In het kort
- Maak het verschil als coördinerend adviseur en combineer operationele aansturing met inhoudelijke expertise in informatiemanagement en documentbeheer.
- Draag bij aan een betrouwbare en toekomstbestendige informatiehuishouding voor één van de grootste infrastructurele programma’s van Nederland.
- Werk samen in een betrokken team dat kennis deelt, elkaar versterkt en gezamenlijk zorgt voor grip op informatie, kwaliteit en voortgang.
Opdrachtomschrijving
Als Coördinerend Adviseur Informatiemanagement en Documentbeheer ben je de rechterhand van de Manager Projectbeheersing Programma voor de dagelijkse aansturing van het team Informatiemanagement. Je bent een meewerkend voorman: je geeft richting aan de uitvoering, verdeelt en bewaakt werkzaamheden, signaleert knelpunten en rapporteert over voortgang, kwaliteit en risico’s. Tegelijkertijd werk je inhoudelijk mee aan de inrichting, optimalisatie en borging van informatie- en archiefprocessen. Je verbindt techniek, gebruikers en processen en vertaalt complexe informatievraagstukken naar praktische en duurzame oplossingen binnen SharePoint Online en de bredere Microsoft 365-omgeving.
Werkzaamheden
Resultaten in de eerste drie maanden
- Je hebt inzicht in de werkzaamheden, prioriteiten, knelpunten en verantwoordelijkheden binnen het team.
- Je hebt een heldere overleg-, werkverdelings- en voortgangsstructuur ingericht.
- Je hebt de belangrijkste risico’s en verbeterkansen binnen de informatie- en archiefprocessen in kaart gebracht.
- De dagelijkse aansturing en samenwerking binnen het team verlopen aantoonbaar gestructureerd.
- Informatie- en archiefprocessen zijn verbeterd, vastgelegd en waar mogelijk geautomatiseerd.
- SharePoint Online-omgevingen, metadata en archiefstructuren zijn verder geoptimaliseerd en duurzaam geborgd.
- Managementinformatie over voortgang, kwaliteit en risico’s is periodiek beschikbaar.
- Het optimaliseren en toekomstbestendig inrichten van SharePoint Online en de bredere Microsoft 365-omgeving.
- Het begeleiden van archiefmigraties en implementatie- en verandertrajecten.
- Het analyseren en verbeteren van informatieprocessen binnen de complexe en langlopende projecten van Zuidasdok.
Dit doe je op een gemiddelde dag
1. Je stuurt het team Informatiemanagement operationeel aan, verdeelt werkzaamheden, stelt prioriteiten en bewaakt voortgang, kwaliteit en samenhang;
2. Je adviseert de Manager Projectbeheersing Programma over informatiebeheer, verbetermaatregelen, risico’s en de inrichting van werkprocessen;
3. Je richt SharePoint Online-omgevingen, bibliotheken, metadata en archiefstructuren in en beheert deze, voor zover passend binnen de toegekende bevoegdheden;
4. Je analyseert informatie- en werkprocessen, ondersteunt migratie- en implementatietrajecten en doet concrete voorstellen voor optimalisatie en automatisering.
Gemeentelijke organisatie
De gemeentelijke organisatie bestaat uit 5 clusters, een bestuurs- en concernstaf, 7 stadsdelen en 1 stadsgebied. De stadsdelen besturen samen met de gemeenteraad, burgemeester en wethouders de stad Amsterdam. De 5 clusters zijn: Ruimte en Economie, Sociaal, Stadbeheer, Bedrijfsvoering, Digitalisering, Innovatie en Informatie. De clusters hebben expertise op een specifiek terrein, zoals sport, jeugd of parkeren. Zij werken beleid uit tot stadsbrede kaders waarbinnen de stadsdelen het uitvoerende werk kunnen doen. Ook bieden zij directe ondersteuning aan bewoners die dit nodig hebben, bijvoorbeeld op het gebied van participatie of werk. De stadsdelen houden zich onder andere bezig met de inrichting van straten en pleinen, groen en parken en welzijnswerk in de buurt. Ze zorgen ervoor dat wat ze doen, past bij de behoeften in hun stadsdeel en bij het beleid voor de hele stad. Meer informatie over de gemeentelijke organisatie is te vinden op: https://www.amsterdam.nl/.
Opdrachtgever
Over Zuidas/ZuidasdokZuidas
Bouwen aan een unieke Amsterdamse stadswijk, waar duizenden mensen wonen, werken en recreëren. Dat is ons werk. We doen dat in opdracht van de gemeenteraad van Amsterdam. Zuidas is een internationale toplocatie, op een strategische plek tussen de binnenstad en Schiphol. Het gebied ontwikkelt zich tot een complete stadswijk. Een toplocatie waarin werken, wonen en voorzieningen worden gecombineerd, en met een sterk internationaal karakter. Zuidas kenmerkt zich door een goede bereikbaarheid vanwege de nabijheid van station Amsterdam Zuid, verschillende metrostations, de snelweg A10 Zuid en de nabijheid van Schiphol.
Zuidasdok
Tegelijkertijd met de gebiedsontwikkeling Zuidas wordt een van de belangrijkste infrastructurele projecten van Nederland gerealiseerd: Zuidasdok. Om de bereikbaarheid van Amsterdam en de noordelijke Randstad te bewaken en de leefbaarheid in Zuidas te vergroten, realiseren we met Zuidasdok het volgende:
- Vernieuwen en uitbreiden station Amsterdam Zuid
- Verbreden en deels ondergronds brengen snelweg A10 Zuid
- Herinrichten van de knooppunten De Nieuwe Meer en Amstel
- Herinrichten openbare ruimte stationsgebied
Eisen voor de opdracht Coördinerend adviseur informatiemanagement en documentbeheer
- Referentie U dient minimaal 1 relevante referentie op te geven van de aangeboden kandidaat. Vul in: • Organisatie • Naam contactpersoon • Telefoonnummer contactpersoon. Na afstemming met kandidaat en na het gesprek kan de opdrachtgever besluiten om in contact te treden met de referentie. Om de objectiviteit van de referentie te waarborgen, mag de organisatie die een offerte indient zichzelf of een medewerker niet als referent opgeven. Let op! De referent dient op de hoogte te zijn.
- Eis - Werk- en denkniveau De aangeboden kandidaat beschikt minimaal over een hbo werk- en denkniveau. Dit dient duidelijk geel gemarkeerd in het cv te staan.
- Eis - Werkervaring (Werkgever van) kandidaat verklaart dat er vanuit de onderneming geen sprake is van belangenverstrengeling met Zuidasdok
- Eis - Werkervaring De aangeboden kandidaat beschikt aantoonbaar over minimaal 2 jaar werkervaring met informatiemanagement, informatiebeheer of digitale transformatie binnen een publieke of complexe projectorganisatie.
- Eis - CV toevoegen U voegt het cv toe van de kandidaat. Het cv is opgesteld in het Nederlands en is maximaal 5 A4 groot.
- Eis - Opleiding De aangeboden kandidaat heeft minimaal een afgeronde hbo-opleiding, of aantoonbaar hbo-werk- en denkniveau, op het gebied van informatiemanagement, informatiebeheer, bedrijfskunde of een vergelijkbare richting
- Eis - Werkervaring De aangeboden kandidaat beschikt aantoonbaar over ervaring met SharePoint Online en met het inrichten, optimaliseren of migreren van informatie- en archiefprocessen. Dit dient duidelijk geel gemarkeerd in het cv te staan.
Wensen voor de opdracht Coördinerend adviseur informatiemanagement en documentbeheer
- Wens - Toevoegen motivatie Beschrijf in een korte motivatie van maximaal 1 A4 waarom de kandidaat geschikt is als rechterhand van de Manager Projectbeheersing Programma, hoe de kandidaat het team Informatiemanagement operationeel aanstuurt en tegelijk inhoudelijk meewerkt, en op welke wijze de kandidaat voldoet aan de eisen en wensen.
- Wens - Werkervaring De aangeboden kandidaat heeft aantoonbare ervaring als coördinator of meewerkend voorman en met het operationeel aansturen van een team of uitvoerende werkzaamheden.
- Wens - Werkervaring De aangeboden kandidaat heeft aantoonbare ervaring met archiefmigraties, implementatie- en verandertrajecten en het verbeteren van informatieprocessen.
- Wens - Werkervaring De aangeboden kandidaat combineert een hands-on instelling met ervaring in data- en procesanalyse, dashboards of automatisering en in het trainen en ondersteunen van gebruikers.
- Wens - Werkervaring De aangeboden kandidaat heeft aantoonbaar uitgebreide kennis van Microsoft 365, in het bijzonder SharePoint Online, en kan bibliotheken, metadata en archiefstructuren beheren
