Rijkswaterstaat
Rijkswaterstaat is uitvoeringsorganisatie van ministerie van Infrastructuur en Waterstaat en werkt dagelijks aan een veilig, leefbaar en bereikbaar Nederland.
Cluster PPO MN B Sluizen
Cluster B Sluizen is in regio Utrecht opererend team, dat wordt gecoördineerd vanuit dienst Midden Nederland. Het reguliere werk betreft voornamelijk grote renovatie aan sluizen binnen dit gebied. Momenteel werkt team aan drie sluizen: Marijkesluis, Koninginnensluis en Houtribcomplex.
Teamstructuur
Cluster bestaat uit circa 18 FTE, verdeeld over circa 34 direct bij team betrokken collega’s. Integraal Managementteam (IPM-team) bestaat uit: 1 Projectmanager, 2 Contractmanagers, 1 Manager Projectbeheersing, 1 Omgevingsmanager, 1 Technisch Managers en 1 Regisseur Assetmanagement. De overige medewerkers zijn veelal adviseurs uit diverse disciplines. Rol van deze adviseurs wordt door RWS-personeel, ingehuurd personeel en via uitbestedingen ingevuld.
Opdrachtomschrijving
Heldere contracten, die worden uitgevoerd volgens contractafspraken. Daar sta jij voor als Contractsecretaris binnen productiecluster B-Sluizen Midden-Nederland (MN), sector Programma’s, Projecten en Onderhoud (PPO) van Rijkswaterstaat. Je zorgt dat in contractvoorbereiding en -uitvoeringfase contractbeheersing vanuit procesgestuurde contractafspraken goed wordt uitgevoerd. Dit doe je binnen een klein inkoop- en contractmanagement (ICM) team voor cluster B-Sluizen van afdeling MN.
De vacature richt zich op renovatie en vervanging van sluizen in regio Utrecht. Als Contractsecretaris draag je bij aan plan-, contractvoorbereiding-, aanbestedingsfase, maar met name aan uitvoeringfase van project. Je werkt online, vanuit kantoor Utrecht en/of bouwkeet op sluisobject ter plaatse, bijvoorbeeld Prinses Marijkesluis, Rijswijk (Gemeente Buren).
Je bent belangrijke speler in interactie met marktpartijen in uitvoeringscontracten van renovatieprojecten. Momenteel zijn dit Prinses Marijkesluis, Koninginnensluis en Houtribcomplex. Prinses Marijkesluis en Koninginnensluis zitten in uitvoeringsfase. Voor Houtribcomplex zitten we in laatste deel van planfase en contractvoorbereiding is opgestart.
Primaire contracten zijn gebaseerd op Twee-fasen aanpak. Koninginnensluis is met portfolioaanpak gegund. Twee-fasen aanpak houdt in dat voor meest risicovolle of onzekere delen van uitvoeringsfase pas een prijs wordt vastgesteld nadat definitief ontwerp gereed is. In deze periode werken we samen met opdrachtnemer ontwerp en bouwplan verder uit zodat risico’s beter zijn in te schatten en vaste prijs voor uitvoeringsfase kan worden afgegeven. Dit is een relatief nieuwe innovatieve contractvorm, waar Rijkswaterstaat momenteel mee experimenteert. Projecten zijn onderdeel van Markt in transitie: Op weg naar een vitale infrasector.
Je richt je binnen projectteam op contractbeheersing, dit doe je samen met Adviseur Contractmanagement en Contractmanager. Als contractteamlid zorg jij ervoor dat vijf hoofdtaken van contractbeheersing overzichtelijk, professioneel en tijdig voor project(team) worden uitgevoerd. Dit kun je realiseren doordat je bekend bent met en ervaring hebt in GWW-sector, UAV-GC-en ARVODI contracten en realiseren van projecten.
Hoofdtaken
1. Toets- en acceptatieproces van documenten: structuur, standaardisatie en efficiëntie in documentenstroom; beoordelen documenten op contractuele kwaliteitseisen; termijnen en deadlines bewaken; analyses en verbetervoorstellen opstellen.
2. Verzoek tot Wijziging (VtW) coördinatie: coördineren “Groene Kamerproces”; gebruik GRIP (Relatics); status, voortgang en afwijkingen rapporteren.
3. Samenwerkingsgericht Prestatiemeten: S-PM vragenlijst faciliteren, resultaten duiden, samenwerking organiseren en borgen.
4. Project overleggen notuleren: voorbereiden, notuleren en opvolgen van actie- en besluitenlijst.
5. Samenwerking administratieve taken en systemen: samenwerken met Projectondersteuner en Documentalist; ondersteunen bij mailboxbeheer, DMS-beheer en GRIP; flexibel bij piekmomenten of uitval.
Taken
1. Administratieve contractorganisatie:
- Opstellen, beheren en archiveren van documenten
- Juiste interne verspreiding van toets- en acceptatiedocumenten
- Versturen en archiveren van formele communicatie
- Bijhouden digitale contractdossiers
- Bewaken van termijnen, deadlines en reactietijden
- Correct verwerken van gegevens/documenten in contractsystemen
- Plannen en coördineren van vergaderingen
- Opstellen en versturen van agenda’s
- Verzamelen en verspreiden van vergaderstukken
- Notuleren van vergaderingen (kort of uitgebreid)
- Samenvatten van besluiten, actiepunten en verantwoordelijkheden
- Opstellen en verspreiden van notulen
- Bewaken opvolging actiepunten
- Beantwoorden en verwerken van inkomende e-mails en brieven
- Opstellen van formele brieven, mededelingen en verslagen
- Intern contact met projectteamleden
- Externe communicatie met opdrachtnemers
Resultaatgebieden opdracht
- Correcte, volledige en tijdige documentatie en notulen
- Efficiënte en goed voorbereide vergaderingen
- Heldere en tijdige communicatie naar betrokkenen
- Overzichtelijke en up-to-date administratie
- Soepel en tijdig acceptatie- en toetsproces van documenten
Leiding en toezicht
Ja
Meest essentiële competenties
- Sterke schriftelijke en mondelinge communicatie
- Nauwkeurig en gestructureerd kunnen werken
- Goed in plannen en organiseren
- Discreet en vertrouwelijk met informatie omgaan
- Bekend met MS Office, Connect (SharePoint) of vergelijkbare tools
- Proactieve houding, zelfstandig kunnen werken
- Organisatiesensitiviteit
Eisen voor opdracht Contractondersteuner-contractsecretaris b‑sluizen midden‑nederland
- Aangeboden kandidaat heeft kennis en ervaring in wijzigingenproces van contracten
- Aangeboden kandidaat heeft kennis van en minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring met ondersteunende systemen zoals MS Office, Connect (SharePoint omgeving)
- Aangeboden kandidaat heeft hbo werk- en denkniveau, in richting van technische bedrijfseconomie, bedrijfskunde of (Sociaal) juridische dienstverlening
- Aangeboden kandidaat heeft kennis en minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring met contractcorrespondentie binnen GWW-sector aan opdrachtgeverszijde
- Aangeboden kandidaat heeft kennis van en aantoonbare werkervaring formele overleggen tussen Opdrachtgever en Opdrachtnemer. Plannen, organiseren, notuleren en opvolgen van acties en besluiten
Wensen voor opdracht Contractondersteuner-contractsecretaris b‑sluizen midden‑nederland
- Aangeboden kandidaat heeft aantoonbare kennis van en ervaring in coördinatie van contractwijzigingenproces
- Aangeboden kandidaat heeft aantoonbare kennis van en ervaring met IPM model (integraal projectmanagement model)
- Aangeboden kandidaat heeft aantoonbare kennis van en ervaring met UAV-GC en/of ARVODI contractenvormen
- Aangeboden kandidaat heeft aantoonbare kennis van en ervaring met werkprocessen binnen verschillende organisatieonderdelen van Rijkswaterstaat (PPO en regio’s)
Geïnteresseerd in deze opdracht?
Zo gaan wij te werk
1. Reageer op de opdracht Contractondersteuner-contractsecretaris b‑sluizen midden‑nederland
Wanneer je op deze opdracht reageert, starten wij direct met het beoordelen van een mogelijke match.
- We bekijken of jouw ervaring en cv aansluiten bij de opdracht
- We leggen jouw profiel langs de lat van de eisen van de opdrachtgever
- We checken je tarief en zetten dit af tegen de actuele markt om je positie te bepalen
Met deze werkwijze vergroot je jouw kansen op succesvolle bemiddeling. Je hoort op werkdagen binnen 24 uur van ons of er sprake is van een match en of we samen het offertetraject kunnen beginnen.
2. Introductie bij Rijkswaterstaat
Past jouw profiel bij de eisen van Rijkswaterstaat ? Dan volgen de volgende stappen:
- Wij stellen jou voor aan Rijkswaterstaat
- Indien er aanvullende stukken nodig zijn, zoals een motivatie, diploma's, referenties of een VOG, zorgen wij voor het verzamelen hiervan
- We stellen gezamenlijk een overtuigende offerte op waarin jouw toegevoegde waarde helder naar voren komt
- Je krijgt van ons een tariefadvies op basis van de marktsituatie, maar jij beslist uiteindelijk zelf over het uiteindelijke tarief
Ontvangen we een positieve reactie van Rijkswaterstaat , dan plannen we doorgaans een kennismakings- of intakegesprek met je in.
3. Aftrap van de opdracht!
Bij ons kun je rekenen op openheid en transparantie. Doordat we direct schakelen met zelfstandigen, houden we de inhuurketen overzichtelijk en kun jij altijd precies zien hoe het traject verloopt.
- Gemiddelde marges: we rekenen 13% marge over je uurtarief; dit daalt na het eerste jaar naar 11%.
- Supersnelle betaling: zodra de opdrachtgever heeft overgemaakt, staat jouw brutoloon op werkdagen altijd binnen 24 uur op je rekening.
- Altijd je eigen keuzes: bij ons heb je geen concurrentie- of relatiebeding. Wanneer je goed werk levert en de opdrachtgever biedt meer werk aan, mag je dit direct aannemen, volledig vrij dus.
Zo bieden we jou heldere afspraken en behoud je de zelfstandigheid die past bij ondernemen op jouw manier.
Reageer nu binnen 24 uur reactie
Even voorstellen
Wij zijn LibLab
Wat fijn dat je je weg hebt gevonden naar LibLab! Dit platform is speciaal ontwikkeld voor jou als zelfstandig professional en sluit naadloos aan op de wensen en inzichten uit de dagelijkse praktijk. Met inmiddels ruim 18 jaar eigen ervaring als zelfstandig professionals weten wij precies welke uitdagingen je kunt tegenkomen, bijvoorbeeld bij het binnenhalen van nieuwe opdrachten of het samenwerken met tussenpersonen. Omdat we zelf iedere dag met deze situaties te maken hebben gehad, merken we dat de traditionele methodes niet langer toereikend zijn en echt toe zijn aan vernieuwing. Dát is precies waar wij ons voor inzetten.
De meerwaarde van LibLab voor jouw opdrachten
- Snel duidelijkheid: zodra je je aanmeldt voor een opdracht ontvang je binnen één werkdag bericht of we een goede match zien
- Eerlijke marges: je betaalt 13% marge en vanaf het tweede jaar wordt dit percentage automatisch verlaagd naar 11%
- Supersnelle uitbetaling: nadat de klant het bedrag heeft voldaan staat je factuur of brutoloon binnen 24 uur op je rekening
- Volledige vrijheid: wij werken zonder relatiebeding of concurrentiebeding je kunt dus altijd elke vervolgopdracht zelf bepalen
