Opdrachtomschrijving
Als Medewerker Secretariaat ondersteun je het management, projecten en afdelingen door het uitvoeren van secretariële, administratieve, dienstverlenende en organisatorische werkzaamheden. De functie draagt bij aan een efficiënte en gestructureerde bedrijfsvoering, zodat collega’s zich kunnen richten op hun primaire taken. Als Medewerker Secretariaat houdt jij je bezig met de volgende drie hoofdgebieden:
Secretariaat en managementondersteuning
– Beheren en coördineren van agenda’s, inclusief prioritering.
– Voorbereiden, notuleren en afhandelen van vergaderingen.
– Organiseren van bijeenkomsten, trainingen en evenementen.
– Ondersteunen van management en afdelingen.
Administratieve ondersteuning
– Beheren en archiveren van documenten en dossiers.
– Verwerken van inkomende en uitgaande post en e-mail.
– Opstellen van correspondentie en administratieve documenten.
– Ondersteunen bij processen zoals inkoop, contracten en betalingen.
– Registreren en verstrekken van gegevens.
Procesbewaking en organisatorische ondersteuning
– Bewaken van voortgang van acties, afspraken en meldingen.
– Signaleren van knelpunten en tijdig bijsturen.
– Verzorgen van telefoon- en mailboxbeheer.
– Verrichten van representatieve en facilitaire taken.
– Bijdragen aan onboarding en interne communicatie.
Uitvoeringsvoorwaarde arbeidsrelatie
De aard en organisatorische inbedding van deze opdracht maken dat niet iedere contractvorm passend is; voor deze opdracht wordt daarom uitgegaan van uitvoering via detachering.
LibLab sluit geen specifieke contractvorm of categorie opdrachtnemers op voorhand uit. Wel geldt dat iedere opdracht moet kunnen worden uitgevoerd op een wijze die in overeenstemming is met de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de regels omtrent de kwalificatie van arbeidsrelaties en de Wet DBA.
De geschiktheid van een opdracht voor een bepaalde contractvorm wordt beoordeeld aan de hand van de beoogde feitelijke uitvoering van de werkzaamheden en niet uitsluitend op basis van de gekozen juridische constructie. Daardoor kan het voorkomen dat een opdracht zich, gelet op de aard, inrichting of organisatorische inbedding van de werkzaamheden, niet leent voor alle contractvormen.
Inschrijvers dienen desgevraagd aannemelijk te maken op welke wijze zij de opdracht zullen uitvoeren en hoe daarbij wordt voldaan aan de toepasselijke wet- en regelgeving. Indien onvoldoende aannemelijk wordt gemaakt dat de opdracht binnen de voorgestelde constructie rechtmatig kan worden uitgevoerd, kan een inschrijving buiten beschouwing worden gelaten.
Eisen voor de opdracht Medewerker Secretariaat -Management Assistent
- Graag het cv in het NL aanleveren.
- Minimaal Mbo+/hbo werk- en denkniveau, bij voorkeur in een secretariële of administratieve richting.
- Minimaal 3 jaar ervaring in de rol van Secretarieel medewerker, Management assistent of vergelijkbaar.
- Digitale vaardigheden (o.a. MS Office en relevante systemen).
- Goede beheersing van de Nederlandse taal.
- De genoemde kennis en ervaring.
- De kandidaat beschikt over een legitimatiebewijs (een paspoort of identiteitskaart), welke bij intake én op de startdatum van het contract van de kandidaat geldig is en ter controle kan worden overlegd.
Wensen voor de opdracht Medewerker Secretariaat -Management Assistent
- Ervaring in een complexe of bestuurlijke organisatie is een pré.
- Competenties – Samenwerken: werkt effectief samen binnen het secretariaat en met andere afdelingen.
- Wendbaar: schakelt snel tussen taken en behoudt overzicht bij drukte.
- Professioneel: handelt professioneel, duidelijk en verbindend, met oog voor relatie en resultaat.
- Organisatiesensitiviteit en structuurvermogen: brengt overzicht aan, stelt prioriteiten en houdt regie op werkzaamheden.
- Proactief: anticipeert op behoeften van management en collega’s en ontzorgt actief.
