Secretariële werkzaamheden
– Beheert agenda’s en maakt/verzet afspraken (met gevoel voor organisatie, functies en rollen waardoor goede prioriteitsstelling wordt gemaakt)
– Afhandeling van vragen, verzoeken en gesprekken
– Organiseert bijeenkomsten, vergaderingen en overleggen. Meestal intern en soms extern (bijvoorbeeld bijeenkomsten met inwoners, ondernemers)
– Bereidt met de programmamanager/projectleider overleggen voor (agenda, verzamelen stukken) en notuleert indien nodig.
– Bewaakt follow-up en voortgang van afspraken
Administratieve werkzaamheden
– Organiseert de Teams-omgeving van het programma en de projecten. Brengt daar structuur in aan en weet de faciliteiten van Teams goed te benutten en collega’s daarin te ondersteunen
– Beheert de mailbox: checkt de binnenkomende mail, zet deze door naar collega’s en beantwoordt zelf de routinematige mails, neemt vervolgacties en archiveert.
– Ondersteunt bij archivering van stukken, mails etc.
– Doet voorstellen ter verbetering van de administratieve processen
Overig
– Houdt planningen bij en bewaakt de voortgang
– Levert een inhoudelijke bijdrage aan projecten en evenementen, bewaakt en rapporteert over de voortgang van werkzaamheden bij projecten en evenementen. Maakt overzichten en planningen onder regie van de projectleiders of programma manager.
Eisen voor de opdracht Programma Managementassistent
- Uitvoeringsvoorwaarde arbeidsrelatie
De aard en organisatorische inbedding van deze opdracht maken dat niet iedere contractvorm passend is; voor deze opdracht wordt daarom uitgegaan van uitvoering via detachering.
LibLab sluit geen specifieke contractvorm of categorie opdrachtnemers op voorhand uit. Wel geldt dat iedere opdracht moet kunnen worden uitgevoerd op een wijze die in overeenstemming is met de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de regels omtrent de kwalificatie van arbeidsrelaties en de Wet DBA.
De geschiktheid van een opdracht voor een bepaalde contractvorm wordt beoordeeld aan de hand van de beoogde feitelijke uitvoering van de werkzaamheden en niet uitsluitend op basis van de gekozen juridische constructie. Daardoor kan het voorkomen dat een opdracht zich, gelet op de aard, inrichting of organisatorische inbedding van de werkzaamheden, niet leent voor alle contractvormen.
Inschrijvers dienen desgevraagd aannemelijk te maken op welke wijze zij de opdracht zullen uitvoeren en hoe daarbij wordt voldaan aan de toepasselijke wet- en regelgeving. Indien onvoldoende aannemelijk wordt gemaakt dat de opdracht binnen de voorgestelde constructie rechtmatig kan worden uitgevoerd, kan een inschrijving buiten beschouwing worden gelaten. - CV & Motivatie toegespitst op de opdracht, graag in het Nederlands aanleveren en in PDF-format.
- MBO werk- en denkniveau bij voorkeur in secretariële of administratieve richting
- De aangeboden kandidaat heeft enkele jaren ervaring als Programma-assistent of -ondersteuner of als projectondersteuner. Toelichting: Benoemen in het cv
- Uitstekende kennis van de Nederlandse taal zowel in woord als in geschrift
- Goede kennis MS-Officepakket
- Organisatiesensitiviteit, nauwkeurig en een proactieve werkhouding
- De kandidaat beschikt over een legitimatiebewijs (een paspoort of identiteitskaart), welke bij intake én op de startdatum van het contract van de kandidaat geldig is en ter controle kan worden overlegd.
- Het is niet toegestaan om een kandidaat in te huren die eerder in dienst is geweest van de Gemeente Eindhoven (tussenperiode van twee jaar).
Wensen voor de opdracht Programma Managementassistent
- Geen wensen
