Waar ben jij van?
Jij bent van het ondersteunen en ontzorgen. Dankzij jouw inzet lopen alle administratieve taken en werkprocessen binnen het team op rolletjes!
Jouw functie
Afdeling Bouw- en Woningtoezicht (BWT), onderdeel van cluster Stadsontwikkeling, is tijdelijk op zoek naar een ervaren managementassistent i.v.m. onderbezetting. Je komt binnen BWT te werken bij team Bedrijfsvoering en Ondersteuning. Dit team zorgt voor ondersteuning op het gebied van de bedrijfsvoering binnen BWT. Denk hierbij aan financiën, financiële administratie, subsidies, data- en informatiemanagement, klantcontactcentrum en het secretariaat.
De werkzaamheden worden uitgevoerd vanuit het secretariaat. Binnen dit team werken collega’s die teamleiders ondersteunen en ook medewerkers ondersteunen bij allerlei vragen waar het secretariaat van is. Daarnaast beheert het secretariaat voor BWT de voorraad van kantoorartikelen, persoonlijke beschermingsmiddelen, bedrijfskleding, werkapparatuur etc. Belangrijk is dat in overleg met andere teams van BWT deze producten op voorraad zijn en het gebruik en beheer geregistreerd wordt.
Als managementassistent ondersteun je meerdere teamleiders met complexe agenda’s in een politiek-bestuurlijke omgeving. Ook bied je ondersteuning aan medewerkers of teams bij allerlei vragen waar het secretariaat van is. Om die reden zoekt BWT een ervaren managementassistent.
Je taken zijn:
- (complex) agendabeheer;
- beheren en verwerken van e-mails;
- afspraken maken, reserveren van vergaderruimtes en aanmelden van bezoekers;
- voorbereiden en (digitaal) organiseren van (complexe) overleggen en bijeenkomsten;
- behandelen telefoonverkeer;
- bewaken kwaliteit in- en uitgaande correspondentie;
- facilitaire werkzaamheden en bestellingen plaatsen (bijv. bloemen en geschenken bestellen, maar ook persoonlijke beschermingsmiddelen beheren);
- ondersteunen HR;
- archiefbeheer;
- notuleren;
- optimaliseren werkprocessen van het secretariaat en het opstellen/bijhouden van handboeken, registratieoverzichten, checklists etc.;
- overige taken waar het secretariaat van is.
Samen met de andere collega’s van het secretariaat stem je het dagelijks werk af en organiseer je onderling de werkzaamheden.
Flexibiliteit is belangrijk. Het kan bij bijv. drukte, vakanties of door andere omstandigheden gevraagd worden om (tijdelijk) ook andere secretariële taken op te pakken als achtervang.
Geregeld worden de werkzaamheden geëvalueerd met als doel om het werk binnen het secretariaat efficiënt en effectief uit te voeren. Jouw input en inzet tot verbetering is hierbij gewenst.
Jouw profiel
Als ervaren managementassistent ben je snel ingewerkt. Het is essentieel om je werk integer, zorgvuldig en accuraat uit te voeren. Het is van belang dat jij zowel schriftelijk als mondeling communicatief vaardig bent. Je hebt politiek-bestuurlijke sensitiviteit, omdat je in een publieke omgeving werkt. Daarnaast neem jij een proactieve, ondernemende, en professionele houding aan, wat bijvoorbeeld naar voren komt bij het ontzorgen van de teamleiders en weet je taken om te zetten naar acties. Flexibiliteit is gewenst evenals verbindend vermogen, omdat jouw ondersteuning BWT-breed gewenst is.
Eisen:
- Kennis van en ervaring met MS-office pakket, iBabs, NotuBiz en Oracle.
- In het bezit van een afgeronde HBO opleiding.
- Je hebt minimaal 10 jaar werkervaring als directie/managementassistent en secretaresse.
Wensen:
- Ervaring in de rol van managementassistent bij een gemeente met meer dan 200.000 inwoners.
- Een HBO opleiding in de richting van directiesecretaresse of hoger managementsupport.
- Kennis van Ari/Boso.
