Jouw werkzaamheden
Taken en verantwoordelijkheden
- Jij ondersteunt dagelijks de directie in het agendabeheer en correspondentiebeheer.
- Je bereidt diverse interne en externe vergaderingen voor. Dit doe je onder andere door het ordenen van vergaderstukken en, indien gewenst, verzorg je de verslaglegging.
- Je zorgt voor voorbereiding en begeleiding van bestuurlijke en representatieve aangelegenheden en evenementen.
- Je coördineert en redigeert het proces van de bestuurlijk gevoelige dossiers.
- Je coördineert en organiseert organisatiebrede projecten, bijeenkomsten, ontwikkelingen en afspraken.
- Je fungeert als schakel tussen diverse projecten en de directie; jij zorgt voor documentadministratie, bewaakt de voortgang van gemaakte werkafspraken en actiepunten en ontzorgt de projectleiders en medewerkers.
- Je ondersteunt bij het organiseren van (medewerkers-)bijeenkomsten, waarbij jij ook contact hebt met betrokkenen, leveranciers en andere externe partijen, en het maken en bewaken van werkafspraken.
Jouw profiel
- Je hebt een afgeronde MBO opleiding, bijvoorbeeld MBO managementassistent (niveau 4).
- Je hebt aantoonbare beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift.
- Je hebt ervaring in een vergelijkbare functie.
- Je bent zelfstandig en neemt initiatief.
Eisen:
- Het betreft tijdelijke invulling van een reguliere functie bij de Omgevingsdienst. De opdracht leent zich daarom niet voor invulling op zzp-basis. Eventueel geïnteresseerde zzp'ers kunnen zich op detacheringsbasis (= met loonuitbetaling) laten aanbieden door een bureau. Doorleenconstructies zijn nadrukkelijk niet toegestaan. Indien blijkt dat dit criterium niet naar waarheid is ingevuld wordt de opdracht per direct beëindigd.
- Minimaal een afgeronde MBO-4 opleiding. Let op! Dit graag duidelijk op het CV specificeren. Voor opdrachtgever is dit verplicht.
Wensen:
- Kandidaat is bij voorkeur beschikbaar om minimaal 2 dagen per week op kantoor te werken.
- Kandidaat is bij voorkeur per direct beschikbaar voor de gevraagde 32-36 uur (2 pt) of per direct met opbouw van uren (1 pt). Gelieve de beschikbaarheid van kandidaat voor start hieronder aan te geven.
- De kandidaat beschikt over onderstaande competenties. Dit kan samen met kennis, vertrouwen en ervaring worden getoetst in een persoonlijk gesprek:
- Kan zelfstandig werken.
- Beheert de Nederlandse taal in woord en geschrift.
- Kennis van het ordenen van vergaderstukken en het zelfstandig opstellen van de agenda’s.
- Minimaal een afgeronde MBO-4 opleiding in de richting van Managementassistent.
- Bij voorkeur meerjarige ervaring als directieassistente.
- Aantoonbare systeemkennis van Microsoft Outlook en Teams.
De gesprekken vinden plaats op donderdag 15 augustus tussen 10:00 en 13:00 uur. Hier graag rekening mee houden. Gelieve hieronder de beschikbaarheid van de kandidaat op deze datum en tijdvak aan te geven.
