Organisatie
Rijkswaterstaat is de uitvoeringsorganisatie van het ministerie van Infrastructuur en Waterstaat en werkt dagelijks aan een veilig, leefbaar en bereikbaar Nederland.
Over de opdracht
Als documentalist van dit cluster ben je verantwoordelijk voor diverse projectsides. De doelstelling van het Cluster MN A-vaarwegen Noord is het realiseren van het vast, kleinschalig variabel en groot variabel onderhoud aan het natte areaal (IJsselmeergebied) van Midden Nederland. We werken als beheer- en onderhoudsteam aan alle bruggen, sluizen, dijken, oevers, vaarwegen en natuur in het gehele IJsselmeergebied dat valt onder regio Midden-Nederland.
Kantoordagen/Hybride
De standplaats is Lelystad, maar er worden geen afspraken genoemd over thuiswerken, hybride werken of verplichte kantoordagen. Dit betekent dat dit in afstemming gebeurt.
Opdrachtomschrijving
Opdracht dient te worden uitgevoerd binnen de richtlijnen van het project. De opdracht omvat het uitvoeren van het beheer op de archivering in het (document management) systeem door (project)medewerkers. Dit beheer vindt plaats tijdens het uitvoeren van activiteiten zoals: registreren, metadateren, ordenen en classificeren (vertrouwelijkheid) van documenten/informatie.
Daarnaast: het zorgen voor een actueel ordeningsplan, waarderen van de dossiers, autoriseren van medewerkers, geven van training/opleiding aan (project)medewerkers en zorgen voor de benodigde middelen.
Een belangrijke taak is het coachen van de projectmedewerker zodat deze zich bewust is van zijn/haar taken en verantwoordelijkheden met betrekking tot documentbeheer en archiefvorming en deze adequaat uitvoert, waarmee de informatiehuishouding continu verbetert.
Taken en verantwoordelijkheden
Taken die horen bij het beheren van een digitaal projectarchief zijn o.a.:
- Het opstellen en actueel houden van een autorisatiematrix;
- Het verlenen en intrekken van autorisaties tot het gebruikte (document management) systeem;
- Het maken van relevante standaardweergave(n) of standaard zoekvragen in het document management systeem naar behoefte van de medewerkers;
- Instrueren van (nieuwe) projectmedewerkers zodat deze de eigen taken met betrekking tot documentbeheer en archiefvorming zelfstandig en adequaat kunnen uitvoeren;
- Het toevoegen, ordenen, waarderen en selecteren, en muteren van nieuwe (sub)dossiers binnen de ordeningsstructuur;
- Het actueel houden van alle documenten die bij het beheren van het projectarchief horen zoals kaderinstrumenten, werkafspraken, high value lijsten enz.;
- Het verplaatsen van documenten en/of (sub)dossiers;
- Het toezien op het juist verwerken van inkomende, interne en uitgaande documenten conform kaders. En het tijdig beschikbaar stellen van de juiste informatie, aan de juiste persoon (routeren van post- en e-mailstukken);
- Het melden van storingen aan Lokaal Functioneel Beheer (LFB), bijv. afdeling Informatievoorziening en beheer (IV-B);
- Het inventariseren en melden van verbetervoorstellen t.b.v. applicaties in de vorm van functionele wensen conform het proces van LFB;
- Zorgen voor archiefoverdrachten naar DIM incl. daarvoor benodigde voorbereidende activiteiten.
Resultaat opdracht
1. Ingericht projectarchief volgens de afspraken die met de opdrachtgever zijn gemaakt en dat voldoet aan de kwaliteitseisen die RWS hieraan stelt (o.a. ordening, waarderen en selecteren, toepassen van metadata);
2. Actuele middelen voor het documentbeheer en archivering (o.a. autorisatiematrix, werkinstructies, handleidingen, ordeningsstructuur).
Leiding en toezicht
De uitvoering van de werkzaamheden vindt plaats onder aansturing van de opdrachtgever.
Competenties
- Analyseren / analytisch denkvermogen (verbanden kunnen leggen);
- Dienstverlenende en klantgerichte instelling;
- Hands-on mentaliteit (kunnen denken in mogelijkheden en werkbare oplossingen);
- Goede mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheden, waaronder:
- Rapportages en hulpmiddelen kunnen opstellen;
- Didactische vaardigheden voor instrueren en begeleiden van gebruikers;
- Luisteren (de vraag achter de vraag kunnen achterhalen).
- Nauwkeurigheid;
- Omgevingsbewustzijn (je weet wat er binnen de organisatie speelt);
- Proactieve instelling;
- Plannen en organiseren (op een zelfstandige manier je eigen werk indelen en je deadlines zonder stress halen);
- Zelfontwikkeling (je leert van je omgeving en van situaties, en past dit toe op je werk);
- Zelfstandigheid (je kan je werk zelfstandig uitvoeren, je neemt het initiatief om zaken te verbeteren en zoekt de collega's op als je ze nodig hebt).
Eisen voor de opdracht Documentalist MN A-vaarwegen Noord
- Uitvoeringsvoorwaarde arbeidsrelatie: De aard en organisatorische inbedding van deze opdracht maken dat niet iedere contractvorm passend is; voor deze opdracht wordt daarom uitgegaan van uitvoering via detachering. LibLab sluit geen specifieke contractvorm of categorie opdrachtnemers op voorhand uit. Wel geldt dat iedere opdracht moet kunnen worden uitgevoerd op een wijze die in overeenstemming is met de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de regels omtrent de kwalificatie van arbeidsrelaties en de Wet DBA. De geschiktheid van een opdracht voor een bepaalde contractvorm wordt beoordeeld aan de hand van de beoogde feitelijke uitvoering van de werkzaamheden en niet uitsluitend op basis van de gekozen juridische constructie. Daardoor kan het voorkomen dat een opdracht zich, gelet op de aard, inrichting of organisatorische inbedding van de werkzaamheden, niet leent voor alle contractvormen. Inschrijvers dienen desgevraagd aannemelijk te maken op welke wijze zij de opdracht zullen uitvoeren en hoe daarbij wordt voldaan aan de toepasselijke wet- en regelgeving. Indien onvoldoende aannemelijk wordt gemaakt dat de opdracht binnen de voorgestelde constructie rechtmatig kan worden uitgevoerd, kan een inschrijving buiten beschouwing worden gelaten.
- Minimaal HBO denk- en werkniveau met een afgeronde MBO-opleiding in het vakgebied van informatiemanagement of gelijkwaardige opleiding.
- Meer dan 2 jaar aantoonbare werkervaring met werken met een Document Management Systeem (DMS) en het vakgebied van digitaal archiveren.
- Ervaring met en kennis van (documentair) informatiebeheer en dienstverlening, en het gebruik van DIM-gerelateerde ICT-middelen.
- Zelfstandig werkinstructies en handreikingen opstellen.
- De kandidaat beheerst de Nederlandse taal.
Wensen voor de opdracht Documentalist MN A-vaarwegen Noord
- Kennis van en ervaring met onderhoudsprojecten.
- Kennis van relevante kaders en regelgeving (bijv. Woo, AVG, Aw, BIHR, Toepassingsmodel metadata).
- Ervaring met recordmanagement in de M365 SharePoint-applicatie.
