Procesbegeleider Externe Inhuur / Specialist Raamovereenkomsten

• Cluster uitzenden: Werving en onboarding van functies tot en met schaal 9;
• Cluster Dynamisch aankoopsysteem (DAS): Werving en onboarding van functies vanaf schaal 10 en alle ICT-functies, ongeacht schaal;
• Cluster overheidsdetacheringen: In- en uitdetacheren van medewerkers binnen overheidsorganisaties (van politie naar een andere overheidsinstellingen en vice versa);
• Cluster Contractbeheer: Beheer van inhuurcontracten.

Als afdeling zijn we volop in ontwikkeling. Dit kan ook niet anders, als je de Inhuurdesk bent van de grootste werkgever van Nederland. De omvang van onze organisatie is enorm en daarmee ook de vraag naar inhuuroplossingen. In 2022 hebben we meer dan 1000 nieuwe inhuuraanvragen in behandeling genomen.

Objectiviteit, transparantie, non-discriminatie en integriteit zijn de waarden die wij als politie uitdragen.

Sinds kort is onze dienstverlening uitgebreid en verzorgen we ook de werving, onboarding en het contractbeheer voor enkele raamovereenkomsten. Raamovereenkomsten zijn overeenkomsten waarbij de aanbesteding inmiddels afgerond en gegund is aan een selecte groep leveranciers. Voor deze dienstverlening zijn wij per heden op zoek naar een daadkrachtige en communicatief sterke Procesbegeleider Externe Inhuur / Specialist Raamovereenkomsten, hierna te noemen procesbegeleider. Het gaat hier om een nieuwe functie, wat de vrijheid en ruimte biedt met betrekking tot de inrichting van de functie.

Zie doelstelling

Kijkende naar de inhoud van deze aanvraag en de Wet DBA, leent deze aanvraag zich er niet voor om door een ZZP'er te worden uitgevoerd.

Hybride werken is mogelijk. Dinsdag is onze kantoordag of vaker op kantoor wanneer het werk daarom vraagt. Dit kan ook werken op andere locaties betreffen (incidenteel).

Let op: gezien een groot aantal urgente wijzigingen in onze organisatiestructuur heeft deze uitvraag een spoedkarakter. Publicatie zal daarom tot woensdag 4 september 12:00 uur open staan.

Als procesbegeleider ben je verantwoordelijk voor de juiste inbedding van de raamovereenkomsten binnen de Inhuurdesk. Dit proces begint voor jou nog voordat de raamovereenkomst van inkoop wordt overgedragen aan ons. Je zorgt voor zowel de juiste overdracht als de juiste uitvoering door ons.

Onze dienstverlening verschilt per raamovereenkomst. Zo zijn we voor overeenkomst A verantwoordelijk voor de onboarding, terwijl we voor overeenkomst B de werving, de onboarding en de facturatie verzorgen. Per overeenkomst zorg jij voor heldere, concrete afspraken richting enerzijds de interne stakeholders en anderzijds onze eigen Inhuurdesk collega’s zodat iedereen weet wat er van hen wordt verwacht.

Jij weet welke informatie er benodigd is voor ons om tot uitvoering van de overeenkomst te komen. Samen met alle betrokkenen stem je dit per overeenkomst af en weet je de benodigde informatie boven tafel te krijgen. Je weet hierin de juiste vragen te stellen en bent het gezicht van de Inhuurdesk. Je beschrijft de werkprocessen, stelt instructies op, informeert alle betrokkenen en ziet toe op de juiste uitvoering per overeenkomst. Hierbij kijk je continu naar verbeteringen in onze dienstverlening en evalueer je regelmatig met stakeholders.

Voor alle vragen vanuit de interne organisatie ben jij het aanspreekpunt. Zeggen we raamovereenkomsten, dan zeggen we jouw naam. Alle vragen weet jij te beantwoorden. Natuurlijk komt het wel eens voor dat je het antwoord niet paraat hebt. Op zulke momenten ga je uit op onderzoek en zorg je ervoor dat het antwoord niet alleen bij de vrager terechtkomt, maar ook bij jouw naaste collega’s. Je draagt actief je kennis over en bent een belangrijke schakel tussen/voor alle betrokken partijen.

Je komt te werken in het cluster DAS. Dit cluster bestaat nu uit 5 recruiters en 6 backoffice medewerkers, maar we zijn nog volop aan het groeien. Een van de backoffice medewerkers zal zich volledig focussen op de administratieve uitvoering van de door jou gemaakte afspraken. Je zult nauw samenwerken met deze backoffice collega en bent verantwoordelijk voor een goede afstemming en overdracht naar haar.

Je zult starten met het in goede banen leiden van alle processen rondom raamovereenkomsten. Daarna vragen we jou om bij te dragen aan de verbetering en optimalisatie van andere werkprocessen binnen onze Inhuurdesk. De Inhuurdesk staat namelijk de komende periode in het teken van het vernieuwen en optimaliseren van onze processen en onze dienstverlening.

Daar hoort bijvoorbeeld het volgende project bij: het implementeren van een nieuw ATS-systeem. Op de planning staan meer van dit soort uitdagende (verbeter)projecten ingepland. Als Procesbegeleider speel je hierbij een cruciale rol in de uitvoering en coördinatie van onze aankomende projecten. Je krijgt een kans om een significante bijdrage te leveren aan de optimalisatie en vernieuwing van onze Inhuurdesk.

• Eis 5. Werkervaring: De kandidaat is in het bezit van aantoonbare werkervaring met inkoopprocessen t.b.v. personele dienstverlening. Benoem het nummer van deze eis expliciet in het CV bij de werkzaamheden. Geef een beschrijving in het CV waar deze ervaring uit blijkt, benoem de naam van de opdrachtgever(s) en de perioden (mm-jjjj t/m mm-jjjj).
• Eis 2. De door Inschrijver aangeboden kandidaat is gedurende de uitvoering van de gehele Opdracht in loondienst bij Opdrachtnemer en geen ZZP’er / ondernemer. Dit is een eis en moet duidelijk blijken uit het CV van de kandidaat. Tevens zijn uitgesloten ondernemers in dienst van een eigen BV. Deze eis blijft van toepassing gedurende de gehele uitvoering van de opdracht. Wanneer blijkt dat de kandidaat niet kan voldoen aan deze eis, zal dit leiden tot uitsluiting van de Inschrijver.
• De Externe is inzetbaar vanaf 01/11/2024 (of indien mogelijk zoveel eerder als de screening akkoord is) tot en met 31/10/2025 voor 36 uur per week. Het contract kan door de Opdrachtgever optioneel worden verlengd. Dit zoals wordt aangegeven in het profiel. De startdatum is onder voorbehoud van een tijdige afronding van het kandidaten onderzoek. Dit kan ook betekenen dat de startdatum van de Opdracht zal moeten worden opgeschoven. Aan de vermelde startdatum in de aanvraag kunnen zodoende geen rechten worden ontleend.
• Eis 3. Diploma/certificaat: De kandidaat is minimaal in het bezit van een afgerond, erkend en volwaardig diploma op HBO-niveau. Deelcertificaten worden niet als gelijkwaardig gezien. Dit is een eis en moet duidelijk blijken uit het CV van de kandidaat. De kandidaat dient voor het verificatiegesprek het bewijsmiddel te kunnen overleggen. Wanneer blijkt dat de kandidaat niet over het gevraagde diploma beschikt, zal dit leiden tot uitsluiting van de aanvraag.
• Eis 6. Vereiste competenties/vaardigheden: Je bent een echte procestijger en zoekt continu naar optimalisatie. Je hebt een helicopterview en ziet verbanden. Als geen ander weet jij dat wanneer je ergens aan de knoppen draait, dit impact kan hebben op andere zaken. Jij overziet alles van A tot Z. Verder beschik je over de volgende competenties:
  • Klantgerichtheid: Herkent en onderzoekt de wensen en behoeften van anderen en speelt daarop in:
    • Onderzoekt samen met de klant zijn werkelijke vraag of behoefte;
    • Zoekt samen met de klant naar de best passende oplossing voor de klantvraag;
    • Is duidelijk naar de klant over de (grenzen van de) mogelijkheden;
    • Komt proactief met voorstellen die inspelen op andermans belangen.
  • Kwaliteitsgerichtheid: Stelt hoge eisen aan de kwaliteit van het eigen werk. Is voortdurend op zoek naar mogelijkheden om de kwaliteit te verbeteren:
    • Toetst en evalueert regelmatig de kwaliteit van het werk;
    • Komt met voorstellen en initiatieven gericht op kwaliteitsverbetering;
    • Onderneemt actie om herhaling van fouten te voorkomen;
    • Anticipeert op kansen en mogelijkheden in de omgeving om de kwaliteit van de dienst en/of het product te verbeteren.
  • Leervermogen: Is alert op nieuwe informatie. Maakt zich actief meester van nieuwe kennis en past deze effectief toe voor de eigen functie:
    • Toont zich nieuwsgierig en leergierig.
    • Past nieuwe technieken of werkwijzen snel en effectief toe.
    • Staat open voor nieuwe ontwikkelingen in het vakgebied.
    • Werkt actief aan kennisontwikkeling.
  • Samenwerken: Heeft oog voor het groepsbelang en draagt actief bij aan het gemeenschappelijke resultaat:
    • Zoekt samenwerking en overleg.
    • Geeft het gezamenlijke resultaat voorrang boven het persoonlijke belang.
    • Deelt uit eigen beweging informatie met anderen.
    • Staat open voor ideeën en inbreng van anderen.
    • Draagt positief bij aan de sfeer en onderlinge verhoudingen.
    • Is collegiaal; ondersteunt collega’s waar mogelijk en nodig.
    • Benut specialistische mogelijkheden binnen de organisatie; werkt samen met anderen om zaken en problemen op te lossen.
  • Flexibel gedrag: Staat open voor en speelt adequaat en doelgericht in op veranderende en snel wisselende omstandigheden:
    • Past zijn benadering of handelen soepel aan als de situatie dat vraagt.
    • Verandert van aanpak als de oorspronkelijke niet effectief of haalbaar blijkt;
    • Kan geijkte patronen en werkwijzen loslaten;
    • Hervindt na een verstoring snel zijn normale ritme en routine;
    • Past zich goed aan in een nieuwe omgeving.
  • Accuratesse: Werkt nauwkeurig en zorgvuldig, heeft oog voor detail en maakt weinig fouten:
    • Blijft geconcentreerd werken, ook bij monotoon werk;
    • Voert werk nauwkeurig en precies uit;
    • Toont aandacht voor details;
    • Werkt ordelijk en systematisch;
    • Schat goed in wanneer bijzondere nauwkeurigheid is vereist;
    • Signaleert afwijkingen en onvolledigheden.
  • Mondelinge- en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid: Maakt feiten, meningen en ideeën aan anderen in begrijpelijk Nederlandse taal mondeling en schriftelijk duidelijk.

• Wens 1. Werkervaring: De kandidaat is in het bezit van aantoonbare werkervaring met het juist overdragen van processen gericht op inhuur van externe medewerkers; Denk hierbij aan het schrijven van of inwerken op bovengenoemde processen. Motiveer de rol van de kandidaat, geef in de toelichting aan hoeveel maanden ervaring met bovenstaande is opgedaan en geef een inhoudelijke situatieschets waaruit deze werkervaring blijkt. De toelichting is beknopt, to the point en mag daar waar nodig puntsgewijs. Middels deze toelichting zal de mate van bekwaamheid beoordeeld worden d.m.v. een puntenverdeling. Tevens zal een inhoudelijke verificatie van dit criterium in de interviewfase plaatsvinden. Alleen een verwijzing naar het CV of een algemene motivatie is niet voldoende en zal geen punten genereren.
  • Puntenverdeling:
  • 0/5= Onvoldoende t.a.v. de overige aanbiedingen
  • 1/5= Matig t.a.v. de overige aanbiedingen
  • 2/5= Voldoende t.a.v. de overige aanbiedingen
  • 3/5= Ruim voldoende t.a.v. de overige aanbiedingen
  • 4/5= Goed t.a.v. de overige aanbiedingen
  • 5/5= Uitstekend t.a.v. de overige aanbiedingen
• Wens 2. Werkervaring: De kandidaat is in het bezit van aantoonbare werkervaring met procesmanagement binnen een organisatie met meer dan 2000 medewerkers en een groot stakeholderveld; Motiveer de rol van de kandidaat, geef in de toelichting aan hoeveel maanden ervaring met bovenstaande is opgedaan en geef een inhoudelijke situatieschets waaruit deze werkervaring blijkt. De toelichting is beknopt, to the point en mag daar waar nodig puntsgewijs. Middels deze toelichting zal de mate van bekwaamheid beoordeeld worden d.m.v. een puntenverdeling. Tevens zal een inhoudelijke verificatie van dit criterium in de interviewfase plaatsvinden. Alleen een verwijzing naar het CV of een algemene motivatie is niet voldoende en zal geen punten genereren.
  • Puntenverdeling:
  • 0/5= De kandidaat is niet in het bezit van aantoonbare werkervaring binnen een organisatie met meer dan 2000 medewerkers en een groot stakeholderveld
  • 3/5= De kandidaat is in het bezit van aantoonbare werkervaring binnen een organisatie met een groot stakeholderveld maar met minder dan 2000 medewerkers óf ervaring binnen een organisatie met meer dan 2000 medewerkers maar zonder groot stakeholderveld
  • 5/5= De kandidaat is in het bezit van aantoonbare werkervaring met procesmanagement binnen een organisatie met meer dan 2000 medewerkers en een groot stakeholderveld;
• Wens 3. Werkervaring: De kandidaat is in het bezit van aantoonbare werkervaring met verandertrajecten. Ervaring met verandertrajecten gericht op (externe) inhuur prevaleert boven ervaring met verandertrajecten op andere onderwerpen. De werkervaring zoals gevraagd in de wensen moet middels concrete voorbeelden duidelijk zijn in het CV van de kandidaat. Noem het nummer van de wens in het CV en benoem in de toelichting de functie, werkzaamheden, naam van de opdrachtgever(s) en de periode [dd-mm-jjjj] waaruit blijkt dat de kandidaat aan de wens voldoet. Bij het niet duidelijk benoemen zal dit leiden tot geen toekenning van punten.
  • Puntenverdeling:
  • 0/5= Onvoldoende t.a.v. de overige aanbiedingen
  • 1/5= Matig t.a.v. de overige aanbiedingen
  • 2/5= Voldoende t.a.v. de overige aanbiedingen
  • 3/5= Ruim voldoende t.a.v. de overige aanbiedingen
  • 4/5= Goed t.a.v. de overige aanbiedingen
  • 5/5= Uitstekend t.a.v. de overige aanbiedingen
• Wens 4. Werkervaring: De kandidaat is in het bezit van aantoonbare werkervaring binnen (semi-)overheid. De werkervaring zoals gevraagd in de wensen moet middels concrete voorbeelden duidelijk zijn in het CV van de kandidaat. Noem het nummer van de wens in het CV en benoem in de toelichting de functie, werkzaamheden, naam van de opdrachtgever(s) en de periode [dd-mm-jjjj] waaruit blijkt dat de kandidaat aan de wens voldoet. Bij het niet duidelijk benoemen zal dit leiden tot geen toekenning van punten.
  • Puntenverdeling:
  • 0/5= geen werkervaring binnen de (semi-)overheid
  • 3/5= werkervaring binnen de semi-overheid of ervaring anders dan werkervaring binnen de overheid
  • 5/5= werkervaring binnen de overheid