Behoefte
Binnen Facilitaire Zaken zijn wij op zoek naar een facilitair specialist die fungeert als de spin in het web tussen gebruikers, leveranciers en collega’s op de afdeling. Je beschikt over aantoonbare kennis van facilitair/huisvesting en werkt vanuit een proactieve en zelfstandige houding.
In deze rol voer je regie op de operationele facilitaire dienstverlening, meldingenbeheer en aanverwante projecten en contracten. Je bewaakt de voortgang, stuurt bij waar nodig en signaleert actief kansen en knelpunten in de werkomgeving.
Je bent aanspreekpunt bij facilitaire vragen en klachten en weet deze oplossings- en klantgericht af te handelen. Daarnaast schakel je effectief met externe leveranciers, bewaak je afspraken en zorg je voor een soepele samenwerking.
Je hebt affiniteit met financiële administraties, dit in verband met projectbudgetten en het kunnen opstellen van projectbegrotingen.
Beschrijving behoefte
– Vanuit de regierol operationeel verantwoordelijk voor de dagelijkse uitvoering van de facilitaire contracten voor met name het cluster gebouwbeheer en werkomgeving
– Fungeert in de regierol als aanspreekpunt voor de interne klant en meldingen vanuit Topdesk worden door jou beoordeelt en behandelt.
– Regievoerder en beheerder van kleine facilitaire contracten en/of aanverwante projecten en verleent ondersteunende werkzaamheden aan de facilitair specialisten.
– Kennis van en affiniteit met budgetbeheer/financiën
– Draagt zorg voor een actuele en correcte administratie zodat de contracten goed beheerd en uitgevoerd worden en neemt deel aan aanbestedingen
– Fungeert als operationeel aanspreek punt voor externe partijen.
– Controleert werkzaamheden, deadlines en ziet toe op het nakomen van gemaakte afspraken
– Werkt intensief samen met de collega’s op de afdeling, is de spil tussen de verschillende contractmanagers, facilitair servicemedewerkers en servicedesks
– Ondersteunt bij budgetbewaking, financiële rapportages, verplichtingenregistratie.
– Vanuit jouw rol verricht je je werkzaamheden op kantoor. Werktijden variëren op ma-vr tussen 07:30 uur – 17:00 uur. (incidenteel buiten deze tijden en in het weekend)
Specialisatie
Je richt je op de harde kant van facility management. Samen met het team ben je verantwoordelijk voor het zorgvuldig beheren van het gebouw en de werkomgeving en voor het continu waarborgen van de veiligheid. Je focus ligt op de continuïteit op operationeel gebied. Dit doe je in nauwe samenwerking met projectmanagers, contractmanagers en facilitair specialisten en medewerkers.
Beschrijving afdeling/team
Je komt terecht in een dynamisch en gedreven team binnen de afdeling Facilitaire Zaken. De afdeling bestaat uit circa 25 professionals met diverse achtergronden, van facilitair servicemedewerkers tot contractmanagers en vakspecialisten. Samen zijn we verantwoordelijk voor zowel harde als zachte facilitaire diensten en streven we naar de continuïteit en verbetering van de facilitaire dienstverlening terwijl we in transitie zitten. Samenwerking staat bij ons hoog in het vaandel: we helpen elkaar, delen kennis en werken samen aan het realiseren van de organisatiedoelen. Werken bij onze afdeling betekent werken in een sociale en betrokken omgeving met fijne collega’s.
Het matchgesprek
Het matchgesprek wordt gehouden op basis van de aangeleverde gegevens en competenties van de kandidaat (CV) in combinatie met de behoefte uit deze aanvraag.
Uitvoeringsvoorwaarde arbeidsrelatie
De aard en organisatorische inbedding van deze opdracht maken dat niet iedere contractvorm passend is; voor deze opdracht wordt daarom uitgegaan van uitvoering via detachering.
LibLab sluit geen specifieke contractvorm of categorie opdrachtnemers op voorhand uit. Wel geldt dat iedere opdracht moet kunnen worden uitgevoerd op een wijze die in overeenstemming is met de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de regels omtrent de kwalificatie van arbeidsrelaties en de Wet DBA.
De geschiktheid van een opdracht voor een bepaalde contractvorm wordt beoordeeld aan de hand van de beoogde feitelijke uitvoering van de werkzaamheden en niet uitsluitend op basis van de gekozen juridische constructie. Daardoor kan het voorkomen dat een opdracht zich, gelet op de aard, inrichting of organisatorische inbedding van de werkzaamheden, niet leent voor alle contractvormen.
Inschrijvers dienen desgevraagd aannemelijk te maken op welke wijze zij de opdracht zullen uitvoeren en hoe daarbij wordt voldaan aan de toepasselijke wet- en regelgeving. Indien onvoldoende aannemelijk wordt gemaakt dat de opdracht binnen de voorgestelde constructie rechtmatig kan worden uitgevoerd, kan een inschrijving buiten beschouwing worden gelaten.
Competenties
– Je kijkt vanuit een facilitaire bril, signaleert kansen/knelpunten en pakt deze zelfstandig op.
– Je bent een teamspeler, die samen met de rest van het team een mooie prestatie wilt neerzetten.
– Je bent proactief en klant- en doelgericht;
– Beschikt over een sterk facilitair inzicht en het vermogen om operationele afwijkingen, risico’s en knelpunten tijdig te signaleren en hier adequaat op te sturen. (10p)
– Weet prioriteiten te stellen, de voortgang van werkzaamheden te bewaken en externe leveranciers en interne stakeholders effectief aan te sturen.
– Deze competenties worden getest in een gesprek. (20p)
Eisen voor de opdracht Facilitair Specialist
- Het cv inclusief voorstelblad is opgesteld in het Nederlands en is maximaal 8 A4’tjes groot.
- Kandidaat heeft aantoonbaar HBO werk- en denkniveau
- Kandidaat heeft minimaal 2 jaar ervaring opgedaan in een vergelijkbare rol
- Kandidaat heeft kennis van FMIS zoals TOP-desk
- Kandidaat heeft ervaring met het aansturen van leveranciers
- Kandidaat heeft kennis van en ervaring met budgetbeheer/financiën is een pré.
- Kandidaat heeft een goede beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift.
Wensen voor de opdracht Facilitair Specialist
- Kandidaat heeft een diploma op facilitair- of bouwkundig gebied (20 punten)
- Kandidaat heeft ervaring met werkvergunningen (20 punten)
- Kandidaat is in het bezit van VCA VOL (of bent bereid deze te behalen) (20 punten)
- Kandidaat heeft ervaring met/in gebouwbeheer en werkomgeving (20 punten)
