 1 of meer jaar relevante werkervaring (5 punten)
- De kandidaat heeft kennis van zijn vakgebied en voert de functie-eisen die gesteld zijn in het functieprofiel onder verantwoordelijkheden zelfstandig uit. Beoordeling: onvoldoende, matig, voldoende, ruim voldoende, goed (1 t/m 5 punten).
- De kandidaat heeft ervaring met het uitvoeren van projecten. De beoordeling van deze kwaliteitseis ziet er als volgt uit:
- De kandidaat beschikt over geen ervaring met het uitvoeren van projecten bij een overheidsinstantie en of gemeente (0 punten)
- De kandidaat beschikt over ervaring met het uitvoeren van projecten bij een overheidsinstantie (1 punt)
- De kandidaat beschikt over ervaring met het uitvoeren van projecten bij een gemeente (3 punten)
- De kandidaat beschikt over ervaring met het uitvoeren van bestuurlijk complexe projecten bij een gemeente (5 punten)