Opdrachtomschrijving
De Hogeschool van Amsterdam (HvA) staat voor een inclusieve, veilige en professionele leer- en werkomgeving. Als ombudsfunctionaris speel je hierin een onafhankelijke en zichtbare rol. Je biedt medewerkers en studenten een laagdrempelig aanspreekpunt bij complexe situaties en helpt de HvA door patronen zichtbaar te maken, dilemma’s bespreekbaar te maken en het College van Bestuur (CvB) gevraagd en ongevraagd te adviseren over structurele verbeteringen.
De omvang van de opdracht bedraagt gemiddeld 12 uur per week. De HvA verwacht dat deze inzet aansluit bij de huidige omvang en ontwikkeling van de ombudsfunctie. De omvang kan in de toekomst worden herzien op basis van het aantal meldingen, ontwikkelingen binnen de organisatie en de behoefte aan advisering.
Zo maak jij het verschil
Elke medewerker en student kan bij jou terecht om informeel en vertrouwelijk een signaal, dilemma, probleem, melding of klacht te bespreken gerelateerd aan de HvA of een van haar medewerkers. Je werkt onafhankelijk, onpartijdig en vertrouwelijk. Je luistert naar de medewerker of student en adviseert over de aanpak van een bepaalde kwestie, verwijst waar nodig door naar de juiste instantie (bijvoorbeeld een vertrouwenspersoon, klachtencommissie, leidinggevende of afdeling HR), ondersteunt betrokkenen bij het verkennen van mogelijke routes en kunt, indien passend, een bemiddelende rol vervullen. Ook kun je, gevraagd of uit eigen beweging, onderzoek doen naar situatie hierover rapporteren en aanbevelingen doen. Als ombudsfunctionaris doe je aanbevelingen gericht op herstel, het voorkomen van ongewenste gevolgen en het voorkomen van herhaling in de toekomst. Je werkt hierin nauw samen met andere functionarissen binnen de meld-, hulp- en klachtstructuren van de HvA.
Je hebt rechtstreeks toegang tot het CvB en legt zelfstandig verantwoording af over de uitvoering en de ontwikkeling van de functie.
Jouw taken en werkzaamheden
Je geeft zelfstandig vorm aan de wijze waarop meldingen worden behandeld, onderzoeken worden ingericht en signalen worden vertaald naar organisatiebrede aanbevelingen.
Je hebt de volgende taken en werkzaamheden:
- Het signaleren van en adviseren over terugkerende patronen, structurele knelpunten en systematische tekortkomingen in regelgeving, processen, organisatie-inrichting of onderlinge verhoudingen binnen de HvA.
- Adviseren van medewerkers en studenten over het aangedragen signaal, dilemma, probleem, melding of klacht.
- Fungeren als aanspreekpunt voor meldingen van misstanden conform de klokkenluidersregeling, voor zover passend binnen de onafhankelijke rol van de ombudsfunctionaris.
- Adequaat door- of terugverwijzen naar de juiste instanties, primair binnen de HvA, maar waar nodig daarbuiten.
- Bemiddelen en weer in gesprek brengen van partijen binnen daartoe geëigende organisatiestructuren, al dan niet door middel van mediation.
- Opstellen van een jaarlijks verslag over werkzaamheden, signalen, patronen en aanbevelingen.
- Bijdragen aan het jaarverslag sociale veiligheid en welzijn van de HvA.
- Kortom: je luistert, signaleert, adviseert, bemiddelt, verwijst door, onderzoekt, rapporteert en doet aanbevelingen op verzoek van een medewerker of student of uit eigen beweging over structurele problemen en verbetermogelijkheden binnen de HvA. Je bent in staat zorgvuldig te handelen in situaties waarin zowel medewerkers als studenten betrokken zijn en hebt oog voor mogelijke belangenconflicten of de schijn daarvan.
- Vanuit de HvA word je gefaciliteerd met ambtelijke ondersteuning. Deze ondersteuning werkt onder jouw verantwoordelijkheid en draagt bij aan bereikbaarheid, procesondersteuning, registratie en continuïteit van de ombudsfunctie.
- Je bent op de hoogte van ontwikkelingen op het vakgebied van het ombudswerk en bent bereid blijvend te investeren in professionalisering door middel van bijscholing, intervisie en kennisdeling.
Om het vertrouwen in de onafhankelijkheid van de functie te waarborgen, vervul je geen andere functie binnen de HvA en heb je geen huidige of recente verantwoordelijkheden gehad binnen de HvA die een onafhankelijke positie kunnen beïnvloeden.
Eisen voor de opdracht Ombudsfunctionaris
- Opleidingseisen: Universitaire master werk- en denkniveau.
- Werkervaringseisen: Ruime en aantoonbare ervaring in een onafhankelijke adviserende, onderzoekende of bemiddelende rol binnen een complexe bestuurlijke organisatie, bij voorkeur als ombudsfunctionaris in het hoger onderwijs.
- Een afgeronde opleiding in conflictbemiddeling of mediation, of aantoonbaar vergelijkbaar niveau door werkervaring op dit terrein.
- Een sterke juridische basis; een juridische opleiding is geen vereiste.
- Actuele kennis van sociale veiligheid, meld-, hulp- en klachtstructuren, organisatiecultuur, omgangsvormen en relevante maatschappelijke ontwikkelingen die van invloed kunnen zijn op het functioneren van medewerkers en studenten binnen het hoger onderwijs.
- Beschikt over het vermogen om signalen uit individuele meldingen te vertalen naar organisatiebrede inzichten, trends en verbetermogelijkheden.
- Je bent op de hoogte van ontwikkelingen op het vakgebied van het ombudswerk en bent bereid blijvend te investeren in professionalisering door middel van bijscholing, intervisie en kennisdeling.
- Om het vertrouwen in de onafhankelijkheid van de functie te waarborgen, vervul je geen andere functie binnen de HvA en heb je geen huidige of recente verantwoordelijkheden gehad binnen de HvA die een onafhankelijke positie kunnen beïnvloeden.
- Kerncompetenties: Sterk ontwikkelde sociale vaardigheden, organisatiesensitiviteit en het vermogen complexe verhoudingen te doorgronden.
- Je bent analytisch, onderzoekend en in staat situaties vanuit verschillende perspectieven te beoordelen.
- Vaardig in het omgaan met belangentegenstellingen en weerstanden.
- Je kunt met gezag analyseren, adviseren, bemiddelen, onderzoeken en aanbevelen.
- Onafhankelijk en zelfstandig. Je organiseert zo nodig deskundigheid en steun voor jezelf.
- Je onderhoudt actief contact met relevante belanghebbenden, functionarissen en gremia binnen de HvA ten behoeve van signalering, afstemming en zichtbaarheid van de ombudsfunctie.
- Uitstekende mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid in Nederlands en Engels.
- U heeft alle eisen begrepen en gaat hiermee akkoord.
- Ruime en aantoonbare ervaring in een onafhankelijke adviserende, onderzoekende of bemiddelende rol binnen een complexe bestuurlijke organisatie, bij voorkeur als ombudsfunctionaris in het hoger onderwijs. Een afgeronde opleiding in conflictbemiddeling of mediation, of aantoonbaar vergelijkbaar niveau door werkervaring op dit terrein.
- Een sterke juridische basis; een juridische opleiding is geen vereiste.
- Actuele kennis van sociale veiligheid, meld-, hulp- en klachtstructuren, organisatiecultuur, omgangsvormen en relevante maatschappelijke ontwikkelingen die van invloed kunnen zijn op het functioneren van medewerkers en studenten binnen het hoger onderwijs.
- Beschikt over het vermogen om signalen uit individuele meldingen te vertalen naar organisatiebrede inzichten, trends en verbetermogelijkheden.
- Je bent op de hoogte van ontwikkelingen op het vakgebied van het ombudswerk en bent bereid blijvend te investeren in professionalisering door middel van bijscholing, intervisie en kennisdeling.
- Om het vertrouwen in de onafhankelijkheid van de functie te waarborgen, vervul je geen andere functie binnen de HvA en heb je geen huidige of recente verantwoordelijkheden gehad binnen de HvA die een onafhankelijke positie kunnen beïnvloeden.
