Je wordt onderdeel van het HR-team binnen onze afdeling Samen Werken dat bestaat uit zes gedreven collega’s, waaronder twee Strategisch HR-adviseurs, twee Personeelsconsulenten en twee Medewerkers personeelsadministratie. Wij houden ons bezig met alle strategische, tactische en operationele werkzaamheden op HR-gebied. Daarnaast zijn we volop bezig met het verbeteren en het vernieuwen van processen waarin ook jouw ideeën, kennis en ervaring welkom zijn. Je zorgt er, samen met jouw collega op de personeelsadministratie, voor dat onze HR- en salarisprocessen op orde en geborgd zijn. Jij bent precies en accuraat in het opstellen van contracten en overige documenten en rondt zaken graag af. Je vindt het leuk en belangrijk om nieuwe medewerkers een zachte en welkome landing te laten maken binnen de organisatie en organiseert en regelt hiervoor alles wat nodig is. Je bent hiervoor het eerste aanspreekpunt en informeert medewerkers en managers over diverse HR-aangelegenheden.
Jouw taken en verantwoordelijkheden zijn:
- Het opstellen van arbeidsovereenkomsten, addenda, brieven en overige documenten;
- Ervoor zorgen dat de personeelsdossiers up-to-date zijn;
- Het bieden van ondersteuning op HR-projecten;
- Het verzorgen van tijdige en correcte administratieve handelingen in ons IDU (instroom, doorstroom, uitstroom) proces;
- Het onderhouden van contacten met diverse instanties zoals het UWV, Visma-Raet en de Belastingdienst;
- Het borgen van de onboarding van nieuwe medewerkers waaronder tijdige communicatie en het organiseren van ambtseed en introductiedagen/trainingen;
- Het tijdig en correct aanleveren van personeels- en salarismutaties bij de salarisadministratie (Visma-Raet);
- Het controleren en akkoord geven op de proefproductie van de salarissen;
- Het maandelijks tijdig opleveren van informatie omtrent de Formatie & Bezetting van de organisatie met betrekking tot managementrapportages;
- Het inplannen van sollicitatiegesprekken en het plaatsen van vacatures.
Daarnaast:
- Ben je eerste aanspreekpunt voor en informeer je medewerkers en HR-collega's over arbeidsvoorwaarden, wet- en regelgeving, CAO en besluiten;
- Heb je rechten op ons Youforce-platform zodat je vragen van gebruikers kunt beantwoorden en rechten kunt toekennen en/of stopzetten;
- Ben jij de schakel richting de applicatiebeheerder voor het uitvoeren van procesverbeteringen en draag je bij aan de (door)ontwikkeling van nieuwe, digitale HR-processen;
- Informeer je medewerkers over diverse verlofregelingen zoals zwangerschap-, bevallings-, en ouderschapsverlof en IKB-regelingen. Ook zorg je voor een correcte afhandeling van de genoemde verlofsoorten richting medewerker, salarisadministratie en UWV;
- Geef jij uitleg over ons personeelsinformatiesysteem en hoe wij werken/welke regelingen we kennen. Voor nieuwe collega's organiseer en verzorg jij maandelijks een workshop;
- Tevens werk je nauw samen en ben je de back-up voor jouw collega met als aandachtsgebied de salarisadministratie.
Als medewerker personeelsadministratie beschik je over:
- Talent om zaken af te maken en te borgen;
- MBO plus/HBO werk- en denkniveau;
- Minimaal 2 jaar relevante werkervaring is een pré;
- Actuele kennis op het gebied van HR en relevante wetgeving;
- Ervaring met (de implementatie van) digitale HR-werkprocessen;
- Gedegen kennis en ervaring met automatiseringssystemen (bij voorkeur Youforce, EasyCruit en Beaufort);
- Een mensgerichte houding en je werkt nauwkeurig, je bent stressbestendig en je beschikt over goede communicatieve vaardigheden;
- Daarnaast ben je samenwerkingsgericht en denkt graag mee met ons gezellige en gedreven team, waarin hard werken afgewisseld wordt met gezelligheid en ontspanning;
- Van nature ben jij een verbindende factor en schakel je makkelijk tussen verschillende disciplines;
- Daarnaast ben jij proactief, gericht op samenwerking en verantwoordelijk ingesteld. Je beseft je dat je in een politiek, bestuurlijke omgeving werkt;
- Je kunt snel schakelen en gestructureerd werken en je bent in staat integer om te gaan met vertrouwelijke informatie;
- Ook ben je oplossings- en resultaatgericht en zoekt actief de samenwerking op;
- Je houdt overzicht, brengt vernieuwing mee en deelt graag jouw kennis.
Het team HR maakt onderdeel uit van de afdeling Samen Werken, waar ook de vakgebieden juridisch, financiën, inkoop, kwaliteit en control, informatisering en automatisering deel van uitmaken. Samen met ongeveer 50 collega's faciliteren we onze organisatie op het gebied van Bedrijfsvoering.
Eisen:
- Akkoord procedure en inhuurvoorwaarden (oa all-in tariefstelling wat betreft reiskosten woon-werk): Akkoord / Niet akkoord
- Bij eventuele gunning wordt er op verzoek van de opdrachtgever een VOG aangevraagd voor de kandidaat, (eventuele) kosten worden niet door de opdrachtgever vergoed: Akkoord / Niet akkoord
- De kandidaat is minimaal in het bezit van een MBO4+: Ja / Nee
- De kandidaat heeft minimaal 1 jaar ervaring in een functie waarbij HR administratie een onderdeel was van het werk. Dit moet duidelijk blijken uit het cv: Ja / Nee
- De kandidaat heeft kennis en ervaring met het Ketenregeling en Wet verbetering Poortwachter. Dit moet duidelijk blijken uit het cv: Ja / Nee
- De kandidaat werkt minimaal 50% op locatie: Ja / Nee
- Het betreft tijdelijke invulling van een reguliere functie bij de gemeente. De opdracht leent zich daarom niet voor invulling op zzp-basis. Eventueel geïnteresseerde zzp'ers kunnen zich op detacheringsbasis ( = met loonuitbetaling) laten aanbieden door een bureau. Doorleenconstructies zijn nadrukkelijk niet toegestaan. Indien blijkt dat dit criterium niet naar waarheid is ingevuld, wordt de opdracht per direct beëindigd: Ja, kandidaat is in loondienst aangeboden / Nee, kandidaat is niet in loondienst aangeboden
Wensen:
- De kandidaat heeft minimaal 1 jaar ervaring in een functie waarbij HR administratie een onderdeel was van het werk. Dit moet duidelijk blijken uit het cv: Meer dan 4 jaar (0 Punten) / 2 tot 4 jaar (5 Punten) / Minimaal 1 jaar (0 Punten)
- De kandidaat heeft kennis en ervaring met het Systeemkennis Youforce: Ja (5 Punten) / Nee (0 Punten)
- De kandidaat wordt voor max €55,00 (all-in ex btw) aangeboden. Dit bedrag geldt alleen voor (zeer) ervaren kandidaten: Ja / Nee
- De kandidaat beschikt over onderstaande competenties. Dit kan worden getoetst in een persoonlijk gesprek: Nauwkeurig / Flexibel (snel schakelen) / Klantvriendelijk: Uitstekend (30 Punten) / Goed (20 Punten) / Voldoende (10 Punten) / Onvoldoende (0 Punten)
