Utrecht heeft jou nodig! Deze opdracht voer je uit binnen het organisatieonderdeel Publiekszaken. Publiekszaken bestaat uit de afdelingen Burgerzaken, het Klantcontactcentrum, en het Bedrijfsbureau, het Programma Publieksdienstverlening en het International Centre Utrecht.
Als Forecaster/Capaciteitsplanner werk je binnen het team WFM (Workforce Management). Het WFM team werkt vooral zowel de afdeling Burgerzaken als het Klantcontactcentrum. Het klantcontactcentrum is de eerste ingang voor alle vragen van de inwoners. De afdeling Burgerzaken behandelt alle zaken die betrekking hebben op de Burgerlijke Stand (BS) inclusief baliecontacten. Denk hierbij aan geboorteaangiften en overlijdensaangiften en verzoeken rondom de aanvraag van reisdocumenten, rijbewijzen, verhuizingen, uittreksel uit de BS & BRP en adresonderzoeken. De tweede kerntaak is het actueel houden van de Basisregistratie Personen (BRP). De werkzaamheden zijn verdeeld in frontoffice en backoffice taken.
Je taken zijn:
- Je maakt een lange en korte termijn forecast voor het aantal bezoekers over de verschillende locaties voor de producten van burgerzaken.
- Je maakt op basis van de forecast en de businessafspraken een capaciteitsplanning welk ieder kwartaal besproken wordt met de teammanagers.
- Je maakt iedere week, maand, kwartaal rapportages over de prestaties van de teams.
- Je signaleert naar de teammanager over data of andere invloeden en ontwikkeling die van belang zijn voor de voorspelling.
- Je denkt mee in de organisatie ontwikkeling vanuit jouw WFM expertise. Je vertaalt de veranderingen naar de werkprocessen van WFM.
- Je ontwikkelt op basis van deze nieuwe organisatie nieuwe sturingsrapportages.
- Je bent bekend met de business afspraken en bewaakt de visie van burgerzaken en houdt hiermee het overzicht.
- Je geeft advies op basis van jouw kennis en expertise (WFM) aan teammanagers en hoofd burgerzaken. Hierbij is het belangrijk dat je kunt communiceren op operationeel en strategisch niveau.
- Je werkt nauw samen met de collega forecasters/capaciteitsplanners PBZ.
- Je zorgt voor uniformiteit van werkafspraken tussen de forecasters/capaciteitsplanners PBZ en geeft, door jouw frisse blik feedback over werkafspraken.
- Je bent nieuwsgierig en gelooft in het blijven ontwikkelen van jezelf, van de werkzaamheden en van het team.
- Je werkt samen binnen het WFM team met jouw collega's van Planning en Traffic, je zorgt dat zij de juiste informatie ontvangen over de gemaakte afspraken, draagt jouw forecast over en deelt jouw rapportages met hen.
Jij hebt/bent:
- Hbo werk- en denkniveau, bij voorkeur in de richting van bedrijfskunde;
- Minimaal 5 jaar werkervaring met forecasten/capaciteitsplannen;
- Je bent een expert in Excel en hebt ervaring met het maken van forecastingsmodellen in Excel;
- Je hebt ervaring met het werken in Nice;
- Je bent communicatiefvaardig en denkt graag mee over veranderingen binnen de afdeling.
Als gemeente Utrecht geloven wij dat een diverse organisatie zorgt voor meer innovatie, creativiteit en een betere samenwerking. Om die reden streven wij ernaar om een zo’n inclusief mogelijke organisatie te zijn. Ben je benieuwd hoe wij dat doen? Lees dat op deze pagina.
Goed om te weten:
- Gesprekken zijn gepland op 9 augustus 2024. De manager neemt contact op indien je wordt uitgenodigd voor een gesprek. Dit kan of fysiek of digitaal plaatsvinden.
- Door de weging van de antwoorden op de vragen in de uitvraag wordt de rangorde van de offertes in prijs/kwaliteit bepaald. Alleen van de 5 hoogst scorende offertes worden nader gewogen op de kwaliteit. Indien het aantal offertes de 10 niet overstijgt kunnen alle offertes nader op de kwaliteit beoordeeld worden.
- Bij gebleken geschiktheid bestaat er een kans dat er nog een kandidaat uit deze procedure wordt aangenomen.
- Wanneer de hierboven beschreven opdracht door omstandigheden niet binnen de voorziene periode kan worden afgerond behoudt Gemeente Utrecht zich in alle geval het recht voor de opdracht te verlengen tot het moment dat een zorgvuldige afronding en overdracht kan worden gerealiseerd.
- De gemeente Utrecht behoudt zich het recht voor om gedurende de eerste 3 maanden na gunning, bij gebleken ongeschiktheid of tussentijdse beëindiging, de opdracht te gunnen aan de nummer 2 aanbieder of opvolgend.
Eisen
- Je beschikt over minimaal hbo werk- en denkniveau:
- Dit criterium betreft een zogenaamde knock-out criterium. Dit betekent dat uw offerte enkel wordt beoordeeld wanneer bovenstaande informatie volledig is ingevuld. Voor deze opdracht is het noodzakelijk om twee recente en relevante referenties aan te leveren. Hierbij gaat het om de volgende informatie:
- Naam organisatie
- Naam contactpersoon
- Afdeling en functie contactpersoon
- Telefoonnummer contactpersoon
- Is de kandidaat de afgelopen 2 jaar in loondienst geweest bij Gemeente Utrecht voor dezelfde/vergelijkbare werkzaamheden?
Wensen
- Prijs is exclusief BTW en inclusief alle bijkomende kosten. Let op: het maximum uurtarief is: € 85,-. Het met een hoger tarief offreren dan het aangegeven maximum leidt tot uitsluiting van verdere deelname.
- Je hebt ervaring met het maken van forecastingsmodellen in Excel:
- Schrijf een motivatie t.b.v. deze opdracht, ga in op het gestelde profiel. (max 1/2 A4). Graag ontvangen wij een door de kandidaat zelf geschreven motivatie.
- Aantal jaren werkervaring met forecasten/capaciteitsplannen:
- 0 tot 5 jaar
- 5 tot 8 jaar
- Meer dan 8 jaar
- Je hebt ervaring met het werken in Nice:
- Voeg hier je CV toe. Je CV is max 3 pagina's enkelzijdig en toont een volledig overzicht van je werkzaamheden tot dusver. Het CV dient ter verificatie van de antwoorden op voorgaande vragen en wordt inhoudelijk beoordeeld op kwaliteit. Daarnaast vermeldt het CV huidige nevenfuncties (bezoldigd en onbezoldigd) zodat de vacaturehouder mogelijke belangenverstrengeling kan uitsluiten. Je CV is in het Nederlands opgesteld en in Pdf-formaat.
- Wat is je telefoonnummer en e-mailadres? Het is mogelijk meerdere contactgegevens op te geven, bij voorkeur ontvangen we contactgegevens van de aanbieder die de offerte heeft ingediend. We hebben deze gegevens nodig voor het eventuele inplannen van een kennismakingsgesprek en administratieve afhandeling.
