Functiebeschrijving: Projectopdracht
Project – Verdere uitvoering WTTA (o.a. urenschrijven, inrichting portaal) en adviseur uitzendaanbesteding
Projectnaam
Verdere uitvoering (WTTA)
Domein
Mens & Organisatie
Projecttype
Beleidsontwikkeling (organisatie breed)
Status
Uitvoering en verbeterfase
Opdrachtgever en governance
Projecteigenaar: Teammanager Advies & Expertise M&O
Projectleider: Projectleider WTTA / Adviseur Uitzenden
Besluitvormend overleg: MT M&O Juridische Zaken Inkoop/ contractmanagement Digitalisering Finance
PMO-afstemming: PMO M&O/ RCT Digitalisering/ ECIU
Afstemming: Dit project is een vervolg op het project WTTA, aangevuld met doorontwikkeling van het ECIU.
Aanleiding en context
Wet- en regelgeving rondom gelijke beloning (WTTA) stelt eisen aan de wijze waarop organisaties beloning vaststellen en inrichten voor extern van professionals (ECIU, C8, leveranciers).
Vitens heeft behoefte aan:
– Uitvoeren van de wettelijke eisen
– Helderheid over risico’s en compliance
– Ondersteuning/ advisering bij de uitzendaanbesteding (o.a. urenregistratie, kostprijstopbouw)
Doelstelling
Het ontwikkelen en inrichten van een duurzaam ECIU/C8 portaal waarmee Vitens:
– Voldoet aan wet- en regelgeving
– Duidelijke kaders heeft voor verwerking van uren en declaraties van de externe professionals
– Zorgen voor structurele afspraken en controles binnen bijvoorbeeld M&O, Inkoop, Finance, Legal en de betrokken operationele afdelingen
– Integraal kijken naar de processen en de aansluiting vinden met de betrokken afdelingen
– Beoordelen hoe de arbeidsvoorwaarden worden toegepast, verwerkt/ betaald en gecontroleerd
Beoogde resultaten en deliverables
– Het portaal functioneel (WTTA-Proof) is ingericht, getest en opgeleverd en aansluit bij de behoeften van de verschillende gebruikersgroepen
– Gebruikers hun werkzaamheden (via het portaal) foutloos, efficiënt en gebruikersvriendelijk kunnen uitvoeren
– De processen, rollen en verantwoordelijkheden rondom verwerking helder zijn ingericht
– Betrokken stakeholders adequaat worden begeleid en geadviseerd bij vraagstukken rondom uitzenden/ gelijke waardige beloning
– De benodigde kennis, werkwijzen en afspraken zijn overgedragen en geborgd binnen de organisatie
Projectfasering en mijlpalen
De fasen lopen deels parallel. Fase 1 sluit aan op de go-live van de single-tenantomgeving (1 april 2027); fase 3 start direct, gezien de contractering van uitzenders in mei 2027.
Fase 1 – Urenschrijven (01 januari 2027 – 1 april 2027)
– Analyse van het huidige uren- en declaratieproces van externe professionals binnen ECIU/C8 en toetsing aan de eisen uit de WTTA en gelijkwaardige beloning (o.a. vastleggen van gewerkte uren, overwerk, onregelmatigheids- en reisuren conform de Cao Waterbedrijven)
– Inrichten en testen (functionele test en gebruikersacceptatietest met ECIU, externe professionals en leveranciers), inclusief werkinstructies en communicatie richting gebruikers
– Opstellen en of aanvullen richtlijn inzake beleid urenschrijven
Mijlpaal 1
Urenschrijven is WTTA-proof ingericht, getest en door de gebruikersgroepen geaccepteerd, en gaat live met de single-tenantomgeving per 1 april 2027.
Fase 2 – Koppelingen (maart 2027 – juni 2027)
– In kaart brengen van de datastromen en benodigde koppelingen tussen het portaal en omliggende systemen: SAP (Finance: facturatie, kostenplaatsen/projectnummers), HR/IAM (in- en uitstroom, toegang) en de backoffice van leveranciers (loonverwerking op basis van geaccordeerde uren)
– Specificeren en end-to-end testen van de koppelingen samen met Finance, Digitalisering en Circle 8/Nétive, inclusief dienstverleningsafspraken, informatiebeveiliging en AVG (verwerkersafspraken)
– Inrichten van structurele controles en rapportages, zoals de aansluiting uren–factuur–betaling leverancier en Vitens
Mijlpaal 2
De koppelingen zijn operationeel; het proces van urenregistratie tot accordering, facturatie en betaling is sluitend, controleerbaar en vastgelegd in processen, rollen en verantwoordelijkheden (RACI). Gereed: juni 2027.
Fase 3 – Uitzenden (contractering uitzenders Mei 2027)
– Advisering bij het opstellen van de aanbestedingsstukken: eisen ten aanzien van WTTA-toelating (verplicht vanaf 1 januari 2027), gelijkwaardige beloning (art. 8 Waadi), transparante kostprijsopbouw (beloning, werkgeverslasten, marge), rol uitzenders en urenregistratie via het portaal
– Ondersteuning bij de beoordeling van inschrijvingen, met name de financiële analyse van tarieven en kostprijsopbouw en contractvoorwaarden
– Migratie van uitzenden: aansluiten van de gegunde uitzenders op het portaal, overdracht van kennis en werkwijzen aan de lijnorganisatie en evaluatie van het project
Mijlpaal 3
Uitzendcontracten zijn gegund en getekend (mei 2027); de gegunde uitzenders zijn aangesloten op het portaal en het beheer is overgedragen aan de lijnorganisatie. Gereed: 1 september 2027.
Stakeholders
– M&O (incl. beloningsexpertise)
– Contractmanagement
– ECIU
– C8/ VMS Nétive
– Leveranciers
– Juridische Zaken
– Finance
– Digitalisering
Capaciteit en expertise
Indicatieve inzet projectleider: 24 uur per week.
Vereiste expertise:
– beloning & staffingmarkt
– arbeidsrecht / inlenersbeloning
– financieel-analytisch
– systeeminrichting (o.a. Netive)
– sterk stakeholdermanagement.
Werklocatie
Kantoor Zwolle
Eisen voor de opdracht Expert Arbeidsvoorwaarden
- Geen eisen
Wensen voor de opdracht Expert Arbeidsvoorwaarden
- Geen wensen
