applicatiebeheerder/implementatiemanager

Over VNG Realisatie

De VNG representeert de ruim 342 Nederlandse gemeenten en werkt samen met haar afdelingen aan een krachtige lokale overheid. VNG Realisatie stelt daarbij de lokale uitvoering van de maatschappelijke opgaven door gemeenten centraal. Onder meer door actief te participeren in de netwerken van gemeenten en hun partners, door samenwerking te stimuleren via ‘samen organiseren’ en waar mogelijk standaarden te ontwikkelen die de dienstverlening van gemeenten verbeteren.

VNG Realisatie draagt bij aan vier gemeentelijke speerpunten:

• werken als één overheid, met leden en partners, aan het oplossen van maatschappelijke vraagstukken op sociaal, fysiek en veiligheidsdomein;
• verbeteren van de dienstverlening;
• een efficiënte en wendbare organisatie;
• anticiperen op de toekomst.

Over de staf

De applicatiebeheerder/implementatiemanager maakt deel uit van de (directie-) staf van VNG Realisatie. Deze bestaat momenteel uit de senior adviseur Bedrijfsvoering en organisatie, de adviseur governance, de MT-secretaris en één of twee strategisch adviseurs. De staf ondersteunt in de eerste plaats de directie bij het besturen van de organisatie en afhankelijk van de functie soms ook andere collega's.

De opdracht is gericht op ict-implementatiemanagement en applicatiebeheer. Implementatiemanagement ict is aan de orde wanneer nieuwe software of een nieuwe inrichting van bestaande software wordt geïntroduceerd. In veel gevallen wordt de software geleverd door het team Informatisering & Automatisering (I&A) van VNG Bureau, via de dienstverleningsovereenkomst (dvo).

Applicatiebeheer bij VNG Realisatie bestaat naast functioneel applicatiebeheer en gebruikersondersteuning ook uit het monitoren van de door I&A of andere partijen geleverde ict-diensten (kwalitatief en kwantitatief) en het aanspreken van de collega’s bij VNG Bureau wanneer het geleverde niet voldoet aan hetgeen vereist is voor de uitvoering van de werkzaamheden binnen VNG Realisatie. De applicatiebeheerder/implementatiemanager signaleert en analyseert. Wanneer technische kennis nodig is om eventuele ict-storingen en -problemen door I&A en/of andere partijen te laten oplossen is het aan de applicatiebeheerder/implementatiemanager om zijn/haar kennis en analyse in te brengen. Ook bij vernieuwing van netwerken en systemen inventariseert de applicatiebeheerder/implementatiemanager de behoeften van collega’s van VNG Realisatie, vertaalt deze in technische eisen en wensen en ziet erop toe dat de systemen en processen daaraan voldoen, in nauwe afstemming met I&A. Zo vormt de applicatiebeheerder/implementatiemanager een liaison tussen VNG Bureau en VNG Realisatie. Waar ict-dienstverlening en/of ict-voorzieningen voor VNG Realisatie ontbreken, zorgt de applicatiebeheerder/implementatiemanager dat deze worden ingevuld. De applicatiebeheerder/implementatiemanager is geen contractmanager in de zin van inkoop of juridische aspecten, hij/zij brengt de ict-expertise in die nodig is om het contract te managen en om de inhoudelijke behoeften te vertalen in technische eisen en wensen.

Bij de doorontwikkeling van de dienstverleningsovereenkomst (dvo) en het opstellen van een service level agreement (sla) komt het eigenaarschap voor ict-technische eisen en wensen bij de applicatiebeheerder/implementatiemanager te liggen. Hij/zij wordt binnen VNG Realisatie het aanspreekpunt voor het laten aansluiten van de ict-dienstverlening op de behoeften van de organisatie. De applicatiebeheerder/implementatiemanager is verantwoordelijk voor de inhoudelijke component in het contractmanagement op de ict (in tegenstelling tot de juridische en financiële componenten). Deze verantwoordelijkheid betekent ook dat de applicatiebeheerder/implementatiemanager eraan bijdraagt dat de processen en afspraken rond de dvo worden afgestemd op de processen en afspraken bij VNG Realisatie (en andersom), en correct worden vastgelegd. Dit vereist regelmatig contact met I&A, om tijdig op de hoogte te zijn van nieuwe ontwikkelingen.

Enkele voorbeelden van toepassingen waarop implementatiemanagement en/of functioneel beheer nodig kan zijn, zijn de contactenapp, iBabs, vergaderapps en archiveringssoftware. Er kunnen ook werkzaamheden voor het organiseren en verbeteren van archivering aan de orde zijn, inclusief bijbehorende processen. Incidenteel kunnen ook andere ict-werkzaamheden nodig zijn, of ondersteuning op andere (facilitaire) dvo-onderdelen van dan ict. Voor de directie fungeert de applicatiebeheerder/ implementatiemanager als specialist en sparringpartner op het gebied van ict in de breedst mogelijke zin. Hij/zij dient dus een brede kennis te hebben en bijvoorbeeld ook input te kunnen geven voor strategische besluitvorming.

Werkzaamheden en verantwoordelijkheden

• ict-behoeften van collega's/teams binnen VNG Realisatie in kaart brengen;
• behoeften vertalen in functionele eisen en wensen;
• inventariseren van het benodigde applicatielandschap met de bijbehorende inrichting en de route om dat te realiseren;
• dialoog voeren met leveranciers om eisen en wensen gerealiseerd te krijgen;
• applicaties inrichten volgens de benodigde specificaties;
• processen rondom applicaties (mede) vormgeven, in overeenstemming met de behoeften van de gebruikers;
• uitleg geven aan gebruikers voor optimaal gebruik van software en netwerk;
• geschreven handleidingen en instructies opstellen;
• eventueel trainingen of demonstraties verzorgen;
• vraagbaak voor technisch inhoudelijke vragen over applicaties welke niet onder de DVO door VNG bureau worden geserved.

• Het applicatielandschap en het netwerk ondersteunen de werkprocessen zo goed mogelijk;
• De inrichting van applicaties sluit aan op de eisen en wensen van de gebruikers;
• Gebruikers kennen de mogelijkheden van de software en weten hoe ze die optimaal kunnen benutten;
• Wijzigingen in het netwerk, de applicaties en de inrichting daarvan worden zodanig uitgevoerd en begeleid dat de overlast voor de gebruikers beperkt is, en de voordelen van de verbeteringen snel benut kunnen worden;
• Het contractmanagement op de dvo met sla wordt uitgevoerd op basis van volledige, juiste en actuele kennis over de technische stand van zaken en de ervaringen van de gebruikers.

Eisen:

• Inschrijver gaat expliciet akkoord met de concept overeenkomst welke als bijlage bij de offerteaanvraag beschikbaar is gesteld.
• De kandidaat is op de in de profieltekst genoemde datum en tijdstip beschikbaar voor een matchgesprek.
• De aangeboden kandidaat is beschikbaar voor de functie gedurende de periode en het aantal uur zoals beschreven in de offerteaanvraag.
• Door de inschrijver is één CV en één motivatiebrief van de aangeboden kandidaat aangeleverd. Deze twee documenten zijn opgeslagen in de map ‘Extra documenten’.
• Minimaal HBO-niveau, aantoonbaar met ofwel minimaal een afgeronde HBO opleiding, of cursussen en trainingen op HBO-niveau of hoger, of tenminste drie jaar ervaring in een functie op HBO-niveau of hoger.
• Minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring als applicatiebeheerder, projectleider en/of verantwoordelijke voor migratie of implementatie van software.
• Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring bij een organisatie van tenminste 300 mensen.
• Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring als verantwoordelijke voor monitoring van 5 door externen geleverde ict-diensten of als projectleider voor implementatie- of migratieprojecten.
• Minimaal 12 maanden ervaring met functioneel beheer op en/of functionele inrichting van de applicatie iBabs.
• Minimaal 6 maanden ervaring met het inrichten of verbeteren van archivering.
• De kandidaat is op de hoogte van alle aspecten binnen de ict, van strategische keuzes in het ict-landschap tot het begeleiden van gebruikers.
• Ervaring met het ontwikkelen, configureren, inrichten en/of functioneel beheren van tenminste 5 verschillende applicaties (tegelijk of na elkaar), waarbij de ervaring met elk van deze applicaties voldoende was om deze rol zelfstandig te kunnen uitvoeren;
• Tenminste 3 jaar aantoonbare werkervaring als verantwoordelijke voor (onderdelen van) de ict-inrichting waarbij de opdrachtgever/leidinggevende van de kandidaat de leiding had over één of meer gebruikersteams (zodat de kandidaat moest werken vanuit het perspectief van de gebruiker en niet alleen van de ict-afdeling).

Wensen:

• Betrokken bij strategische keuzes rondom het ict-landschap.
• Ervaring met zelfstandig functioneel applicatiebeheer (inclusief ondersteunen gebruikers).
• Na gunning van de inhuuropdracht ontvangen alle inschrijvers(*) een terugkoppeling van de uitvraag. De terugkoppeling betreft onder andere een (Excel) overzicht met de ranking van alle inschrijvers en de score op de gunningscriteria/kwaliteit. In dit overzicht worden de namen van alle inschrijvers vermeld (dit is de leveranciersnaam, niet de naam van de kandidaat). * Inschrijvers die, na toetsing van antwoorden en bewijs in cv/motivatie, worden uitgesloten van de procedure, ontvangen dit overzicht niet en worden ook niet genoemd in het Exceloverzicht. De gegunde leveranciersnaam zal altijd zichtbaar zijn op dit overzicht. Gaat u ermee akkoord dat in het overzicht uw leveranciersnaam zichtbaar is?
• Ervaring als verantwoordelijke voor ict-contractmanagement of voor ict-projecten.
• Ervaring in een ict-functie onder leiding van of in opdracht van een verantwoordelijke voor één of meer gebruikersteams.
• Ervaring als applicatiebeheerder en/of verantwoordelijke voor configuratie en/of implementatie zoals beschreven bij de eisen.