Het team DIV houdt zich bezig met het scannen van inkomende en uitgaande post, analoge en digitale archivering, digitalisering, gebruikersondersteuning en advisering over onderwerpen die de documentaire informatievoorziening raken. Op dit moment zit team DIV midden in de implementatie van een nieuw zaaksysteem en DMS. Nieuwe processen worden ingericht en gebruikers zullen instructies nodig hebben.
De medewerker recordbeheer richt zich op het beheer van de digitale archieven, bijvoorbeeld in het (nieuwe) Document Management Systeem, en ondersteunt en adviseert gebruikers bij de archiveringsprocessen in alle vakapplicaties. Door de komst van het nieuwe DMS, vraagt de afbouw van Cosa (huidig DMS) volop aandacht van de medewerkers recordbeheer. De rol van de medewerker recordbeheer verandert naar meer adviserend en controlerend richting gebruikers van DMS en tsa’s (taakspecifieke applicaties).
VerantwoordelijkhedenHet verzorgen van het digitale archief op de verschillende locaties. Focus ligt op de digitale archivering, bewaring en vernietiging in het huidige DMS Cosa (afbouwsituatie);
Het beheer van de inventarisatielijsten van het digitale archief;
De selectie en vernietiging van de digitale archieven door middel van vernietigingslijsten;
Het verrichten van de complexe dossiervorming en het kwaliteitsbeheer;
Het ondersteunen in de procesverbeteringen van het recordbeheer;
Het bieden van inhoudelijke coaching on the job aan je collega’s van recordbeheer;
Het opschonen van dossiers bouwvergunningen;
Heb je specifieke ervaring als medewerker recordbeheer met Corsa/Liber? Dan kun je van toegevoegde waarde zijn bij de inrichting en de controle op het juist gebruik van zaakgericht werken en het ondersteunen van de proceseigenaren hierbij.
De kandidaat is inzetbaar vanaf 2 september 2024 tot en met 31 december 2024 voor 24 tot 36 uur per week. De inhuuropdracht kan optioneel worden verlengd. De startdatum is onder voorbehoud van een tijdige afronding van de Offerteprocedure. Dit kan ook betekenen dat de startdatum van de opdracht zal moeten worden opgeschoven. Aan de vermelde startdatum in de Offerteaanvraag kunnen zodoende geen rechten worden ontleend. De opdracht is voor 24 tot 36 uur per week. Opdrachtgever heeft de bevoegdheid om gedurende de looptijd van de overeenkomst de inzet te verhogen tot maximaal 36 uren per week waarbij het uurtarief ongewijzigd zal blijven, tenzij partijen bij urenuitbreiding een lager uurtarief overeenkomen vanwege de verhoging van de inzet. Een hoger uurtarief is uiteraard niet mogelijk. Deze urenuitbreiding is optioneel, opdrachtnemer kan hier geen rechten aan ontlenen. Uitbreiding geschiedt in overleg met opdrachtnemer en wordt indien van toepassing nader schriftelijk vastgelegd. Bij inschrijving dient u uit te gaan van het minimaal aantal uren per week. De gesprekken vinden plaats op woensdag 21 augustus 2024 op ons kantoor in Burgum. We vragen hier rekening mee te houden.
Eisen:
- De kandidaat is inzetbaar vanaf 2 september 2024 tot en met 31 december 2024 voor 24 tot 36 uur per week. De inhuuropdracht kan optioneel worden verlengd. De startdatum is onder voorbehoud van een tijdige afronding van de Offerteprocedure. Dit kan ook betekenen dat de startdatum van de opdracht zal moeten worden opgeschoven. Aan de vermelde startdatum in de Offerteaanvraag kunnen zodoende geen rechten worden ontleend. De opdracht is voor 24 tot 36 uur per week. Opdrachtgever heeft de bevoegdheid om gedurende de looptijd van de overeenkomst de inzet te verhogen tot maximaal 36 uren per week waarbij het uurtarief ongewijzigd zal blijven, tenzij partijen bij urenuitbreiding een lager uurtarief overeenkomen vanwege de verhoging van de inzet. Een hoger uurtarief is uiteraard niet mogelijk. Deze urenuitbreiding is optioneel, opdrachtnemer kan hier geen rechten aan ontlenen. Uitbreiding geschiedt in overleg met opdrachtnemer en wordt indien van toepassing nader schriftelijk vastgelegd. Bij inschrijving dient u uit te gaan van het minimaal aantal uren per week. De gesprekken vinden plaats op woensdag 21 augustus 2024 op ons kantoor in Burgum. We vragen hier rekening mee te houden.
- U voegt een motivatiebrief van de kandidaat van maximaal 2 pagina's A4 toe.
- U voegt een cv van maximaal 3 pagina's A4 toe.
- De kandidaat heeft minimaal een MBO opleiding op het gebied van Informatiebeheer, en bezit in ieder geval één van de volgende certificaten; SOD1 en/of SOD2, LRM of LARM.
- De kandidaat heeft minimaal 3 jaar aantoonbare en recente werkervaring met het verrichten van complexe dossiervorming en het kwaliteitsbeheer.
- De kandidaat heeft minimaal 3 jaar aantoonbare en recente werkervaring met digitale archivering.
- De kandidaat heeft aantoonbare en relevante ervaring met het inhoudelijk coachen/begeleiden van recordbeheer medewerkers.
- De kandidaat is in het bezit van een geldige VOG (maximaal 3 maanden oud en relevant voor de functie) ofwel bereid deze aan te vragen.
Wensen:
- De kandidaat heeft ervaring met implementaties van zaakgericht werken.
- De kandidaat heeft gemeentelijke ervaring.
- De kandidaat is flexibel voor wat betreft de samenstelling van de werkzaamheden en de inzet op je standplaats in Burgum, en zo nodig in Buitenpost mocht het werk daarom vragen.
