Organisatie:
Iedereen die bij de gemeente werkt, bouwt direct of indirect en uit volle overtuiging mee aan Zoetermeer. Door heldere keuzes te maken, verbindingen te leggen en uit te gaan van ieders eigen kracht zien we de stad mooier en beter worden. We zijn trots op het resultaat van vandaag en bouwen aan de resultaten van morgen.
Samen, open, flexibel en lerend creëren we oplossingen voor maatschappelijke vraagstukken. Groot en klein, voor de stad en de mensen, voor nu en de toekomst. We zien mogelijkheden, benutten kansen en maken ruimte voor ideeën en initiatief. Met hart voor de stad samen bouwen aan het Zoetermeer van vandaag én morgen. Dat is de missie waar wij voor gaan!
Afdeling:
De functie is gepositioneerd binnen het team Bestuursondersteuning, bestaande uit 25 collega's. Er heerst een prettige werksfeer met veel ruimte om je werk naar eigen inzicht te kunnen doen. Het team Bestuursondersteuning heeft als ambitie bij te dragen aan een stabiel en optimaal functionerend gemeentebestuur. Samen met vijf andere collega's vorm je het Bestuurssecretariaat. Verder bestaat het team Bestuursondersteuning uit de volgende onderdelen: bestuursadvies, bestuursondersteuning, kabinetszaken, public affairs en directiesecretariaat, met aan het hoofd een teammanager. Allen werken op de as tussen de bestuurlijke en ambtelijke organisatie.
Opdracht:
Als bestuurssecretaresse (m/v/x) lever je een belangrijke bijdrage aan de stad Zoetermeer, je werkt immers dichtbij het bestuur. In deze functie zorg jij ervoor dat het college van burgemeester en wethouders optimaal gefaciliteerd wordt en de handen vrij heeft om goed in te spelen op de behoeften die in de stad leven. Jij zet jouw organisatietalent in voor het ontzorgen van de leden van het college van B&W. Je werkt nauw samen met het college, de andere secretaresses in het team, de bestuursadviseurs en de ambtelijke organisatie. Zo wordt de optimale support van het college gegarandeerd.
Je zorgt voor:
- agendabeheer, correspondentie en het plannen van afspraken
- het doornemen van de agenda van de week met de bestuurder
- telefoonbehandeling, verzoeken aannemen en algemene informatie verstrekken
- organiseren en voorbereiden van vergaderingen en bijeenkomsten in samenwerking met de afdeling
- signaleren en communiceren van zaken waar het bestuur, directe collega's en de organisatie van op de hoogte moeten zijn
- het meedenken over het werkproces en bijhouden van ontwikkelingen in het eigen vakgebied
Competenties:
- Organiserend vermogen
- Goede communicatieve vaardigheden
- Gevoel voor verhoudingen
- Zorgvuldig
Planning:
De gesprekken bij de gemeente zijn gepland op maandag 2 september 2024 van 09:30 uur tot 13:30 uur. De kandidaten die hiervoor uitgenodigd zijn, ontvangen uiterlijk op vrijdag 30 augustus 2024 bericht. Overige kandidaten ontvangen na de gesprekken bericht over de voortgang van deze aanvraag.
Eisen:
- Aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar als secretaresse bij een overheidsorganisatie
- Minimaal een afgeronde mbo 3 opleiding in secretariële of administratieve richting
- De gesprekken bij de gemeente zijn gepland op maandag 2 september 2024 van 09:30 uur tot 13:30 uur
Wensen:
- Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring als secretaresse bij een 50.000+ gemeente
- Beschikbaar per 16 september 2024 voor 32 uur per week
- Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar als bestuurs- of directiesecretaresse bij een gemeente
