Ervaren Projectondersteuner Bedrijfsvoering Processen

Opdracht
Door de afgelopen jaren een zorgvuldig en effectief financieel beleid te voeren, beschikt de gemeente over een gezonde financiële positie. Daarmee is een belangrijke voorwaarde aanwezig om maatschappelijke opgaven uit te voeren, te investeren in de toekomst en eventuele financiële tegenvallers op te vangen.

Een gezonde financiële positie alleen is echter niet voldoende. De gemeente wil haar maatschappelijke taken betrouwbaar, rechtmatig, doelmatig en transparant uitvoeren. Dat vraagt om een organisatie die haar processen beheerst, beschikt over betrouwbare informatie en tijdig kan bijsturen wanneer risico's of afwijkingen zich voordoen. Een sterke interne beheersing is daarmee een onmisbare randvoorwaarde voor goed openbaar bestuur en voor het vertrouwen van inwoners, gemeenteraad, samenwerkingspartners en toezichthouders.

De afgelopen jaren zijn binnen de organisatie verschillende verbeteringen doorgevoerd in de bedrijfsvoering en de inrichting van processen. Deels met succes, maar tegelijkertijd blijkt dat verbeteringen niet altijd duurzaam worden geborgd en dat de beheersing van processen op onderdelen kwetsbaar blijft. Hierdoor is de organisatie in sommige gevallen nog te afhankelijk van extra inspanningen van medewerkers om de gewenste kwaliteit en verantwoording te realiseren.

De accountantscontrole bevestigt dat de gemeente op verschillende onderdelen haar interne beheersing structureel moet verbeteren en versterken. De belangrijkste bevindingen hebben betrekking op de prestatielevering, de prestatielevering binnen het sociaal domein, de administratieve organisatie, de financiële administratie en de naleving van de inkoopprocedures.

De verwachting is dat de geconstateerde tekortkomingen niet op zichzelf staan, maar samenhangen met onderliggende vraagstukken in de inrichting van processen, verantwoordelijkheden, sturing en borging.

Om die reden wordt gestart met een organisatie brede analyse. Deze analyse heeft als doel de onderliggende oorzaken van de geconstateerde tekortkomingen in beeld te brengen, de belangrijkste risico's en prioriteiten vast te stellen en te bepalen welke maatregelen noodzakelijk zijn om de interne beheersing duurzaam te verbeteren en versterken. De analyse vormt de basis voor een bestuurlijk afgewogen en organisatie breed verbeterprogramma, waarmee de gemeente Zutphen de bedrijfsvoering verder versterkt en duurzaam in control brengt.

Deze analyse is nadrukkelijk geen onderzoek naar individuele medewerkers of afzonderlijke incidenten. De focus ligt op de inrichting van de organisatie, de kwaliteit van processen, de wijze van sturing en de borging van verbeteringen. Doel is om gezamenlijk te leren, structurele oorzaken weg te nemen en de organisatie duurzaam te versterken. Daarmee investeert de gemeente niet alleen in een betere interne beheersing, maar ook in een professionele, betrouwbare en toekomstbestendige organisatie die het vertrouwen van bestuur, raad en samenleving blijvend verdient.

De analyse resulteert in:

• Inzicht in de onderliggende oorzaken van de geconstateerde tekortkomingen in de interne beheersing;
• Identificatie en prioritering van de kritische bedrijfsvoering processen;
• Inzicht in de inrichting van governance, verantwoordelijkheden en eigenaarschap;
• Inzicht in de benodigde kennis, competenties en capaciteit om de interne beheersing duurzaam te versterken;
• Een integraal beeld van de belangrijkste risico's en de mate waarin deze worden beheerst;
• Een uitvoerings- en verbeterplan voor de periode 2027-2029, inclusief prioriteiten, fasering, inschatting benodigde middelen en governance.

Als projectondersteuner ga je samen met de projectleider aan de slag om een projectorganisatie in te richten om de analyse en de totstandkoming van het verbeterplan te begeleiden en voorbereidingen te treffen om met de uitvoering van het verbeterplan te starten.

De werkzaamheden bestaan onder meer uit het plannen en organiseren van bijeenkomsten, bewaken van de voortgang en actiepunten, verzorgen van verslaglegging, verzamelen en structureren van informatie en ondersteunen bij de voorbereiding en uitwerking van projectresultaten.

Functieschaal
Deze functie is ingedeeld in functieschaal 8 / max € 75,-. Deze functieschaal is verbonden aan de desbetreffende CAO van de opdrachtgever inzake de inlenersbeloning.

Offerte-eisen
Maximaal 5 pagina’s cv, excl. motivatiebrief (1 pgn) en excl. voorblad (1 pgn), opgesteld in het Nederlands (minimaal 2 referenties, bestaande uit naam, functie en organisatie) in pdf.
*Indien er een uitvoeringsvoorwaarde wordt gehanteerd verzoeken we je in de offerte aannemelijk te maken en deugdelijk te onderbouwen op welke wijze er invulling gegeven wordt aan de uitvoeringsvoorwaarde, dit valt niet onder bovenstaande bepaling.

Werkdagen
De opdracht wordt vervuld op de volgende werkdagen: Ma - Di - Wo - Do - Vr.
Is hybride werken mogelijk: Ja.

Overige informatie

• De opdrachtgever zal om een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) vragen.
• Indien opdrachtnemer personeel ter beschikking stelt, staat opdrachtnemer in het handelsregister geregistreerd als bedrijf dat personeel ter beschikking stelt (conform Waadi).
• BYOD (bring your own device): voor deze opdracht moet de kandidaat gebruik maken van eigen apparatuur.
  • Binnen de gemeente gebruiken wij de HP ProBook 440 G11 in combinatie met de HP USB-C Dock G5. Om jouw eigen laptop goed te kunnen gebruiken op onze HP Docking G5, moet deze minimaal voldoen aan de volgende voorwaarden:
    • Een USB-C aansluiting hebben.
    • De USB-C aansluiting moet DisplayPort Alt Mode ondersteunen (voor beeldschermen via de docking).
    • De USB-C aansluiting moet bij voorkeur USB Power Delivery (PD) ondersteunen, zodat de laptop via de docking kan worden opgeladen.
    • Een Thunderbolt 3, Thunderbolt 4, USB4 of USB-C poort met DisplayPort Alt Mode is geschikt.
    • De laptop moet ondersteuning bieden voor externe beeldschermen via de USB-C poort.
  De HP USB-C Dock G5 is ontworpen voor zowel HP- als niet-HP-laptops die voldoen aan de USB-C standaarden met DisplayPort Alt Mode. Bij laptops zonder deze ondersteuning zullen monitoren via de docking niet werken.
• Voor deze aanbesteding past de inschrijver SROI toe ter waarde van 1% (ZZP) of 2% (detacheringsbureau) indien de opdracht >75.000,- passeert.
• Gemeente Zutphen hecht waarde aan maatschappelijk verantwoord ondernemen. In dat kader is sociaal aanbesteden en daarmee Social Return onderdeel van het duurzame. Voor deze aanbesteding past de inschrijver SROI toe ter waarde van 1% (ZZP) of 2% (detacheringsbureau) indien de opdracht >75.000,- passeert. Social Return is een menukaart van 3 onderdelen: Sociale inkoop, maatschappelijke activiteiten en arbeidstoeleiding mogen ingezet worden als sociaal rendement (de beoordeling daarvan wordt gedaan door de SROI-adviseur van de gemeente Zutphen). Een combinatie van deze mogelijkheden voor de inzet van Social Return is ook toegestaan. De nadere invulling van de Social Return verplichting is binnen de beschreven mogelijkheden vrij en vindt altijd plaats in overleg met de adviseur SROI van de gemeente Zutphen. Binnen zeven kalenderdagen na definitieve gunning van de opdracht moet de opdrachtnemer contact op nemen met de adviseur SROI. Contactgegevens worden direct na gunning verstrekt.
• De kandidaat stelt zich voor in een korte (persoonlijke) motivatie en waarom deze geschikt is voor deze opdracht. De motivatie dient geschreven te zijn door de kandidaat zelf.

Eisen voor de opdracht Ervaren Projectondersteuner Bedrijfsvoering Processen

• 1. Aantoonbare werkervaring met projectondersteuning bij complexe organisatieveranderingen en/of procesverbeteringen. Licht dit duidelijk toe aan de hand van minimaal één concreet voorbeeld en/of referentieproject
• 3. Aantoonbare kennis van Mircrosoft 365. Benoem dit duidelijk in de offerte
• 2. Aantoonbare werkervaring met projectplanning, actiebewaking, verslaglegging én voortgangsrapportages. Licht dit duidelijk toe aan de hand van minimaal één concreet voorbeeld en/of referentieproject
• 4. Aantoonbare werkervaring met opstellen van notities, presentaties én managementinformatie. Licht dit duidelijk toe aan de hand van minimaal één concreet voorbeeld en/of referentieproject
• 5. Beschikbaar voor gemiddeld 32 tot 36 uur per week gedurende de gehele opdracht, inclusief eventuele verlengingen

Wensen voor de opdracht Ervaren Projectondersteuner Bedrijfsvoering Processen

• 6. Aantoonbare kennis van Mircrosoft SharePoint én Excel. Benoem dit duidelijk in de offerte
• 7. Aantoonbare werkervaring met projectondersteuning bij complexe organisatieveranderingen en/of procesverbeteringen. Licht dit duidelijk toe aan de hand van minimaal één concreet voorbeeld en/of referentieproject
• 8. Aantoonbare werkervaring binnen een gemeentelijke organisatie. Licht dit duidelijk toe aan de hand van minimaal één concreet voorbeeld en/of referentieproject