Omschrijving:
Waar ben jij van? Jij bent van het regelen van a tot z. De vluchtelingen uit Oekraïne hebben een veilige tijdelijke verblijfsplek nodig waar ze op adem kunnen komen van alles wat ze meegemaakt hebben. Samen met je collega’s verwelkom je mensen die aankomen bij de HUB en check je de gegevens. Je zorgt voor een zo soepel mogelijk verloop van de dag op de opvanglocaties en je werkt mee in team matching om vluchtelingen op een goed vervolg plek te matchen.
Jouw functie:
Wij zijn op zoek naar een medewerker die verantwoordelijk is voor de juiste uitvoering van de dagelijkse gang van zaken op de HUB van Oekraïense vluchtelingen. Het werk kan uitdagend zijn, omdat je veel te maken hebt met ad-hoc werkzaamheden en heel uiteenlopende situaties. Je stuurt op opdrachten en bent als accounthouder aanspreekpunt en verantwoordelijk voor bepaalde opgaven.
Je bent werkzaam in een team met andere collega’s. Het team kent een coördinator die waarmee je over de werkzaamheden spart.
Je valt onder team RCVS en hebt als hoofdtaak beheerstaken van de HUB. Tevens doe je mee waar nodig in het matchingsproces. Zodoende bestaat je werk uit twee componenten.
De hoofdtaken zijn:
- Je bewaakt en controleert de uitvoering van de operationele dienstverlening;
- Je voert overleg met een vertegenwoordiging van de gebruikers op locatie;
- Je haakt waar nodig andere disciplines aan en houdt hier het overzicht en de regie in;
- Je bent contactpersoon voor externe partijen op locatie;
- Je stuurt op de opdrachten, signaleert en verbetert;
- Je bent benaderbaar voor medewerkers op de vloer en de mensen die op de HUB verblijven;
- Je hebt een signalerende functie richting de coördinator locaties en facilitair vanuit het programma;
- Je coördineert evaluatie momenten voor, tijdens en na een shift op locatie;
- Je volgt ontwikkelingen binnen het programma OVO en je zorgt dat de dienstverlening daarop op aansluit;
- Je houdt toezicht op de kwaliteit van werkzaamheden uitgevoerd door derden;
- Je ontplooit nieuwe activiteiten en je denkt proactief mee in gebruikerswensen;
- Je verzorgt het mutatiebeheer van de dienstverlening op locaties;
- Je instrueert en stuurt de mensen op de opvanglocatie(s) aan en begeleid ze;
- Beheert eventuele uitgaven welke gedaan moeten worden op locatie in geval van nood;
- Het aansturen en maken van de planning van de huishoudelijk/facilitair medewerker;
- Het bestellen van boodschappen en maaltijden via zorgboodschap;
- Maken van de rooster inzet tolken en aansturen tolken;
- Het regelen van de was voor de HUB en de locaties van de Huischmeesters;
- Contact en rooster doorzetten met de beveiliging;
- Ondersteunen bij casuïstiek die op de HUB verblijft.
Werkzaamheden met betrekking tot matching bestaan uit:
- Beoordelen en besluiten of ontheemden onder de Richtlijn Tijdelijke Bescherming (RTB) valt;
- Beoordelen en besluiten wanneer er een zorgvraag speelt en dit met de betrokken partijen verder afstemmen;
- Afstemmingsoverleg met ketenpartners (IND, AVIM, Marechaussee, GHOR) m.b.t. de beoordeling rechtmatig verblijf en casuïstiek;
- Afstemming en overleggen over plaatsen, herplaatsen en verhuizingen met verschillende (externe) ketenpartners;
- Coördinatie op verhuizingen, herplaatsing binnen de regio;
- Functioneel beheer van MIC/VSS;
- Maken van planningen en roosters;
- Bijhouden en controleren van alle cijfers in het regionale dashboard.
Jouw profiel:
Je houdt ervan om te pionieren in een zeer complexe en dynamische omgeving. Ondanks de dagelijkse hectiek blijf je rustig en behoud je het overzicht. Het steeds schakelen tussen verschillende rollen en werkzaamheden geeft jou energie. Ook heb je een echte hands-on mentaliteit; je voelt precies aan wanneer en op welke manier jouw inzet benodigd is. Soms vraagt een situatie van je om knopen door te hakken op basis van beperkte informatie. Dit vraagt om goede en duidelijke communicatie. Organiseren is één van je talenten en in het zoeken van oplossingen ben je creatief.
Eisen:
- Minimaal 2 jaar werkervaring op HBO werk- en denkniveau;
- Minimaal 2 jaar ervaring in locatiemanagement/beheer in een Vluchtelingenopvang;
- Bereikbaar in weekend en avond voor calamiteiten;
- Ervaring hebben met opdrachtgeverschap richting medewerkers facilitair en beveiliging;
- Kennis hebben van crisisbeheersing en crisismanagement.
Wensen:
- Relevante werkervaring opgedaan in een crisis- of hectische werkomgeving;
- Ervaring in projectmatig werken;
- Kennis hebben van computersystemen rondom vluchtelingen registratiesystemen zoals VVS/MIC.
