Over VNG Realisatie
De VNG representeert de ruim 342 Nederlandse gemeenten en werkt samen met haar afdelingen aan een krachtige lokale overheid. VNG Realisatie stelt daarbij de lokale uitvoering van de maatschappelijke opgaven door gemeenten centraal. Onder meer door actief te participeren in de netwerken van gemeenten en hun partners, door samenwerking te stimuleren via ‘samen organiseren’ en waar mogelijk standaarden te ontwikkelen die de dienstverlening van gemeenten verbeteren.
VNG Realisatie draagt bij aan vier gemeentelijke speerpunten:
- werken als één overheid, met leden en partners, aan het oplossen van maatschappelijke vraagstukken op sociaal, fysiek en veiligheidsdomein;
- verbeteren van de dienstverlening;
- een efficiënte en wendbare organisatie;
- anticiperen op de toekomst.
Over het basisteam Bedrijfsvoering
Binnen VNG Realisatie ondersteunt de afdeling Bedrijfsvoering actief de organisatie. Bedrijfsvoering omvat de teams HR, financiën, inkoop, het officemanagement, secretariaat en het Kenniscentrum Communicatie die grotendeels zijn verbonden aan programma’s en projecten. De overige bedrijfsvoeringsdisciplines worden afgenomen middels een dienstverleningsovereenkomst met VNG Bureau. De afdeling organiseert, beheert en faciliteert alle primaire, sturende en ondersteunende processen van onze organisatie met als doel een efficiënte uitvoering van taken en werkzaamheden en collega’s die zich gesteund en ‘ontzorgd’ voelen.
Op dit moment wordt gewerkt aan het samenvoegen van de afdelingen Bedrijfsvoering en Communicatie van VNG Realisatie en VNG Bureau per 1 januari 2025. Het streven is dat er voor VNG Bureau en VNG Realisatie straks één gezamenlijke afdeling Bedrijfsvoering en één gezamenlijke afdeling Communicatie zullen zijn, die binnen VNG Bureau gepositioneerd worden. In de nieuwe situatie neemt VNG Realisatie (vrijwel) alle ondersteunende diensten af bij VNG Bureau, op grond van een dienstverleningsovereenkomst (dvo) met service level agreement (sla).
Omschrijving van de opdracht
De opdracht aan de manager Bedrijfsvoering bestaat uit drie onderdelen:
- Leiding geven aan de afdeling Bedrijfsvoering van VNG Realisatie tot aan de samenvoeging onder VNG Bureau;
- Bijdragen aan het reorganisatietraject vanuit de rol van manager Bedrijfsvoering van VNG Realisatie;
- Vanuit VNG Realisatie vorm geven aan de sturing op de dvo in de nieuwe situatie en aan de achterblijvende functies/taken daaromheen.
Binnen VNG Realisatie werken wij voor onze leden, die stellen wij centraal. Als manager bedrijfsvoering borg en bewaak je dat, zowel de uitgesproken als niet-uitgesproken wensen, je draagt zorg voor ondersteuning van de organisatie in de uitvoering voor haar leden. Je bent verantwoordelijk voor een team van professionals die worden aangestuurd via jouw vier coördinatoren. Je borgt, bewaakt en draagt onze kernwaarden uit en stuurt op gedrag van medewerkers dat daarbij hoort. Jouw team ondersteunt en adviseert de organisatie op het gebied van HR, financiën, inkoop, communicatie, managementondersteuning, projectondersteuning en privacyvraagstukken.
Je toont leiderschap door te vertrouwen en te verbinden. Je stimuleert en inspireert de organisatie, en je hebt een duidelijke visie op de kwaliteit van de dienstverlening die een team Bedrijfsvoering moet leveren. Je bent een professional die binnen de organisatie het samenspel en de samenwerking optimaliseert en de organisatie faciliteert in een efficiënte uitvoering. Je fungeert als aanspreekpunt zowel binnen als buiten de VNG Realisatie omgeving als het op bedrijfsvoering aankomt.
Je rapporteert aan de plaatsvervangend directeur van VNG Realisatie en maakt deel uit van het managementteam van VNG Realisatie dat bestaat uit de tweehoofdige directie en naast jou nog vijf managers. Als MT-lid ben je medeverantwoordelijk voor de totale VNG-organisatie en de ontwikkeling ervan. Je werkt samen met je collega MT-leden aan de gemeenschappelijk opgave van VNG Realisatie en neemt samen met de directie organisatiebrede besluiten. VNG Realisatie bestaat uit ongeveer vierhonderdvijftig personen (in loondienst of extern ingehuurd). De afdeling Bedrijfsvoering van VNG Realisatie bestaat uit ongeveer zeventig mensen, van wie ongeveer vijftig communicatieprofessionals. Vanwege het projectmatige karakter van de meeste werkzaamheden bestaat VNG Realisatie voor twee derde tot driekwart uit extern ingehuurde mensen.
Tot het moment dat de afdelingen Bedrijfsvoering feitelijk worden samengevoegd en de nieuwe leidinggevende van de gefuseerde afdeling in positie komt, ben jij volledig verantwoordelijk voor de going concern van Bedrijfsvoering van VNG Realisatie, inclusief bijvoorbeeld de jaarrekening en de begroting.
Jouw bijdrage aan het reorganisatietraject zal bestaan uit het begeleiden van de medewerkers in jouw teams bij de overgang naar hun nieuwe werkgever, het leveren van inhoudelijke input waar dit nodig is, en het implementeren van besluiten van de stuurgroep reorganisatie binnen jouw afdeling. Input kan bijvoorbeeld nodig zijn voor het borgen van een soepele overgang, het vormgeven van processen en afspraken met het oog op uitvoerbaarheid, klantgerichtheid, effectiviteit en efficiëntie en het adequaat oplossen van eventuele knelpunten. Te effectueren besluiten kunnen bestaan uit het informeren van collega's, het beleggen van bijeenkomsten, het doorvoeren van wijzigingen in systemen en processen en alle andere zaken die bij een fusie van afdelingen aan de orde kunnen zijn.
Bij het vormgeven van de processen rond de dvo met sla en de achterblijvende taken en functies is van belang dat een situatie ontstaat waarin een goede informatievoorziening over en sturing op de geleverde diensten geborgd is. Het samenvoegingstraject is mede ingegeven door een behoefte aan meer kwaliteit/effectiviteit en efficiëntie. Hoewel het tijd zal kosten om deze doelen volledig te realiseren, is het niet de bedoeling dat de samenvoeging ten koste gaat van de ondersteuning aan de inhoudelijke teams van VNG Realisatie. Aan het eind van jouw opdracht dient de sturing op de dvo zodanig georganiseerd te zijn dat de organisatie kan rekenen op een goede, efficiënte ondersteuning door Bedrijfsvoering en Communicatie, binnen de gestelde financiële kaders, waarbij eventuele onvolkomenheden adequaat opgelost worden.
Wij streven ernaar dat de opdracht aan de manager Bedrijfsvoering van VNG Realisatie uiterlijk per 31 maart 2025 wordt beëindigd. Mocht er echter – tegen de verwachting in – vertraging optreden in het reorganisatietraject, dan zal de opdracht worden verlengd tot drie maanden na de ingangsdatum van de reorganisatie.
Werkzaamheden en verantwoordelijkheden
- Verantwoordelijkheid voor de volledige going concern van Bedrijfsvoering bij VNG Realisatie.
- Monitoren en blijven optimaliseren van de primaire bedrijfsprocessen en diensten.
- Analyseren van knelpunten, doorlooptijden en inzicht in de uitvoering.
- Waar mogelijk verzamel je data en maak je gebruik van state-of-the-art data-analyse.
- Je stelt adviesrapporten op, op basis van feedback en analyse met daarin verbetervoorstellen om kwaliteit te verhogen en garanderen.
- Je adviezen onderbouw je met geverifieerde business cases en onderbouwde aannames.
- Begeleiden van de collega’s in jouw afdeling bij de overgang naar VNG Bureau.
- Begeleiden van de overdracht van processen, systemen en informatie.
- Input geven vanuit het perspectief van Bedrijfsvoering en van VNG Realisatie om de nieuwe afdeling Bedrijfsvoering zo goed mogelijk in te richten.
- Uitvoering geven aan besluiten van de stuurgroep reorganisatie binnen Bedrijfsvoering van VNG Realisatie.
- Inrichten van processen en systemen rondom de sturing op de dvo met sla bij Bedrijfsvoering.
Resultaat van de opdracht
Jouw inzet leidt ertoe dat:
- De medewerkers van Bedrijfsvoering bij VNG Realisatie zijn toegerust om hun taken effectief, efficiënt en met plezier uit te voeren;
- De inhoudelijke teams van VNG Realisatie adequaat ondersteund worden;
- De vereiste resultaten van Bedrijfsvoering van VNG Realisatie tijdig en correct worden opgeleverd (inclusief bijvoorbeeld de jaarrekening en de begroting);
- De stuurgroep over de juiste analyse en de juiste informatie beschikt om de nieuwe afdeling Bedrijfsvoering optimaal te kunnen vormgeven;
- De activiteiten binnen afdeling Bedrijfsvoering van VNG Realisatie die gericht zijn op de samenvoeging van de afdelingen succesvol worden uitgevoerd;
- De overgang van medewerkers Bedrijfsvoering, processen, systemen en informatie van VNG Realisatie naar VNG Bureau ordelijk, overzichtelijk en zonder onnodige moeilijkheden verloopt;
- De processen rond de dvo met sla bij VNG Realisatie zodanig worden ingericht dat een effectieve sturing structureel geborgd is, tot tevredenheid van directie, management en de inhoudelijke teams van VNG Realisatie en in constructieve samenwerking met VNG Bureau.
Eisen:
- Inschrijver gaat expliciet akkoord met de concept overeenkomst welke als bijlage bij de offerteaanvraag beschikbaar is gesteld.
- De kandidaat is op de in de profieltekst genoemde datum en tijdstip beschikbaar voor een matchgesprek.
- De aangeboden kandidaat is beschikbaar voor de functie gedurende de periode en het aantal uur zoals beschreven in de offerteaanvraag.
- Door de inschrijver is één CV en één motivatiebrief van de aangeboden kandidaat aangeleverd. Deze twee documenten zijn opgeslagen in de map ‘Extra documenten’.
- Een academisch werk- en denkniveau, blijkend uit tenminste een afgeronde hbo opleiding en minimaal 10 jaar werkervaring op wo-niveau.
- Tenminste 3 jaar aantoonbare werkervaring als manager van een afdeling/ team/ projectgroep/ werkgroep bij een overheidsorganisatie.
- Tenminste 3 jaar aantoonbare werkervaring in een leidinggevende positie met het vormgeven van monitoring op dienstverlening door externe partijen.
- Tenminste 3 jaar aantoonbare werkervaring in een leidinggevende rol met een fusie of reorganisatie van personeel in grote organisaties (>300 mensen).
- Tenminste 2 jaar managementervaring als level-b-manager (leidinggeven aan een afdeling die bestaat uit meerdere teams met elk een eigen leidinggevende) op het gebied van bedrijfsvoering in complexe organisaties, zoals omschreven in deze offerteaanvraag.
Wensen:
- Aantal jaren ervaring in het formuleren van kwaliteitsdoelstellingen in samenspraak met interne klanten.
- Geef aan hoeveel jaren de aangeboden kandidaat werkzaam is geweest in b-level-management van bedrijfsvoering (zoals omschreven bij de eisen).
- Aantal jaren ervaring met reorganisatie of fusie bij een organisatie >300 mensen.
- Aantal jaren ervaring in een leidinggevende functie bij een overheidsorganisatie.
- Aantal jaren ervaring met het vormgeven van monitoring op dienstverlening door externe partijen.
