Organisatie
Het beste voor Zeeland en de Zeeuwen. Daar zetten we ons elke dag voor in. Zo werken we aan wettelijke taken als natuurbeheer en helpen we samen met anderen maatschappelijke vraagstukken op te lossen. Denk bijvoorbeeld aan energietransitie, de stikstofproblematiek of klimaatadaptatie (voorbereiden op het veranderende klimaat).
Dat doen we met ruim 700 collega’s met elk hun eigen talent of specialisme. Van kantonniers tot medewerkers informatieveiligheid, van juristen tot beleidsadviseurs. En samen met andere overheden, maatschappelijke organisaties, private partijen en de inwoners van Zeeland. De Middelburgse Abdij is de thuisbasis van provinciemedewerkers en het Zeeuws provinciebestuur.
Team
Als managementassistent van een bestuurder werk je nauw samen met de communicatieadviseur en bestuursadviseur. Binnen dit team denk je actief mee met de bestuurder. Je werkt binnen een team van 10 enthousiaste collega’s. Maandelijks vindt er werkoverleg plaats.
Opdracht
Ben jij als managementassistent de verbindende factor tussen externen, collega’s en directie en bestuur bij de provincie Zeeland?
Waarom
De afdeling Bestuursondersteuning bestaat uit vijf teams; Advisering Bestuur en directie, Ondersteuning Bestuur en Directie, Communicatie, Kabinet en Public Affairs. Als onderdeel van het team ‘Ondersteuning Bestuur en Directie’ zorg je er samen met een team van enthousiaste professionals (collega managementassistentes, bestuursadviseurs, strategen en directie-bestuurssecretarissen) voor dat zowel de GS-leden als de directie dagelijks wordt geadviseerd en ondersteund zodat zij hun functie en bijbehorende verantwoordelijkheden op een zo goed mogelijke manier kunnen uitvoeren. We zijn hiervoor op zoek naar een collega die het leuk vindt om tijdelijk aan de slag te gaan als managementassistente van bestuurders binnen het college van GS.
Wat
Jij vormt de buffer- en verbindende factor tussen de bestuurder met interne collega’s en externe contacten. Hiervoor voer je regie op de agenda van de bestuurder en plan, bewaak en signaleer je de afspraken en verzorg je de e-mail correspondentie in Outlook. Je signaleert knelpunten en je lost deze op. Je regelt de vergaderzalen en andere faciliteiten en zorgt ervoor dat de bestuurder tijdig in het bezit is van alle benodigde stukken en informatie. Hiervoor hou je actief contact met de betrokken collega’s of externe partijen. Je organiseert bijeenkomsten en telefonische conferenties en je verwijst de pers door. Elke week plaats je de bestuurlijke uitnodigingen op de representatielijst en verwerk je de beslissingen die het college van Gedeputeerde Staten hierover neemt. Je plant het vervoer van de dienstauto’s in (juiste tijd, correct adres, P kaarten, eventueel een taxi regelen) en je houdt declaraties bij. In een wekelijks teamoverleg bespreek je de agenda voor de komende periode en signaleer- en attendeer je de bestuurder op eventuele aandachtspunten. Daarnaast leg je de afspraken vast tijdens het wekelijkse Portefeuilleoverleg waarin de verschillende beleidsstukken uit de portefeuille van de bestuurder worden besproken.
Als managementassistent van een bestuurder werk je nauw samen met de communicatieadviseur en bestuursadviseur. Binnen dit team denk je actief mee met de bestuurder.
De werkzaamheden maken integraal onderdeel uit van de reguliere bedrijfsvoering en worden verricht binnen de bestaande organisatiestructuur. De medewerker maakt deel uit van het team, neemt deel aan interne overleggen en werkt onder dagelijkse aansturing van de verantwoordelijke manager. Prioriteiten, werkzaamheden en gewenste resultaten worden vastgesteld door de organisatie. Vanwege het belang van continuïteit, kennisborging en nauwe samenwerking met interne stakeholders is sprake van een structurele rol binnen het team die volledige inbedding in de organisatie vereist.
Hoe?
– Je werkt richt zich op de dagelijkse ondersteuning van één bestuurder, maar er is ook sprake van onderlinge vervanging
– Je werkt in Outlook en iBabs en incidenteel met Powerpoint voor het verwerken van presentaties en speeches
– Je werkt binnen een team van 10 enthousiaste collega’s. Maandelijks vindt er werkoverleg plaats.
– De werkzaamheden maken integraal onderdeel uit van de reguliere bedrijfsvoering en worden verricht binnen de bestaande organisatiestructuur. De medewerker maakt deel uit van het team, neemt deel aan interne overleggen en werkt onder dagelijkse aansturing van de verantwoordelijke manager. Prioriteiten, werkzaamheden en gewenste resultaten worden vastgesteld door de organisatie. Vanwege het belang van continuïteit, kennisborging en nauwe samenwerking met interne stakeholders is sprake van een structurele rol binnen het team die volledige inbedding in de organisatie vereist.
Eisen voor de opdracht Managementassistent college van Gedeputeerde staten
- Uitvoeringsvoorwaarde arbeidsrelatie
De aard en organisatorische inbedding van deze opdracht maken dat niet iedere contractvorm passend is; voor deze opdracht wordt daarom uitgegaan van uitvoering via detachering.
LibLab sluit geen specifieke contractvorm of categorie opdrachtnemers op voorhand uit. Wel geldt dat iedere opdracht moet kunnen worden uitgevoerd op een wijze die in overeenstemming is met de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de regels omtrent de kwalificatie van arbeidsrelaties en de Wet DBA.
De geschiktheid van een opdracht voor een bepaalde contractvorm wordt beoordeeld aan de hand van de beoogde feitelijke uitvoering van de werkzaamheden en niet uitsluitend op basis van de gekozen juridische constructie. Daardoor kan het voorkomen dat een opdracht zich, gelet op de aard, inrichting of organisatorische inbedding van de werkzaamheden, niet leent voor alle contractvormen.
Inschrijvers dienen desgevraagd aannemelijk te maken op welke wijze zij de opdracht zullen uitvoeren en hoe daarbij wordt voldaan aan de toepasselijke wet- en regelgeving. Indien onvoldoende aannemelijk wordt gemaakt dat de opdracht binnen de voorgestelde constructie rechtmatig kan worden uitgevoerd, kan een inschrijving buiten beschouwing worden gelaten. - Maximaal 5 pagina’s cv, exclusief motivatiebrief en voorblad, opgesteld in het Nederlands (minimaal 2 referenties) in pdf.
- Bring your own device’ is van toepassing. Bij de uitvoering van de opdracht worden geen IT-middelen ter beschikking gesteld. Onder IT-middelen wordt verstaan: laptop, telefoon en toebehoren.
- Aantoonbaar afgeronde opleiding op minimaal mbo niveau 3;
- Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring als managementassistent;
- Aantoonbare werkervaring met MS Office. Benoem duidelijk in het CV waar deze werkervaring is opgedaan;
- Kandidaat is flexibel inzetbaar buiten reguliere kantoortijden wanneer de werkzaamheden daarom vragen.
- Voor het uitvoeren van de opdracht is afgifte van een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) een vereiste.
Wensen voor de opdracht Managementassistent college van Gedeputeerde staten
- Minimaal 4 jaar aantoonbare werkervaring als managementassistent (30 punten);
- Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring als managementassistent bij een overheidsorganisatie (20 punten);
- Aantoonbare werkervaring met het voorbereiden en organiseren van vergaderingen, bijeenkomsten en overleggen. Benoem duidelijk in het CV waar deze werkervaring is opgedaan (10 punten);
- Aantoonbare werkervaring met het bewaken en verzamelen van vergaderstukken, informatie en actiepunten. Benoem duidelijk in het CV waar deze werkervaring is opgedaan (10 punten);
- Aantoonbare werkervaring met praktische en organisatorische ondersteuning, zoals vervoer, faciliteiten, declaraties en representatieve aangelegenheden. Benoem duidelijk in het CV waar deze werkervaring is opgedaan (10 punten);
- Aantoonbare werkervaring met iBabs. Benoem duidelijk in het CV waar deze werkervaring is opgedaan (20 punten).
- Jij bent dienstverlenend ingesteld, je vindt het een uitdaging om ervoor te zorgen dat iemand anders zijn werk goed voorbereid kan doen. Daarnaast ben je klantvriendelijk richting externen en collega’s en houd je daarbij wel het resultaat in het oog.
- Je houdt van hectiek en een gezonde dosis werkdruk. Hierin ben je goed in staat om te prioriteren.
- Je kunt goed improviseren (ook onder tijdsdruk) en je vindt het fijn om in een team te werken.
- Je neemt initiatief, bent assertief en durft zelfstandig keuzes te maken.
- Je bent oplossingsgericht en denkt actief mee over de juiste tijdsbesteding van een bestuurder.
- Je hebt geen “9 – 5” mentaliteit en bent flexibel.
- Je hebt een afgeronde relevante MBO +/HBO-opleiding en meerdere jaren ervaring met bovengenoemde werkzaamheden.
- Je kunt goed overweg met Outlook, Word, Excel en PowerPoint.
- Goede beheersing van het Nederlands (zowel in taal als geschrift) is een must.
- Je bent representatief, zorgvuldig en je hebt oog voor de politiek-, bestuurlijke omgeving waarin deze opdracht zich bevindt.
- Competenties
– Plannen en organiseren – houdt overzicht over een complexe agenda en zorgt dat afspraken en stukken tijdig geregeld zijn.
– Prioriteiten stellen – kan in een dynamische omgeving bepalen wat direct aandacht nodig heeft.
– Initiatief – wacht niet af, maar onderneemt zelfstandig actie.
– Oplossingsgerichtheid – signaleert knelpunten en komt zelf met praktische oplossingen.
– Flexibiliteit – kan snel schakelen bij wijzigingen en onverwachte situaties.
– Stressbestendigheid – blijft zorgvuldig en effectief werken onder tijdsdruk en bij hectiek.
– Assertiviteit – durft keuzes te maken, grenzen aan te geven en anderen tijdig aan te spreken.
– Samenwerken – werkt nauw samen met andere managementassistenten, bestuursadviseurs en communicatieadviseurs.
– Dienstverlenend vermogen – zorgt ervoor dat de bestuurder optimaal voorbereid zijn of haar werk kan doen.
– Bestuurlijke sensitiviteit – begrijpt de politiek-bestuurlijke context en gaat zorgvuldig om met belangen en gevoelige informatie.
– Communicatieve vaardigheden – communiceert professioneel met bestuurders, collega’s en externe contacten.
– Nauwkeurigheid – werkt zorgvuldig met afspraken, stukken, correspondentie en administratieve werkzaamheden.
