Opdrachtgever
Rijkswaterstaat is de uitvoeringsorganisatie van het ministerie van Infrastructuur en Waterstaat en werkt dagelijks aan een veilig, leefbaar en bereikbaar Nederland.
Opdrachtomschrijving
Het uitvoeren van werkzaamheden op strategisch en uitvoerend niveau op het gebied van document- en informatiemanagement (DIM) t.b.v. de projecten welke vallen onder het cluster ON-wegen van PPO regio Oost Nederland van Rijkswaterstaat. Het cluster bestaat uit ca. 90 personen en wordt aangestuurd door het programmateam. Onder het ON-wegen cluster vallen 8 lopende contracten en 4 aflopende contracten welke gearchiveerd moeten worden. Daarnaast zijn er ook werkzaamheden op clusterniveau ter ondersteuning van het programmateam.
Werkzaamheden
Het werk is onder te verdelen in de volgende aspecten:
Inventariseren en inrichten van het projectarchief
- Het inrichten, onderhouden en overdragen van het projectarchief van ieder individueel contract en het cluster. Input hiervoor zijn de kaderdocumenten van Rijkswaterstaat.
- Het opstellen en periodiek actualiseren van een werkwijze document- en informatiemanagement voor het cluster ON-wegen.
Uitvoering
- Het verwerken van post- en e-mailverwerking met als doel:
- De projecten te laten voldoen aan de wettelijke kaders met betrekking tot het verwerken van inkomende en uitgaande documenten (zowel digitaal als analoog).
- De juiste informatie tijdig beschikbaar stellen aan de juiste personen.
- Het verzamelen en aanleveren van de juiste informatie t.b.v. de projectverantwoording aan de manager projectbeheersing.
- Het beheren van het digitale en analoge projectarchief om ervoor te zorgen dat de juiste mensen toegang hebben tot de juiste documenten in een zo optimaal mogelijk (document management) systeem.
- Het realiseren van een projectarchief dat voldoet aan de kwaliteitseisen die RWS hieraan stelt (o.a. ordening, waarderen en selecteren, toepassen van metadata).
- Het coachen van de projectmedewerkers zodat deze zich bewust zijn van zijn/haar taken en verantwoordelijkheden op DIM-gebied en deze adequaat uitvoert, waardoor de informatiehuishouding continue verbetert.
- Het faciliteren en controleren van documentaire informatie-uitwisselingsprocessen tijdens de aanbestedingsfase.
- Het gereed maken van het (digitale en papieren) archief ten behoeve van een aanstaande overdracht van het documentbeheer.
- Het opstellen en actueel houden van een autorisatiematrix.
- Het verlenen en intrekken van autorisaties tot het gebruikte (document management) systeem.
- Het maken van relevante standaardweergave(n) of standaard zoekvragen in het document management systeem naar behoefte van de medewerkers.
- Het instrueren van (nieuwe) projectmedewerkers zodat deze de eigen taken met betrekking tot documentbeheer en archiefvorming zelfstandig en adequaat kunnen uitvoeren.
- Het actueel houden van alle documenten die bij het beheren van het projectarchief horen.
- Het verplaatsen van documenten en/of (sub)dossiers.
- Het melden van storingen aan Lokaal Functioneel Beheer (LFB), bijv. afdeling Informatievoorziening en beheer (IV-B).
- Het inventariseren en melden van verbetervoorstellen t.b.v. applicaties in de vorm van functionele wensen conform het proces van LFB.
Evaluatie
- Het periodiek controleren van de kwaliteit van het projectarchief en het verloop van de uitvoering van documentbeheer en archiefvorming.
Verbetering
- Het uitbrengen van een SMART advies voor het maken van de juiste keuzes met betrekking tot DIM, zodat het documentbeheer leidt tot een goed, geordend archief dat de bedrijfsvoering ondersteunt en voldoet aan het RWS-beleid.
- Het opstellen van een clusterplan en/of, indien nodig, van een verbeterplan aangaande document- en informatiemanagement. Het doel van het plan is het planmatig, effectief en duurzaam aanpakken van DIM en tekortkomingen of problemen in het documentbeheer en de archiefvorming voorkomen, zodat een goed, geordend archief bereikt wordt.
- Gevraagd of ongevraagd advies uitbrengen n.a.v. analyses die gedaan worden of gesprekken die de documentalist heeft. Dit kan gaan over het vervullen van de juiste behoefte van de collega’s maar ook hoe we de collega’s ‘aangehaakt’ houden.
Resultaat opdracht
- Een projectarchief dat actueel, betrouwbaar en compleet is en welke conform de eisen van RWS wordt onderhouden.
- Ingericht projectarchief volgens de afspraken die met de opdrachtgever zijn gemaakt en dat voldoet aan de kwaliteitseisen die RWS hieraan stelt (o.a. ordening, waarderen en selecteren, toepassen van metadata).
- Actuele middelen voor het documentbeheer en archivering (o.a. autorisatiematrix, werkinstructies, handleidingen, ordeningsstructuur).
Gebruikte systemen
- MS Office
- SharePoint (Binnen RWS genaamd Connect)
Leiding en toezicht
Ja.
Meest essentiële competenties
- Klantgerichtheid
- Hands-on mentaliteit (kunnen denken in mogelijkheden en werkbare oplossingen)
- Analyseren
- Samenwerken
- Plannen en organiseren
- Goede mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheden, waaronder:
- Rapportages en hulpmiddelen kunnen opstellen
- Didactische vaardigheden voor instrueren en begeleiden van gebruikers
- Proactieve instelling
- Zelfontwikkeling (je leert van je omgeving, en van situaties, en past dit toe op je werk)
- Zelfstandigheid (je kan je werk zelfstandig uitvoeren, je neemt het initiatief om zaken te verbeteren en zoekt de collega’s op als je ze nodig hebt)
Eisen
- Kandidaat beschikt aantoonbaar over minimaal 2 jaar kennis van en werkervaring met de verschillende aspecten van document- en informatiemanagement.
- Kandidaat beschikt aantoonbaar over minimaal een mbo werk- en denkniveau.
- Kandidaat heeft ruime kennis van SharePoint en MS Office.
- Ervaring met het schrijven van werkinstructies en handreikingen.
Wensen
- Kennis van en ervaring met (grootschalige) GWW-projecten.
- Kennis en ervaring met MS Office en SharePoint.
- Kennis van relevante kaders en regelgeving (bijv. Woo, AVG, Aw, BIHR, Toepassingsmodel metadata).
