Ben jij een georganiseerde en proactieve ondersteuner die graag werkt in een bestuurlijke omgeving? Vind je het leuk om administratieve processen zorgvuldig te beheren, overzicht te houden en samen met collega’s resultaten te behalen? En ben jij de aangegeven periode parttime beschikbaar?
Wat ga je doen?
Als Beleidsondersteuner Kabinet en Representatie ondersteun je het team Kabinet en Representatie bij administratieve en beleidsondersteunende werkzaamheden. Je speelt een belangrijke rol in het proces rondom Koninklijke Onderscheidingen en de administratieve verwerking van de representatielijst van het college van burgemeester en wethouders.
Je werkt binnen een team bestaande uit een senior-adviseur Kabinetszaken, een adviseur Kabinetszaken en een medewerker Kabinetszaken. Samen met de medewerker Kabinetszaken vorm je een duo, waarbij dossiers zorgvuldig worden overgedragen en gezamenlijk worden afgerond. Goede afstemming en teamwork zijn daarbij essentieel.
Jouw werkzaamheden
– Ondersteunen bij de behandeling en voorbereiding van aanvragen voor Koninklijke Onderscheidingen.
– Controleren en beoordelen van aanvragen op volledigheid en juistheid.
– Uitvoeren van administratieve en beleidsondersteunende werkzaamheden voor het college van burgemeester en wethouders.
– Wekelijks verwerken en actueel houden van de representatielijst.
– Contact onderhouden met aanvragers van Koninklijke Onderscheidingen, interne collega’s en externe beoordelende instanties.
– Signaleren van knelpunten en actief bijdragen aan verbeteringen in processen.
– Ondersteunen van collega’s tijdens een periode van hoge werkdruk en grote aantallen aanvragen.
Hoe ziet een gemiddelde werkweek eruit?
Je bent vooral bezig met het verwerken, controleren en opvolgen van aanvragen. Iedere aanvraag vraagt om een zorgvuldige beoordeling en onderzoek naar de volledigheid van de informatie. Daarnaast werk je samen met collega’s aan de representatielijst van het college en ondersteun je bij diverse kabinetszaken.
Op dit moment is er sprake van een piek in het aantal aanvragen voor Koninklijke Onderscheidingen. Daarom zoeken we iemand die snel kan schakelen, prioriteiten stelt en direct bijdraagt aan het behalen van resultaten.
Wanneer ben je succesvol?
Na drie maanden heb je je weg gevonden binnen de processen en het team. Je levert zichtbaar resultaat in de afhandeling van aanvragen, werkt effectief samen met collega’s en draagt actief bij aan het verminderen van de werkvoorraad. Daarnaast signaleer je verbeterpunten, neem je initiatief en help je het team verder met jouw inzet en betrokkenheid.
Kortom:
Gemeente s’-Hertogenbosch zoekt een praktische en daadkrachtige ondersteuner die energie krijgt van samenwerken, zorgvuldig werkt en graag een belangrijke bijdrage levert binnen een bestuurlijke omgeving.
Eisen voor de opdracht Beleidsondersteuner
- Uitvoeringsvoorwaarde arbeidsrelatie
De aard en organisatorische inbedding van deze opdracht maken dat niet iedere contractvorm passend is; voor deze opdracht wordt daarom uitgegaan van uitvoering via detachering.
LibLab sluit geen specifieke contractvorm of categorie opdrachtnemers op voorhand uit. Wel geldt dat iedere opdracht moet kunnen worden uitgevoerd op een wijze die in overeenstemming is met de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de regels omtrent de kwalificatie van arbeidsrelaties en de Wet DBA.
De geschiktheid van een opdracht voor een bepaalde contractvorm wordt beoordeeld aan de hand van de beoogde feitelijke uitvoering van de werkzaamheden en niet uitsluitend op basis van de gekozen juridische constructie. Daardoor kan het voorkomen dat een opdracht zich, gelet op de aard, inrichting of organisatorische inbedding van de werkzaamheden, niet leent voor alle contractvormen.
Inschrijvers dienen desgevraagd aannemelijk te maken op welke wijze zij de opdracht zullen uitvoeren en hoe daarbij wordt voldaan aan de toepasselijke wet- en regelgeving. Indien onvoldoende aannemelijk wordt gemaakt dat de opdracht binnen de voorgestelde constructie rechtmatig kan worden uitgevoerd, kan een inschrijving buiten beschouwing worden gelaten. - Graag het cv in het NL aanleveren.
- MBO werk- en denkniveau.
- Ervaring met Djuma is een harde eis.
- Goede beheersing van Microsoft Office.
- Affiniteit met gemeentelijke processen en bestuurlijke besluitvorming.
- De kandidaat beschikt over een legitimatiebewijs (een paspoort of identiteitskaart), welke bij intake én op de startdatum van het contract van de kandidaat geldig is en ter controle kan worden overlegd.
Wensen voor de opdracht Beleidsondersteuner
- Ervaring binnen een gemeente of overheidsorganisatie is een sterke pré.
- Kennis van of ervaring met procedures rondom Koninklijke Onderscheidingen is een voordeel.
- Competenties
– Communicatief sterk.
– Zorgvuldig en gestructureerd.
– Bestuurlijk sensitief.
– In staat overzicht te creëren en te behouden.
– Toegankelijk en betrokken.
– Resultaatgericht en hands-on.
– Teamspeler die ook zelfstandig kan werken.
– Durft zaken te signaleren en bespreekbaar te maken.
– Ziet werk liggen en pakt dit proactief op.
