Opdracht omschrijving
Als directiesecretaresse / executive assistant zorg je ervoor dat één of twee directeuren en het managementteam effectief kunnen functioneren. Je voert zelfstandig regie op de professionele ondersteuning rondom de directie, anticipeert op wat nodig is, verbindt mensen en informatie en zorgt dat afspraken, overleggen, communicatie en opvolging professioneel en tijdig verlopen. Je overziet de totale werkstroom rondom de directeur en management, bewaakt prioriteiten en kijkt vooruit. Je werkt binnen de kaders en prioriteiten van de directeur grotendeels zelfstandig, maakt zelf afwegingen in planning, voorbereiding en opvolging en betrekt de directeur wanneer belangen, prioriteiten of gevoeligheden daarom vragen.
Jouw rol
Als directiesecretaresse ben je de sleutelfiguur rondom het werk van één of twee directeuren en het managementteam. Je werkt binnen de kaders en prioriteiten van de directeur grotendeels zelfstandig, maakt zelf afwegingen in planning, voorbereiding en opvolging en schakelt de directeur in wanneer belangen, prioriteiten of gevoeligheden daarom vragen.
Je plant, regelt en ontzorgt tot in de puntjes. Of het nu gaat om directievergaderingen, evenementen, klantsessies of interne bijeenkomsten: jij overziet de totale puzzel, houdt iedereen scherp op deadlines en zorgt dat alle details kloppen.
Je kunt goed uit de voeten met digitale tools (Teams, SharePoint, Outlook, OneNote e.d.) en zet ze slim in om processen te stroomlijnen. Je draagt bij aan heldere en professionele afdelingscommunicatie en zorgt voor consistentie in boodschap, tone of voice en presentatie: je helpt bij het vormgeven en aanscherpen van presentaties, nieuwsberichten en interne communicatie en hebt gevoel voor tone of voice en vormgeving.
Je houdt van verbeteren. Je ziet waar processen slimmer, sneller of klantgerichter kunnen en stelt vernieuwingen voor. Je vindt het leuk om nieuwe digitale middelen uit te proberen en anderen hierin mee te nemen.
Je hebt een ondernemende mindset: je signaleert kansen, pakt zaken op zonder dat het je gevraagd wordt en durft voorstellen te doen. Je bewaakt voortgang, spreekt waar nodig aan en rondt af. Waar anderen stoppen, ga jij nog even door.
Je bent praktisch ingesteld, schakelt snel en vindt het vanzelfsprekend om bij drukte even extra gas te geven. Je houdt overzicht, ook als er veel tegelijk speelt.
Je beschikt over ruime relevante ervaring en kan direct zelfstandig aan de slag. Je beschikt over aantoonbaar HBO werk- en denkniveau.
Thuiswerken past bij jou, maar je vindt het óók belangrijk om zichtbaar te zijn op kantoor en bij bijeenkomsten. Je standplaats is Den Bosch, maar je bent bereid om regelmatig te reizen tussen locaties en naar externe afspraken als de situatie daarom vraagt.
Dit zijn jouw verantwoordelijkheden:
- Beheren van complexe agenda’s, bewaken van prioriteiten en afhandelen van e-mails en verzoeken van de directeur.
- Plannen, voorbereiden en faciliteren van directie- en managementoverleggen, werksessies, afdelingsdagen en interne en externe bijeenkomsten, inclusief het uitnodigen van deelnemers, inventariseren van agendapunten en organiseren van ruimtes en facilitaire diensten.
- Coördineren van de voorbereiding van directieoptredens, klantbezoeken en externe afspraken en zorgen dat de directeur tijdig beschikt over de benodigde informatie, stukken en context.
- Opstellen, redigeren en vormgeven van nieuwsberichten en andere interne afdelingscommunicatie, met aandacht voor verhaallijn, tone of voice en uitstraling.
- Verzamelen en structureren van stukken, toetsen op samenhang en volledigheid en tijdig signaleren wanneer informatie voor bespreking of besluitvorming ontbreekt.
- Vastleggen en bewaken van besluiten, acties en deadlines en actief sturen op tijdige opvolging.
- Onderhouden van contacten met interne en externe stakeholders en zorgen voor tijdige afstemming en informatie-uitwisseling.
- Slim inzetten van digitale samenwerkingsmiddelen om informatie toegankelijk te maken en werkprocessen te stroomlijnen.
- Signaleren en initiëren van verbeteringen in werkprocessen en ondersteunen van collega’s bij nieuwe werkwijzen en digitale middelen.
- Proactief signaleren van kansen, knelpunten en gevoeligheden en hierop tijdig anticiperen.
Eisen voor de opdracht Directiesecretaresse/executive assistant
- Je beschikt over ruime relevante ervaring en kan direct zelfstandig aan de slag.
- Je beschikt over aantoonbaar HBO werk- en denkniveau.
- Uitvoeringsvoorwaarde arbeidsrelatie: De aard en organisatorische inbedding van deze opdracht maken dat niet iedere contractvorm passend is; voor deze opdracht wordt daarom uitgegaan van uitvoering via detachering.
- LibLab sluit geen specifieke contractvorm of categorie opdrachtnemers op voorhand uit. Wel geldt dat iedere opdracht moet kunnen worden uitgevoerd op een wijze die in overeenstemming is met de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de regels omtrent de kwalificatie van arbeidsrelaties en de Wet DBA.
- De geschiktheid van een opdracht voor een bepaalde contractvorm wordt beoordeeld aan de hand van de beoogde feitelijke uitvoering van de werkzaamheden en niet uitsluitend op basis van de gekozen juridische constructie. Daardoor kan het voorkomen dat een opdracht zich, gelet op de aard, inrichting of organisatorische inbedding van de werkzaamheden, niet leent voor alle contractvormen.
- Inschrijvers dienen desgevraagd aannemelijk te maken op welke wijze zij de opdracht zullen uitvoeren en hoe daarbij wordt voldaan aan de toepasselijke wet- en regelgeving. Indien onvoldoende aannemelijk wordt gemaakt dat de opdracht binnen de voorgestelde constructie rechtmatig kan worden uitgevoerd, kan een inschrijving buiten beschouwing worden gelaten.
Wensen voor de opdracht Directiesecretaresse/executive assistant
- Geen wensen.
