Organisatie
Tussen Amsterdam en Utrecht ligt gemeente De Ronde Venen. Een groene oase in een waterrijk gebied met acht kleurrijke dorpen, waar zo’n 45.000 mensen met plezier wonen en werken.
In Mijdrecht staat het gemeentehuis. De thuishaven van ruim 300 hardwerkende en betrokken collega’s. ‘Samen voor elkaar’ echoot door de gangen. Het is de essentie van de organisatieontwikkeling die onze organisatie toekomstbestendig maakt.
We hebben grote opgaven, bijvoorbeeld op het gebied van veiligheid, woningbouw, klimaatadaptatie, energietransitie en een circulaire en inclusieve economie. Deze ambities maken we waar door een intensieve samenwerking met collega’s van alle teams, onze inwoners, partners in de gemeente, het college en de raad.
Opdracht
Als Bestuurssecretaresse vervul je een centrale en verbindende rol binnen onze gemeente. Het bestuurssecretariaat ondersteunt het college van B&W, de gemeentesecretaris en directieleden zodat zij zich volledig kunnen richten op hun bestuurlijke en strategische taken.
Geen dag is hetzelfde. Je voert uiteenlopende secretariële en organisatorische werkzaamheden uit voor circa twee aan jou toegewezen bestuurs- en/of directieleden. Je werkt volgens onze uniforme werkwijze en maakt deze snel eigen, zodat we als team efficiënt en eenduidig samenwerken. Je zorgt ervoor dat processen soepel verlopen en houdt overzicht in een dynamische omgeving. Complex agendabeheer schrikt jou niet af; je schakelt moeiteloos tussen verschillende werkzaamheden en werkt nauwkeurig. Je voelt goed aan wat er speelt, anticipeert op wat nodig is en weet op het juiste moment te handelen. Dankzij jouw professionaliteit en pro-activiteit ontzorg je het bestuur op een manier die echt het verschil maakt.
Een greep uit jouw takenpakket:
- Proactief beheren en bewaken van de agenda’s van de burgemeester, wethouders, gemeentesecretaris en de directieleden;
- Prioriteiten bepalen in telefoonverkeer, e-mails en verzoeken voor afspraken, en hierover adviseren;
- Meekijken in mailboxen voor optimale ondersteuning en proactieve agendaplanning;
- Voorbereiden van de wekelijkse portefeuillehouder overleggen, in samenwerking met de bestuurssecretaris, bestuursadviseurs en de gemeentesecretaris;
- Beheren van de gezamenlijke mailbox en informatie en acties uitzetten naar het college of collega’s.
Competenties
- Klantgericht
- Samenwerken
- Stressbestendig
- Omgevingsbewust/ Politiek sensitief
- Organisatievermogen (plannen en organiseren)
- Nauwkeurig
- Communicatief vaardig (mondeling en schriftelijk)
- Proactief
- Flexibel
- Zelfstandig
- Integer
- Besluitvaardig en gedecideerd
- Empathisch
Eisen voor de opdracht Bestuurssecretaresse
- 1. Aantoonbare afgeronde opleiding op minimaal mbo-4 niveau in een secretariële richting
- 2. Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring als bestuurssecretaresse of directiesecretaresse bij een overheidsorganisatie
- 4. Aantoonbare werkervaring met bestuurlijke besluitvormingssystemen zoals; Notubox, of MS Office
- 5. Beschikbaar per 1 december 2026 voor minimaal 28 uur per week
Wensen voor de opdracht Bestuurssecretaresse
- 6. Aantoonbare werkervaring met secretariële en organisatorische werkzaamheden binnen een overheidsinstelling of gemeentelijke organisatie
- 7. Aantoonbare werkervaring met de onderstaande competenties. De kandidaat licht in de offerte toe waar deze competenties in eerdere functies zijn toegepast
- 8. Aantoonbare werkervaring als Bestuurssecretaresse of directiesecretaresse binnen een overheidsinstelling
- 9. Aantoonbare werkervaring met agendabeheer op bestuurlijk niveau voor wethouders en directie, Benoem duidelijk waar deze ervaring is opgedaan
