Rijkswaterstaat is de uitvoeringsorganisatie van het ministerie van Infrastructuur en Waterstaat en werkt dagelijks aan een veilig, leefbaar en bereikbaar Nederland. De opdracht is primair gericht op coördinatie, projectondersteuning, verslaglegging, besluitvorming, informatiebeheer en ondersteuning van het managementteam.
Opdrachtomschrijving Programma’s, Projecten en Onderhoud (PPO)
Het organisatieonderdeel Programma’s, Projecten en Onderhoud (PPO) binnen Rijkswaterstaat is verantwoordelijk voor het complete onderhoud van alle rijkswegen, vaarwegen, tunnels, bruggen, waterkeringen, sluizen en de bedieningsinstallaties in heel Nederland.
Cluster PPO ZD A Baggeren en Bergingen
Het cluster Baggeren en bergingen (ZD A BB) is een landelijk opererend team, dat wordt gecoördineerd vanuit Rijkswaterstaat dienst Zee en Delta.
Het reguliere werk betreft voornamelijk (zoute)vaarwegonderhoud voor zeevaartgeulen en havens langs de gehele Nederlandse kust uiteenlopend van de Eemsgeul tot aan de Westerschelde. De gebieden zijn ingedeeld in percelen en ondergebracht in ca. zeven verschillende contracten met diverse aannemers.
Onder vaarwegonderhoud wordt voornamelijk het (regelmatig) baggeren verstaan, met als doel de geul op diepte te houden en daarmee de bereikbaarheid voor scheepvaart te waarborgen.
Naast het vaarwegonderhoud staat het cluster ook gesteld voor (projectmatige) bergingen, met name wanneer de objecten een belemmering vormen voor de scheepvaart.
Het cluster bestaat uit circa 34 FTE, verdeeld over ongeveer 46 collega’s die direct bij het team betrokken zijn.
Clustercoördinator
Voor het cluster Baggeren & Bergingen van Rijkswaterstaat zoeken wij een zelfstandige, proactieve en verbindende Clustercoördinator.
In deze functie ben je de centrale spil binnen het cluster en ondersteun je de projectmanager, manager projectbeheersing en het Integraal Projectmanagementteam (IPM-team) bij de organisatie, coördinatie en beheersing van werkzaamheden, informatiestromen en besluitvorming.
De kern van de functie ligt in het creëren van overzicht, structuur en continuïteit binnen een dynamische projectomgeving.
Je zorgt ervoor dat werkzaamheden goed op elkaar aansluiten, informatie tijdig beschikbaar is, acties worden opgevolgd en het managementteam beschikt over de juiste informatie om te kunnen sturen en besluiten te nemen. Daarmee lever je een belangrijke bijdrage aan het functioneren van het cluster en de ondersteuning van de projectmanager en het IPM-team.
Een belangrijk onderdeel van de functie bestaat uit het ondersteunen en faciliteren van de overleg- en besluitvormingsprocessen binnen het cluster. Je organiseert en coördineert overleggen, bereidt agenda’s en stukken voor, verzorgt verslaglegging en bewaakt de opvolging van acties en besluiten.
Deze werkzaamheden vormen een belangrijk onderdeel van de rol, maar vinden plaats binnen de bredere verantwoordelijkheid van clustercoördinatie en ondersteuning van het managementteam.
Daarnaast ben je op de hoogte van wat er speelt binnen het cluster, leg je verbindingen tussen disciplines, bewaak je voortgang en ondersteun je collega’s bij organisatorische, procedurele en procesmatige vraagstukken.
Je signaleert knelpunten en verbeterkansen en draagt actief bij aan een professionele, efficiënte en goed georganiseerde werkwijze binnen het team.
De functie vraagt om een hoge mate van zelfstandigheid, organisatietalent, bestuurlijke sensitiviteit, uitstekende communicatieve vaardigheden en het vermogen om snel te schakelen tussen uiteenlopende werkzaamheden, belangen en stakeholders.
Wij zoeken nadrukkelijk iemand die voor langere tijd onderdeel wil uitmaken van het cluster en een stabiele factor wil zijn binnen de organisatie.
Hoe jij bijdraagt in jouw rol
Als Clustercoördinator ondersteun je de projectmanager, manager projectbeheersing en het IPM-team bij de dagelijkse organisatie, coördinatie en beheersing van werkzaamheden, informatiestromen en besluitvorming binnen het cluster.
Je werkzaamheden bestaan onder andere uit:
- organiseren, plannen en coördineren van overleggen, werksessies, bijeenkomsten en workshops;
- beheren van agenda’s en ondersteunen bij de voorbereiding van afspraken van de projectmanager;
- voorbereiden van vergaderingen, verzamelen van input en opstellen van agenda’s;
- opstellen, verspreiden en beheren van vergaderstukken;
- notuleren van complexe overleggen en opstellen van heldere verslagen;
- opstellen en beheren van actie- en besluitenlijsten;
- bewaken van acties, besluiten, deadlines en gemaakte afspraken;
- actief opvolgen van openstaande actiepunten en signaleren van knelpunten;
- ondersteunen van bestuurlijke en projectmatige besluitvorming;
- opstellen, redigeren en coördineren van memo’s, nota’s, opdrachtbrieven, rapportages en presentaties;
- beheren, structureren en toegankelijk houden van documenten en informatiestromen;
- ondersteunen bij periodieke voortgangsrapportages en managementinformatie;
- onderhouden van overzichten, registraties en clusterdossiers;
- toezien op een goede beschikbaarheid, vindbaarheid en ordening van documenten en projectinformatie;
- organiseren van clusterbijeenkomsten, kennissessies en teamactiviteiten;
- signaleren van verbeterkansen binnen werkprocessen en bijdragen aan de implementatie daarvan;
- bijdragen aan een professioneel, volledig en toegankelijk projectarchief.
Bij de uitvoering van de werkzaamheden maak je gebruik van de binnen Rijkswaterstaat toegepaste systemen en informatieomgevingen, zoals Microsoft 365, SharePoint/Connect, Relatics/GRIP.
Je bent zichtbaar aanwezig binnen het cluster en fungeert als aanspreekpunt voor organisatorische, procedurele en informatieve vraagstukken.
Resultaat opdracht
Dit is waar jij voldoening uit haalt
Je haalt energie uit het creëren van structuur, overzicht en rust binnen een omgeving waar veel tegelijkertijd gebeurt. Je vindt het leuk om zaken goed te organiseren en ervoor te zorgen dat collega’s hun werk optimaal kunnen uitvoeren.
Je krijgt voldoening van het voorbereiden van overleggen, het opstellen van heldere verslagen, het bewaken van acties en het ondersteunen van besluitvorming. Daarnaast haal je plezier uit:
- het ontzorgen van de projectmanager en het managementteam;
- het voorbereiden, organiseren en begeleiden van overleggen;
- het opstellen van agenda’s, verslagen en actie- en besluitenlijsten;
- het coördineren van werkzaamheden binnen een multidisciplinair team;
- het verbinden van mensen, informatie en processen;
- het aanbrengen van structuur in documenten en informatiestromen;
- het verbeteren van werkwijzen en processen;
- het samenwerken met collega’s binnen een professionele projectomgeving.
Je bent tevreden wanneer collega’s beschikken over actuele informatie, duidelijke afspraken, goed voorbereide overleggen en een organisatie die soepel functioneert.
Leiding en toezicht
De Clustercoördinator ontvangt functionele aansturing van de projectmanager en manager projectbeheersing van het cluster Baggeren & Bergingen.
Daarnaast wordt nauw samengewerkt met de projectondersteuner en overige leden van het IPM-team.
Van de opdrachtnemer wordt verwacht dat werkzaamheden grotendeels zelfstandig worden uitgevoerd.
De kandidaat is in staat om werkzaamheden te organiseren, prioriteiten te stellen, zelfstandig initiatief te nemen en tijdig afstemming te zoeken waar nodig.
De Clustercoördinator fungeert als centraal aanspreekpunt voor organisatorische, procedurele en informatieve vraagstukken binnen het cluster en levert een actieve bijdrage aan de voorbereiding, ondersteuning en opvolging van overleg- en besluitvormingsprocessen.
Eisen voor de opdracht Clustercoördinator -Baggeren & Bergingen PPO Z&D
- Uitvoeringsvoorwaarde arbeidsrelatie
De aard en organisatorische inbedding van deze opdracht maken dat niet iedere contractvorm passend is; voor deze opdracht wordt daarom uitgegaan van uitvoering via detachering.
LibLab sluit geen specifieke contractvorm of categorie opdrachtnemers op voorhand uit. Wel geldt dat iedere opdracht moet kunnen worden uitgevoerd op een wijze die in overeenstemming is met de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de regels omtrent de kwalificatie van arbeidsrelaties en de Wet DBA.
De geschiktheid van een opdracht voor een bepaalde contractvorm wordt beoordeeld aan de hand van de beoogde feitelijke uitvoering van de werkzaamheden en niet uitsluitend op basis van de gekozen juridische constructie. Daardoor kan het voorkomen dat een opdracht zich, gelet op de aard, inrichting of organisatorische inbedding van de werkzaamheden, niet leent voor alle contractvormen.
Inschrijvers dienen desgevraagd aannemelijk te maken op welke wijze zij de opdracht zullen uitvoeren en hoe daarbij wordt voldaan aan de toepasselijke wet- en regelgeving. Indien onvoldoende aannemelijk wordt gemaakt dat de opdracht binnen de voorgestelde constructie rechtmatig kan worden uitgevoerd, kan een inschrijving buiten beschouwing worden gelaten. - De kandidaat beschikt over een afgeronde hbo-opleiding in een relevante richting, zoals bestuurskunde, bedrijfskunde, communicatie, managementondersteuning, organisatiekunde of vergelijkbaar.
- De kandidaat beschikt over minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring als projectsecretaris, clustercoördinator, projectcoördinator of vergelijkbare functie binnen een projectmatige omgeving.
- De kandidaat beschikt over aantoonbare werkervaring binnen een complexe project- of programmaorganisatie met meerdere disciplines, stakeholders en besluitvormingslijnen.
- De kandidaat beschikt over minimaal 3 jaar aantoonbare ervaring met het organiseren, voorbereiden en ondersteunen van complexe overleggen, inclusief agenda- en stukkenvoorbereiding, verslaglegging, actiebewaking en besluitregistratie.
- De kandidaat beschikt over uitstekende beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift en heeft aantoonbare ervaring met verslaglegging en het opstellen van project- en managementdocumenten.
- De kandidaat beschikt over aantoonbare ervaring met Microsoft 365, Teams, SharePoint en digitale document- en samenwerkingsomgevingen.
- De kandidaat beschikt over aantoonbare ervaring met het ondersteunen van projectmanagers, managementteams of multidisciplinaire projectteams waarbij verslaglegging, actiebewaking en besluitvorming een structureel onderdeel vormden van de functie.
- De kandidaat is beschikbaar op dinsdag en donderdag op locatie in Rotterdam.
- Graag alleen kandidaten voorstellen die de Nederlandse taal beheersen.
Wensen voor de opdracht Clustercoördinator -Baggeren & Bergingen PPO Z&D
- De mate waarin de kandidaat beschikt over ervaring binnen Rijkswaterstaat, andere Rijksdiensten, ProRail of vergelijkbare publieke opdrachtgevers.
- De mate waarin de kandidaat ervaring heeft met het organiseren, voorbereiden, notuleren en opvolgen van complexe overleggen binnen bestuurlijke, management- of projectomgevingen.
- complexiteit van de omgeving;
- niveau van de overlegstructuren;
- zelfstandigheid van de kandidaat;
- kwaliteit van verslaglegging;
- bewaking van acties en besluiten.
- De mate waarin de kandidaat ervaring heeft met het opstellen, redigeren en coördineren van nota’s, memo’s, managementrapportages, voortgangsrapportages, presentaties en bestuurlijke stukken.
- kwaliteit van de voorbeelden;
- complexiteit van de documenten;
- mate van zelfstandigheid;
- bestuurlijke context.
- De mate waarin kandidaat met concrete voorbeelden aantoont zelfstandig regie te hebben gevoerd op acties, besluitvorming, informatiestromen, overlegstructuren en ondersteuning van management- of projectteams binnen een complexe bestuurlijke omgeving.
- initiatief;
- eigenaarschap;
- bestuurlijke sensitiviteit;
- zelfstandigheid;
- resultaatgerichtheid;
- vermogen om zaken daadwerkelijk gerealiseerd te krijgen.
- Competenties – Plannen en organiseren – Pro activiteit – Accuratesse – Samenwerken – Bestuurlijke sensitiviteit – Organisatiesensitiviteit – Schriftelijke vaardigheid – Communicatieve vaardigheid – Flexibiliteit
