Functieomschrijving
Maak jij met jouw kennis en/of achtergrond in managementsupport bij ons het verschil als bestuurs- en directieondersteuner?
Wat doe je als bestuurs- en directieondersteuner?
Je biedt inhoudelijke, secretariële en administratieve ondersteuning aan bestuur en directie.
Je organiseert en optimaliseert het proces ten aanzien van het aanleveren van stukken richting bestuur.
Je bewaakt en verzorgt het proces omtrent de voortgang en afdoening van vergaderingen en besluiten.
Je levert waar nodig, in samenwerking met communicatie, een bijdrage aan de uitvoering van kabinetszaken (representatieve taken van de burgemeester en wethouders).
Je evert daar waar nodig, in afstemming met andere bestuurssecretaresses, een bijdrage aan het collegeproces en de daarbij behorende stukkenstroom.
Wat vragen wij van jou?
Je hebt een afgeronde MBO-opleiding.
Je beschikt over ervaring als bestuurs- en directieondersteuner, bij voorkeur binnen een gemeente.
Je hebt ervaring met complex agendabeheer en het voorbereiden, vastleggen en opvolgen van vergaderingen.
Je hebt ervaring met iBabs.
Ervaring met kabinetstaken is een pre.
Je beschikt over uitstekende schriftelijke- en communicatieve vaardigheden.
Je bent kwaliteitsgericht en hebt oog voor details.
Je legt makkelijk verbindingen en bent sensitief en proactief.
Eisen voor de opdracht Bestuurssecretaresse
- Het uurtarief van de kandidaat is niet hoger dan het maximum tarief. (Tarief is inclusief de fee (2,5%), de reiskosten, kosten t.b.v. VOG aanvraag, evt. parkeerkosten en andere onkostenvergoedingen.)
- Kandidaat is beschikbaar voor het aantal uren per week zoals in de aanvraag wordt aangegeven.
- Kandidaat is in staat op de startdatum, zoals in de aanvraag wordt aangegeven, te starten met de opdracht. Mits in bezit van een juiste VOG en ondertekende bruikleenovereenkomst.
- Kandidaat heeft een afgeronde opleiding op minimaal MBO niveau. Dit moet blijken uit het CV.
- Kandidaat heeft recente ervaring als bestuurs- of directiesecretaresse in een gemeentelijke of (semi)overheidsorganisatie. Dit moet blijken uit het CV.
- Kandidaat beschikt over 1 of over meer referenties.
- Kandidaat heeft ervaring met werken binnen een gemeentelijke organisatie. Dit moet blijken uit het CV.
- Kandidaat beschikt over een eigen telefoon.
- Kandidaat heeft ervaring met IBabs.
Wensen voor de opdracht Bestuurssecretaresse
- Kandidaat heeft in de afgelopen 5 jaar ervaring als bestuurs- en directiesecretaresse binnen een gemeentelijke organisatie. Dit moet blijken uit het CV.
- Kandidaat heeft recente ervaring met notuleren. Dit moet blijken uit het CV.
- Kandidaat heeft recente ervaring met het werken met Ibabs. Dit moet blijken uit het CV.
- Kandidaat heeft ervaring met het begeleiden van de stukkenstroom richting college. Dit moet blijken uit het CV.
- Kandidaat beschikt over uitstekende communicatieve vaardigheden en kan op verschillende niveaus communiceren. Dit moet blijken uit het gesprek.
- Kandidaat beschikt over politieke en bestuurlijke sensitiviteit. Dit moet blijken uit het gesprek.
- Kandidaat is proactief. Dit moet blijken uit het gesprek.
- Kandidaat is kwaliteitsgericht. Dit moet blijken uit het gesprek.
