Als adviseur Informatiemanagement ben je hét aanspreekpunt voor de organisatie als het gaat om digitaal en zaakgericht werken. Je bent het gezicht van ons team Documentaire Informatie voor de organisatie. Je geeft medewerkers uit de hele organisatie gevraagd en ongevraagd advies over informatiebeheer. Dat kan gaan over het gebruik en inrichting van ons nieuwe zaaksysteem Djuma voor een specifiek werkproces maar ook over hoe informatiebeheer in te richten in andere applicaties zoals een vergunningensysteem of in bijvoorbeeld Sharepoint.
Jouw focus ligt op het adviseren, ondersteunen en instrueren van je collega’s. Je krijgt vragen over ons zaaksysteem, over hoe zaakgericht werken werkt, hoe je informatie moet opslaan, hoe je informatie kunt vinden of hoe je de opslag van informatie goed kan inrichten. Daarnaast speel je een belangrijke rol bij de kwaliteitscontrole. Jij bent dé expert op het gebied van informatiebeheer. Daarnaast verwerk je ook de complexere inkomende post/documenten in het zaaksysteem.
De uitdagingen
Er liggen een aantal uitdagingen op jou te wachten; digitalisering van allerlei werkprocessen, het invoeren van Zaakgericht Werken en met name registratie bij de bron in de organisatie, invoering van de wet Open Overheid. Dit doe je uiteraard niet alleen, maar in ons team, samen met elf collega’s. Samen zijn jullie actief in het signaleren van mogelijkheden en het aandragen van verbeteringen.
Je werkplek
Je maakt onderdeel uit van het team Digitale Informatie. Wij staan voor hoogwaardige informatievoorziening van de gemeentelijke dienstverlening. De start en finish van veel digitale processen komen bij ons samen. Je werkt met een team dat gaat voor kwaliteit, van aanpakken weet en waar we ook regelmatig ruimte is voor een lach. Werken moet tenslotte ook leuk zijn!
Eisen:
- Beschikbaarheid: De aangeboden kandidaat is beschikbaar voor gemiddeld 24 uur per week vanaf 2 september 2024.
- Vormvereiste: Inschrijver mag maximaal één kandidaat voorstellen via één CV met één motivatiebrief. Inschrijver dient één CV en motivatiebrief van de aangeboden kandidaat toe te voegen in de map 'mijn documenten' en/of bij de betreffende vraag op het aanbestedingsplatform. Het CV dient uit maximaal drie (3) pagina’s te bestaan en dient voorzien te zijn van ten minste twee (2) referenten inclusief de contactgegevens van de referent. Aanbestedende dienst houdt zich het recht voor om deze referentie daadwerkelijk na te gaan.
- Kennis en expertise: Uit het CV en motivatiebrief (en indien uitgenodigd het gesprek) blijkt minimaal dat de aangeboden kandidaat aantoonbaar (middels opleidingen, cursussen, werkervaring, voorbeeldprojecten) beschikt over (het is ter beoordeling aan de gemeente Delft of hieraan wordt voldaan, inschrijver dient in de in te leveren documenten daarom duidelijk op onderstaande punten in te gaan):
- Een afgeronde opleiding op het gebied van informatiemanagement/-beheer. Bijvoorbeeld hbo Informatiemanagement, SOD II, Archivistiek B of VVA, Procesmanagement, Proces- en zaakgericht werken.
- Minimaal vier (4) jaar werkervaring als adviseur informatiemanagement, recordmanager, procesanalist of vergelijkbaar bij gemeentelijke organisaties in de afgelopen zes (6) jaar.
- Recente kennis van archief- en informatiebeheer, metadatering, DSP, I-navigator en archiefwetgeving met praktijkervaring van minimaal twee (2) verschillende DMS- en/of zaaksystemen.
- Minimaal drie (3) jaar concrete en brede werkervaring met het verwerken van informatie in gemeentelijke of rijksoverheid-context in de afgelopen vijf (5) jaar.
- Competenties: Uit de door u ingediende stukken en het gesprek blijken minimaal de onderstaande competenties, die voor deze functie als zeer belangrijk worden bevonden (het is ter beoordeling aan de gemeente Delft of hieraan wordt voldaan, inschrijver dient in de in te leveren documenten daarom duidelijk op onderstaande punten in te gaan):
- Samenwerken
- Omgevingsbewustzijn
- Resultaatgerichtheid
- Verantwoordelijkheid
- Analytisch vermogen
- Klantgericht
- Kwaliteitsgericht
- Nauwkeurigheid
- Is uw aangeboden uurtarief maximaal € 70,- inclusief reis- en verblijfskosten en exclusief BTW.
Wensen:
- Aantoonbare werkervaring op het gebied van informatiebeheer bij gemeenten of rijksoverheid in de afgelopen vier (4) jaar.
- Motivatiebrief waarin de kandidaat in ieder geval ingaat op:
- De kennis en expertise (motivatie waarom aan de eisen wordt voldaan en wat de aanvullende capaciteiten zijn van de kandidaat voor deze functie).
- De competenties (motivatie waarom aan de eisen wordt voldaan en wat de aanvullende competenties zijn van de kandidaat voor deze functie).
- Waarom hij/zij geschikt is voor deze opdracht.
- De motivatie om mee te doen aan deze specifieke aanvraag.
- Aantoonbare werkervaring met het opzetten en leiden van een informatiehuishoudingsproject in de afgelopen 2 jaar.
- Aantoonbare werkervaring met het opstellen van adviezen met betrekking tot de informatiehuishouding in de afgelopen twee (2) jaar.
- Aantoonbare werkervaring op het gebied van het verzorgen van trainingen met betrekking tot het gebruik van zaaksystemen in de afgelopen drie (3) jaar.
