Behoefte
Vanwege een tijdelijk verlof zoeken we bij de afdeling Beleid & Planvorming een ervaren Afdelingssecretaris.
Beschrijving behoefte
Waternet zoekt een stevige en proactieve senior afdelingssecretaris die als rechterhand van de afdelingsmanager en het afdelings-MT een sleutelrol speelt in de strategische en organisatorische koers van de afdeling Beleid & Planvorming. Beleid & Planvorming is de motor achter onze vitale publieke voorziening. Je adviseert daarom niet alleen over de algehele bedrijfsvoering, maar o.a. ook over complexe strategische processen en bestuurlijke dynamiek. Jij bent het centrale aanspreekpunt binnen de afdeling, bewaakt met een helikopterview de integrale samenhang en bent verantwoordelijk voor een slagvaardige processturing.
Werkzaamheden
– Verantwoordelijk voor strategische besluitvorming, waaronder het inhoudelijk voorbereiden van beleid en besluiten van de afdelingsmanager en het afdelings-MT ten behoeve van het MT Drinkwater (MT DW).
– Verantwoordelijk voor het strategieproces en het coördineren van de creatie, updates en opvolging van diverse rapportages, doelstellingen en verantwoordelijkheden.
– Regisseert de MT-overleggen: stelt de agenda op, zit de overleggen voor en bewaakt proactief de uitvoering en voortgang van de afgesproken acties.
– Sparringpartner voor strategisch- en concernadviseurs over alle afdelingsgerelateerde zaken. Fungeert als volwaardig gesprekspartner en integer klankbord op strategisch niveau.
– Geeft gevraagd en ongevraagd advies over interne en externe processen, waarbij je politiek-bestuurlijk sensitief bent en haarscherp aanvoelt wat er in de omgeving en binnen de organisatie speelt.
– Eerste aanspreekpunt voor kwaliteitsborging van documenten. Analyseert en bereidt aangeleverde stukken voor, zodat er in het afdelings-MT en het MT DW slagvaardig besloten kan worden.
– Verantwoordelijk voor verbinding en representatie: bereidt interne en externe bezoeken en presentaties voor van het afdelings-MT en rapporteert de uitkomsten hiervan aan het MT DW.
– Houdt het totaaloverzicht en is in staat om processen effectief te organiseren. Schakelt in woord en geschrift moeiteloos tussen interne en externe belangen, ook bij complexe situaties met tegenstrijdige belangen.
– Stuurt en leidt overleggen op daadkrachtige wijze. Bewaakt doelen en plannen binnen de beschikbare tijd en voelt haarscherp aan wanneer je de teugels moet aantrekken of juist kan laten vieren.
– Werkt domein overstijgend: verbindt inhoud, organisatie brede teams, het bestuur en externe stakeholders met respect voor ieders eigen verantwoordelijkheid.
Resultaat
– Strategische beleidsadviezen.
– Effectief gestuurde MT-processen.
– Heldere managementrapportages en een strak bewaakte organisatorische koers die optimaal is ingebed in de divisie.
Beschrijving afdeling/team
Afdeling Beleid & Planvorming is onderdeel van de divisie Drinkwater bij Waternet. Met zeven gedreven collega’s vormen wij het afdelings-MT, waarvan jij de voorzitter bent. Je valt hiërarchisch rechtstreeks onder de afdelingsmanager. Binnen de afdeling staat samenwerking centraal, waarbij we actief kennis delen om onze doelen te realiseren. Er is veel ruimte voor eigen initiatief, persoonlijke ontwikkeling en organisatie brede samenwerking.
Plaats tewerkstelling
Amsterdam, Korte Ouderkerkerdijk 7
Het matchgesprek
Het matchgesprek wordt gehouden op basis van de aangeleverde gegevens en competenties van de kandidaat (CV) in combinatie met de behoefte uit deze aanvraag.
Eisen voor de opdracht Afdelingssecretaris
- Uitvoeringsvoorwaarde arbeidsrelatie
De aard en organisatorische inbedding van deze opdracht maken dat niet iedere contractvorm passend is; voor deze opdracht wordt daarom uitgegaan van uitvoering via detachering.
LibLab sluit geen specifieke contractvorm of categorie opdrachtnemers op voorhand uit. Wel geldt dat iedere opdracht moet kunnen worden uitgevoerd op een wijze die in overeenstemming is met de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de regels omtrent de kwalificatie van arbeidsrelaties en de Wet DBA.
De geschiktheid van een opdracht voor een bepaalde contractvorm wordt beoordeeld aan de hand van de beoogde feitelijke uitvoering van de werkzaamheden en niet uitsluitend op basis van de gekozen juridische constructie. Daardoor kan het voorkomen dat een opdracht zich, gelet op de aard, inrichting of organisatorische inbedding van de werkzaamheden, niet leent voor alle contractvormen.
Inschrijvers dienen desgevraagd aannemelijk te maken op welke wijze zij de opdracht zullen uitvoeren en hoe daarbij wordt voldaan aan de toepasselijke wet- en regelgeving. Indien onvoldoende aannemelijk wordt gemaakt dat de opdracht binnen de voorgestelde constructie rechtmatig kan worden uitgevoerd, kan een inschrijving buiten beschouwing worden gelaten. - Het cv inclusief voorstelblad is opgesteld in het Nederlands en is maximaal 8 A4’tjes groot.
- In het cv inclusief voorstelblad dienen geen persoonsgegevens te worden beschreven zoals volledige naam, adres, telefoonnummer, e-mail, foto, geboortedatum of bsn nummer. De voornaam en eerste letter van de achternaam voldoet. (KO)
- De kandidaat dient beschikbaar te zijn voor het interview.
- Kandidaat is in het bezit van een relevante HBO/WO-opleiding (bijvoorbeeld Bestuurskunde, Bedrijfskunde), maar WO-denkniveau.
- Kandidaat heeft in de afgelopen 5 jaar minimaal 4 jaar aantoonbare ervaring als (ambtelijk) secretaris, procesmanager of strategisch adviseur op MT-niveau.
- Kandidaat heeft in de afgelopen 5 jaar minimaal 4 jaar aantoonbare ervaring bij een grote, complexe of politiek-bestuurlijke organisatie.
- Kandidaat is in het bezit van rijbewijs B.
- Goede beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift.
- De kandidaat dient te beschikken over de volgende competenties:
- Politiek-bestuurlijk sensitief: Je snapt de politieke en sociale verhoudingen binnen en buiten een organisatie, bent sterk in stakeholdermanagement en voelt goed aan wat er in de omgeving speelt.
- Strategisch en proactief: Je beschikt over een scherp helikopterview en bent in staat om vanuit organisatiedoelen en maatschappelijke opgaven te adviseren over de algehele bedrijfsvoering.
- Een integere verbinder: Je motiveert medewerkers, stimuleert de samenwerking en bent een accurate teamspeler die processen effectief en met respect voor ieders verantwoordelijkheid organiseert.
- Ervaren in processturing: Je bent vaardig in het leiden van overleggen en het bewaken van plannen binnen de beschikbare tijd, waarbij je haarscherp aanvoelt wanneer je moet sturen of juist ruimte moet geven.
- Daadkrachtig en communicatief sterk: Je kunt je eigen mening onderbouwen met heldere argumenten, communiceert moeiteloos op strategisch niveau en kunt snel schakelen tussen interne en externe belangen.
- Analytisch vermogen: Je bent sterk in het ontrafelen van complexe situaties en kunt uitstekend hoofd- van bijzaken scheiden, ook wanneer er sprake is van tegenstrijdige belangen.
- Stressbestendig en planmatig: Je werkt zeer planmatig en resultaatgericht. Je kunt goed presteren onder tijdsdruk en blijft in hectische situaties zelfstandig en accuraat handelen.
Wensen voor de opdracht Afdelingssecretaris
- Kandidaat heeft ervaring als afdelingssecretaris, directiesecretaresse of managementassistent (40 punten).
- Kandidaat heeft een HBO-/WO diploma in de richting van bestuurskunde, bedrijfskunde of officemanagement (30 punten).
- Kandidaat heeft ervaring bij een complexe organisatie, een drinkwaterbedrijf, waterschap of gemeente (20 punten).
- Kandidaat is in het bezit van rijbewijs B (5 punten).
- Kandidaat heeft een goede beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift (5 punten).
- Competenties – Kandidaat voldoet aan de competenties (10 punten).
