Procesbegeleider Externe Inhuur / Specialist Raamovereenkomsten

Dit doen wij met 30 collega’s, verdeeld over 4 clusters met ieders hun eigen specialisme:

• Cluster uitzenden: Werving en onboarding van functies tot en met schaal 9;
• Cluster Dynamisch aankoopsysteem (DAS): Werving en onboarding van functies vanaf schaal 10 en alle ICT-functies, ongeacht schaal;
• Cluster overheidsdetacheringen: In- en uit detacheren van medewerkers binnen overheidsorganisaties (Van politie naar een andere overheidsinstellingen en vice versa);
• Cluster Contractbeheer: Beheer van inhuurcontracten.

Als afdeling zijn we volop in ontwikkeling. Dit kan ook niet anders, als je de Inhuurdesk bent van de grootste werkgever van Nederland. De omvang van onze organisatie is enorm en daarmee ook de vraag naar inhuuroplossingen. In 2022 hebben we meer dan 1000 nieuwe inhuuraanvragen in behandeling genomen.

Objectiviteit, transparantie, non-discriminatie en integriteit zijn de waarden die wij als politie uitdragen.

Sinds kort is onze dienstverlening uitgebreid en verzorgen we ook de werving, onboarding en het contractbeheer voor enkele raamovereenkomsten. Raamovereenkomsten zijn overeenkomsten waarbij de aanbesteding inmiddels afgerond en gegund is aan een selecte groep leveranciers. Voor deze dienstverlening zijn wij per heden op zoek naar een daadkrachtige en communicatief sterke Procesbegeleider Externe Inhuur / Specialist Raamovereenkomsten, hierna te noemen procesbegeleider. Het gaat hier om een nieuwe functie, wat de vrijheid en ruimte biedt met betrekking tot de inrichting van de functie.

Zie doelstelling

Kijkende naar de inhoud van deze aanvraag en de Wet DBA, leent deze aanvraag zich er niet voor om door een ZZP'er te worden uitgevoerd.

Hybride werken is mogelijk. Dinsdag is onze kantoordag of vaker op kantoor wanneer het werk daarom vraagt. Dit kan ook werken op andere locaties betreffen (incidenteel).

Let op: gezien een groot aantal urgente wijzigingen in onze organisatiestructuur heeft deze uitvraag een spoedkarakter. Publicatie zal daarom tot woensdag 4 september 12:00 uur open staan.

Als procesbegeleider ben je verantwoordelijk voor de juiste inbedding van de raamovereenkomsten binnen de Inhuurdesk. Dit proces begint voor jou nog voordat de raamovereenkomst van inkoop wordt overgedragen aan ons. Je zorgt voor zowel de juiste overdracht als de juiste uitvoering door ons.

Onze dienstverlening verschilt per raamovereenkomst. Zo zijn we voor overeenkomst A verantwoordelijk voor de onboarding, terwijl we voor overeenkomst B de werving, de onboarding en de facturatie verzorgen. Per overeenkomst zorg jij voor heldere, concrete afspraken richting enerzijds de interne stakeholders en anderzijds onze eigen Inhuurdesk collega’s zodat iedereen weet wat er van hen wordt verwacht.

Jij weet welke informatie er benodigd is voor ons om tot uitvoering van de overeenkomst te komen. Samen met alle betrokkenen stem je dit per overeenkomst af en weet je de benodigde informatie boven tafel te krijgen. Je weet hierin de juiste vragen te stellen en bent het gezicht van de Inhuurdesk. Je beschrijft de werkprocessen, stelt instructies op, informeert alle betrokkenen en ziet toe op de juiste uitvoering per overeenkomst. Hierbij kijk je continu naar verbeteringen in onze dienstverlening en evalueer je regelmatig met stakeholders.

Voor alle vragen vanuit de interne organisatie ben jij het aanspreekpunt. Zeggen we raamovereenkomsten, dan zeggen we jouw naam. Alle vragen weet jij te beantwoorden. Natuurlijk komt het wel eens voor dat je het antwoord niet paraat hebt. Op zulke momenten ga je uit op onderzoek en zorg je ervoor dat het antwoord niet alleen bij de vrager terecht komt, maar ook bij jouw naaste collega’s. Je draagt actief je kennis over en bent een belangrijke schakel tussen/voor alle betrokken partijen.

Je komt te werken in het cluster DAS. Dit cluster bestaat nu uit 5 recruiters en 6 backoffice medewerkers, maar we zijn nog volop aan het groeien. Een van de backoffice medewerkers zal zich volledig focussen op de administratieve uitvoering van de door jou gemaakte afspraken. Je zult nauw samenwerken met deze backoffice collega en bent verantwoordelijk voor een goede afstemming en overdracht naar haar.

Je zult starten met het in goede banen leiden van alle processen rondom raamovereenkomsten. Daarna vragen we jou om bij te dragen aan de verbetering en optimalisatie van andere werkprocessen binnen onze Inhuurdesk. De Inhuurdesk staat namelijk de komende periode in het teken van het vernieuwen en optimaliseren van onze processen en onze dienstverlening.

Daar hoort bijvoorbeeld het volgende project bij: het implementeren van een nieuw ATS systeem. Op de planning staan meer van dit soort uitdagende (verbeter)projecten ingepland.

Als Procesbegeleider speel je hierbij een cruciale rol in de uitvoering en coördinatie van onze aankomende projecten. Je krijgt een kans om een significante bijdrage te leveren aan de optimalisatie en vernieuwing van onze Inhuurdesk.

Inkoop

Contractmanagement

Inhuurdesk

Teamchefs en overige aanvragers

HR

Eisen

• De kandidaat is minimaal in het bezit van een afgerond, erkend en volwaardig diploma op HBO niveau. Deelcertificaten worden niet als gelijkwaardig gezien.
• De kandidaat is in het bezit van minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring met externe inhuur binnen een organisatie (corporate zijde) waarin inhuur verschillende instroomkanalen en daarmee verschillende processen kent. De kandidaat heeft ervaring met het schakelen tussen deze verschillende processen.
• De kandidaat is in het bezit van aantoonbare werkervaring met inkoopprocessen t.b.v. personele dienstverlening.

Wensen

• De kandidaat is in het bezit van aantoonbare werkervaring met het juist overdragen van processen gericht op inhuur van externe medewerkers. Denk hierbij aan het schrijven van of inwerken op bovengenoemde processen.
• De kandidaat is in het bezit van aantoonbare werkervaring met procesmanagement binnen een organisatie met meer dan 2000 medewerkers en een groot stakeholderveld.
• De kandidaat is in het bezit van aantoonbare werkervaring met verandertrajecten. Ervaring met verandertrajecten gericht op (externe) inhuur prevaleert boven ervaring met verandertrajecten op andere onderwerpen.
• De kandidaat is in het bezit van aantoonbare werkervaring binnen (semi-)overheid.

• Klantgerichtheid: Herkent en onderzoekt de wensen en behoeften van anderen en speelt daarop in.
• Kwaliteitsgerichtheid: Stelt hoge eisen aan de kwaliteit van het eigen werk. Is voortdurend op zoek naar mogelijkheden om de kwaliteit te verbeteren.
• Leervermogen: Is alert op nieuwe informatie. Maakt zich actief meester van nieuwe kennis en past deze effectief toe voor de eigen functie.
• Samenwerken: Heeft oog voor het groepsbelang en draagt actief bij aan het gemeenschappelijke resultaat.
• Flexibel gedrag: Staat open voor en speelt adequaat en doelgericht in op verander(en)de en snel wisselende omstandigheden.
• Accuratesse: Werkt nauwkeurig en zorgvuldig, heeft oog voor detail en maakt weinig fouten.
• Mondelinge- en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid: Maakt feiten, meningen en ideeën aan anderen in begrijpelijk Nederlandse taal mondeling en schriftelijk duidelijk.