Het doel van de inzet van Management assistent is dat werkzaamheden van administratieve/secretariële-, organisatorische- en planmatige aard worden uitgevoerd ter ondersteuning van een tweetal managers.
Werkzaamheden en verantwoordelijkhedenDe Management assistent ondersteunt een tweetal managers van VNG Realisatie. Daarbij verricht zij de volgende werkzaamheden:
Managementondersteuning
- Complex agendabeheer en proactief beheer van de mailboxen (prioriteren, waar mogelijk zelf afhandelen of acties uitzetten);
- Onderhoud telefonisch contacten met gemeenten en relaties van de managers;
- Bewaken van lopende dossiers en activiteiten: signaleren, rappelleren en waar mogelijk afhandelen;
- Is achtervang van en werkt nauw samen met de andere Management assistenten;
- Zorg dragen voor de stukkenstroom in IBABS (ten behoeve van vergaderingen);
- Organiseren van vergaderingen en bereidt deze voor (ruimte, faciliteiten en stukken);
- Voorbereiden van de agenda voor vergaderingen en zorg dragen voor de verslaglegging en opvolging van besluiten en actiepunten;
- Regelen van reizen en accommodaties;
- Reserveren van vergaderruimten zorgen dat bezoekers zijn aangemeld;
- Faciliteert de directie op gebied van representatie en lief en leed;
- Handelt administratieve zaken af in opdracht van de directie.
Resultaat van de opdracht
De Management assistent werkt met meerdere collega’s aan de realisatie van resultaten bij VNG Realisatie met specifieke inzet op een tweetal managers. Daarnaast is de Management assistent dienstbaar, ontzorgt, jaagt na en beschikt over uitstekende communicatieve vaardigheden. Bijeenkomsten zijn tiptop in orde, de administratie is op orde, publicaties op tijd en afgestemd met communicatie en ze voelen zich gesteund, begrepen en geholpen. Geen werk is te veel en er zijn weinig woorden benodigd.
Eisen:
- MBO werk- en denkniveau, bij voorkeur met een afgeronde administratieve of secretariële opleiding
- Minimaal 2 jaar werkervaring op MBO werk- en denkniveau
- Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring in vergelijkbare functie, blijkend uit CV/motivatiebrief
- Minimaal 2 jaar ervaring met het Microsoft-Officepakket (Outlook, Word, Excel, PowerPoint en Outlook)
- Minimaal 2 jaar ervaring met het beheer van mailboxen en agendabeheer
- We gaan uit van gebruik van eigen telefoon en laptop
Wensen:
-
- De kandidaat heeft aantoonbare werkervaring als managementassistent waarbij hij/zij complexe agenda’s beheert i.c.m. mailbox (benoem 2 voorbeelden in motivatiebrief)
