Projectleider Aanbesteding Arbodienstverlening

Utrecht heeft jou nodig!

Gemeente Utrecht zet zich in voor inzetbaarheid van haar medewerkers en het voorkomen en verminderen van verzuim. Daarvoor werkt de gemeente samen met een externe arbodienstverlener. De arbodienstverlening zal het komende jaar opnieuw Europees worden aanbesteed. In deze aanbesteding staat de visie van de gemeente op verzuim en inzetbaarheid centraal. Voor de uitvoering van deze aanbesteding zijn wij op zoek naar een projectleider met inhoudelijke kennis van het werkveld en ervaring met aanbestedingsopdrachten.

Als projectleider werk je vanuit het organisatieonderdeel Mens en Organisatie (M&O) samen met een team van inhoudelijk specialisten, zoals inzetbaarheidsspecialisten, HR-businesspartners en arbospecialisten. Je hebt regelmatige afstemming met de afdeling Inkoop en Contractmanagement. Het afgelopen half jaar is er gestart met een marktconsultatie en is informatie bij managers opgehaald over hun ervaring met de huidige arbodienstverlening. In het vierde kwartaal van 2024 zal een programma van eisen moeten worden opgesteld voor de verschillende percelen in deze aanbesteding, zodat de aanbesteding in januari 2025 gepubliceerd kan worden.

• Projectmanagement: Leiding geven aan aanbestedingsprojecten van begin tot eind, inclusief planning, uitvoering, monitoring en afsluiting. Opstellen van projectplannen, inclusief tijdslijnen, budgetten en resource planning.
• Aanbestedingsprocessen: Voorbereiden en opstellen van aanbestedingsdocumenten zoals aanbestedingsleidraden, programma's van eisen en gunningscriteria. Coördineren en begeleiden van het volledige aanbestedingsproces, inclusief marktconsultaties, offerteaanvragen en beoordeling van inschrijvingen. Onderhouden van contact met (potentiële) leveranciers en interne stakeholders gedurende het aanbestedingsproces.
• Verzuim, Preventie en Duurzame Inzetbaarheid: Integreren van specifieke kennis en ervaring op het gebied van verzuim, preventie en duurzame inzetbaarheid in aanbestedingsdocumenten en processen. Adviseren van de organisatie over best practices en innovatieve oplossingen binnen deze domeinen. Monitoren en evalueren van de effectiviteit van geïmplementeerde diensten en maatregelen.
• Stakeholdermanagement: Samenwerken met interne afdelingen zoals M&O, juridische zaken en financiën om de vereisten en doelstellingen voor aanbestedingen te bepalen. Informeren en adviseren van het management en andere belanghebbenden over de voortgang en uitkomsten van aanbestedingsprojecten. Onderhouden van relaties met externe leveranciers en dienstverleners.
• Risicomanagement: Identificeren van potentiële risico's in het aanbestedingsproces en ontwikkelen van mitigerende maatregelen. Zorgen voor naleving van relevante wet- en regelgeving, interne beleidslijnen en kwaliteitsnormen.

• Opleiding en Ervaring: Wo werk- en denkniveau, bijvoorbeeld in bedrijfskunde, Arbeid- & Organisatie, gezondheidsmanagement of een vergelijkbare richting. Minimaal 5 jaar ervaring in projectmanagement en aanbestedingen, bij voorkeur ervaring met arbodienstverlening of een gerelateerd vakgebied. Aantoonbare kennis van en ervaring met verzuimbegeleiding, preventie en duurzame inzetbaarheid.
• Vaardigheden en Competenties: Uitstekende projectmanagementvaardigheden, inclusief het vermogen om meerdere projecten tegelijk te beheren. Sterke communicatieve vaardigheden, zowel schriftelijk als mondeling. Analytisch denkvermogen en probleemoplossend vermogen. Resultaatgericht, proactief en met oog voor detail. Goede kennis van relevante wet- en regelgeving, zoals de Aanbestedingswet en arbeidsomstandighedenwetgeving. Ervaring met stakeholdermanagement en het werken in een complexe organisatorische omgeving.
• Persoonlijke Eigenschappen: Overtuigingskracht en het vermogen om draagvlak te creëren. Flexibel en stressbestendig. Teamspeler met een hands-on mentaliteit.

Als gemeente Utrecht geloven wij dat een diverse organisatie zorgt voor meer innovatie, creativiteit en een betere samenwerking. Om die reden streven wij ernaar om een zo’n inclusief mogelijke organisatie te zijn. Ben je benieuwd hoe wij dat doen? Lees dat op deze pagina.

Goed om te weten:

• Gesprekken zijn gepland op 22, of 26/27 augustus. De manager neemt contact op indien je wordt uitgenodigd voor een gesprek. Dit kan of fysiek of digitaal plaatsvinden.
• Uren toelichting: de verwachting is dat in ieder geval t/m januari wordt verwacht dat de opdracht met 12 uur per week gemiddeld uitgevoerd kan worden. Vanaf het voorjaar zullen waarschijnlijk meer uren nodig zijn, tot waarschijnlijk 16 uur per week gemiddeld.
• Momenteel loopt er nog een interne werving. De uitkomst hiervan kan van invloed zijn op de uitkomst van deze marktpleinprocedure.
• Door de weging van de antwoorden op de vragen in de uitvraag wordt de rangorde van de offertes in prijs/kwaliteit bepaald. Alleen van de 5 hoogst scorende offertes worden nader gewogen op de kwaliteit. Indien het aantal offertes de 10 niet overstijgt kunnen alle offertes nader op de kwaliteit beoordeeld worden.
• Wanneer de hierboven beschreven opdracht door omstandigheden niet binnen de voorziene periode kan worden afgerond behoudt Gemeente Utrecht zich in alle gevallen het recht voor de opdracht te verlengen tot het moment dat een zorgvuldige afronding en overdracht kan worden gerealiseerd.
• De gemeente Utrecht behoudt zich het recht voor om gedurende de eerste 3 maanden na gunning, bij gebleken ongeschiktheid of tussentijdse beëindiging, de opdracht te gunnen aan de nummer 2 aanbieder of opvolgend.

Eisen:

• Dit criterium betreft een zogenaamde knock-out criterium. Dit betekent dat uw offerte enkel wordt beoordeeld wanneer de bovenstaande informatie volledig is ingevuld. Voor deze opdracht is het noodzakelijk om twee recente en relevante referenties aan te leveren. Hierbij gaat het om de volgende informatie:
  • Naam organisatie
  • Naam contactpersoon
  • Afdeling en functie contactpersoon
  • Telefoonnummer contactpersoon
• Je hebt minimaal 5 jaar ervaring in arbodienstverlening of in het arbo en verzuimwerkveld.
• Is de kandidaat de afgelopen 2 jaar in loondienst geweest bij de Gemeente Utrecht voor dezelfde/vergelijkbare werkzaamheden?
• In de afgelopen 5 jaar heb je minimaal 1 aanbesteding tot een goed einde volbracht, bij voorkeur in een complexe organisatie.

Wensen:

• Voeg hier je CV toe. Je CV is max 3 pagina's enkelzijdig en toont een volledig overzicht van je werkzaamheden tot dusver. Het CV dient ter verificatie van de antwoorden op voorgaande vragen en wordt inhoudelijk beoordeeld op kwaliteit. Daarnaast vermeldt het CV huidige nevenfuncties (bezoldigd en onbezoldigd) zodat de vacaturehouder mogelijke belangenverstrengeling kan uitsluiten. Je CV is in het Nederlands opgesteld en in Pdf-formaat.
• Schrijf een motivatie t.b.v. deze opdracht, ga in op het gestelde profiel. (max 1/2 A4). Graag ontvangen wij een door de kandidaat zelf geschreven motivatie.
• Wat is je telefoonnummer en e-mailadres? Het is mogelijk meerdere contactgegevens op te geven, bij voorkeur ontvangen we de contactgegevens van de aanbieder die de offerte heeft ingediend. We hebben deze gegevens nodig voor het eventuele inplannen van een kennismakingsgesprek en administratieve afhandeling.
• Prijs is exclusief BTW en inclusief alle bijkomende kosten. Let op: het maximum uurtarief is: € 110,00. Het met een hoger tarief offreren dan het aangegeven maximum leidt tot uitsluiting van verdere deelname.